Van de HR afdeling wordt steeds vaker verwacht dat zij het management op strategisch niveau adviseren op basis van data en feiten. Logisch, want beslissingen onderbouwd op feiten, zijn krachtiger en effectiever.
Met het toepassen van HR analytics maakt de HR afdeling inzichtelijk wat de impact is van medewerkers op de prestaties van de organisatie. In het toepassen van HR analytics onderscheiden we 4 stadia. In welk stadium staat uw organisatie en hoe kunt u hierin groeien?
Operationele rapportages zijn vaak rapportages die bestaan uit data en informatie over wat er is gebeurd. Het is een terugblik. Je kijkt hierbij als het ware in een achteruitkijkspiegel en maakt bijvoorbeeld een uitdraai van het verzuim of het aantal werkzame FTE op een afdeling in de afgelopen periode.
Je ziet vaak dat deze operationele rapportages in de praktijk Excel exports zijn uit verschillende HR systemen. Deze worden periodiek opnieuw uitgedraaid. Hier gaat veel tijd in zitten omdat het vaak nog deels bewerkt of aangepast moet worden.
Bovendien is de data door deze handmatige aanpassingen niet altijd even betrouwbaar en moeilijk te interpreteren. De lijsten zijn vaak gevuld met cijfers en lastig te visualiseren.
Een belangrijk aspect wat steeds weer terug zal komen in alle stadia is de juistheid en volledigheid van data. "Garbage in is garbage uit". Oftewel; zorg dat uw data opgeruimd en netjes in je systemen staat. Anders kunt u dit nooit gebruiken voor een goede analyse.
Het volgende stadium is een HR dashboard met ken- en stuurgetallen. Dit valt (net als stadium 1) feitelijk gezien nog niet onder de term HR analytics, maar onder HR metrics: hier ligt de focus nog op het verzamelen en rapporteren van statische data. Zie onderstaande afbeelding.
Het HR-dashboard hebben wij in Microsoft PowerBI gemaakt op basis van de informatie uit HR & salaris online. Veel van onze klanten gebruiken dit dashboard.
Ken- en stuurgetallen vertellen hoe het nu met de organisatie gaat. Waar staat de organisatie:
Microsoft PowerBI is een business intelligence tool voor het visualiseren en interpreteren van data. U legt als het ware een schild over uw organisatie om zo in te zoomen op belangrijke onderwerpen en hierdoor inzichten te verkrijgen.
Onderbouw je onderbuikgevoel op basis van data en feiten
Hoe bewaar je het overzicht? Kan je bijvoorbeeld snel en eenvoudig zien wat de mate van verzuim is, voor wie de proefperiode eindigt en/of welke contracten verlengd moeten worden? Wij geven je inzicht hierin met behulp van het HR-dashboard!
Onze hersenen vinden het moeilijk om grote hoeveelheden data tegelijkertijd te verwerken. Door data te visualiseren via een dashboard, nemen onze hersenen dit beter en sneller op.
De simpele manier om inzicht te krijgen in je data, maakt het makkelijker de gegevens te interpreteren. Belangrijke onderwerpen hierin kunnen zijn:
Door deze onderwerpen af te zetten tegen ken- en stuurgetallen, maakt u ze meetbaar en kunt u zien of u actie moet ondernemen. Net als het dashboard in een auto.
Wat visueel ook prettig werkt, is werken met kleuren.
Nu hoor ik u misschien denken: "Mijn HR en salarisadministratiepakket biedt toch ook een klein dashboard aan. Wat is dan de meerwaarde van een apart HR-dashboard?"
Een HR-dashboard kan op maat gemaakt worden, gebaseerd op uw wensen en talrijke filteropties. Dát is de grote meerwaarde.
Waar de vorige stadia nog onder de noemer HR metrics vallen, komen we hier echt aan bij HR analytics. De verzamelde data is het startpunt. Hierbij gaat het nadrukkelijk om het in kaart brengen van de business impact van HR praktijken, door deze te combineren met andere data.
De data uit uw HR en salarisadministratiepakket is alleen niet meer voldoende. U moet data toevoegen aan uw huidige dashboard om tot diepgaandere strategische analyses en beslissingen te komen.
Een mooi voorbeeld om met data tot een strategische personeelsplanning te komen.
Organisatie X wil het personeelsbestand op een toekomstbestendige manier samenstellen. Om tot een totaalbeeld te komen welk personeel al aanwezig is en wie er moet worden opgeleid of aangetrokken - vult de organisatie de algemene informatie uit het HR en salarisadministratiepakket aan met:
Op deze manier heeft organisatie X de juiste personen op de juiste plek in de organisatie. En dat alles door het inzicht met data!
In het laatste stadium gebeuren er heel mooie dingen. Hier kunnen we namelijk voorspellingen doen. Wanneer bepaalde gebeurtenissen namelijk frequent voorkomen, zetten we statistieken in om patronen te ontdekken en om zo voorspellingen te doen.
Op basis van de gebeurtenissen in het verleden, kan er bijvoorbeeld eerder een inschatting gemaakt worden over personeel dat de organisatie gaat verlaten. Voor dit soort voorspellingen moet u wel een grote hoeveelheid aan data hebben. Dit is dan ook vaak alleen geschikt voor grotere ondernemingen.
In de komende tijd kijken onze IT consultants met onze klanten hoe zij voorspellende analyse kunnen toepassen in hun organisaties. Wilt u hier ook eens over sparren? Of wilt u weten hoe wij u kunnen helpen aan standaard HR dashboard, of een dashboard op maat? Neem gerust contact met ons op!
Automatiseren… Dat kost me te veel tijd, daar snap ik toch niets van of ik heb geen zin om me daar helemaal in verdiepen. Herkenbaar? Lees dan hoe je in slechts 4 stappen tijd bespaart op je HR administratie!
Lees blog