Luxere arbovoorzieningen vergoeden als...
In hoeverre kan je een zogeheten 'luxere arbeidsvoorziening' onbelast vergoeden? Dit wordt toegelicht aan de hand van onderstaand voorbeeld.
Thuiswerken: kan je een luxe bureau(stoel) onbelast vergoeden?
Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden of verstrekken. Je kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Hybride werken
Op dit moment werken nog veel werknemers (deels) thuis. Je kunt daartoe arbovoorzieningen, bijvoorbeeld een bureaustoel, voor de thuiswerkplek onbelast aan je werknemers vergoeden of verstrekken.
Maar kan je ook een luxere versie onbelast aan uw thuiswerkende werknemer vergoeden of verstrekken? Of kan jij je werknemer vragen om een eigen bijdrage?
Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden of verstrekken. Je kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Arbovoorzieningen vergoeden als...
Bij arbovoorzieningen kan je denken aan een bureaustoel, bureau, bureaulamp, beeldscherm, maar ook bijvoorbeeld aan een koptelefoon. Het één en ander is uiteraard afhankelijk van de functie die je werknemer uitoefent. Arbovoorzieningen voor de werkplek thuis kan je onbelast vergoeden of verstrekken aan je werknemer als:
- de arbovoorzieningen samenhangen met je verplichtingen op grond van de Arbowet;
- je werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis;
- je werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die arbovoorzieningen;
- de inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.
Voldoet je aan deze voorwaarden, dan geldt een zogenaamde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat houdt in dat u deze voorzieningen belastingvrij aan je werknemer kunt vergoeden. Ze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.
Leonie Pongers
Specialist loonheffingen
Voorbeeld luxe arbovoorziening
Stel dat je werknemer, om te voldoen aan de arbovoorwaarden, een koptelefoon nodig heeft van €100. De kosten van deze koptelefoon kan je onbelast aan je werknemer vergoeden.
Wil de werknemer een luxer model aanschaffen van bijvoorbeeld € 250? Dan:
- is de eerste € 100 - nog steeds - onbelast omdat je daarmee aan je arbovoorwaarden voldoet;
- het restant (€ 150) valt niet onder de gerichte vrijstelling.
Let op! Kies je ervoor om je werknemer te laten betalen uit zijn nettoloon voor het luxere deel van de arbovoorziening? Dan is dit niet in strijd met de voorwaarde dat de werknemer voor de arbovoorziening geen eigen bijdrage mag betalen. Op het arbodeel blijft dan dus de gerichte vrijstelling van toepassing.
Het is ook toegestaan om de eigen bijdrage binnen een cafetariaregeling te voldoen met brutoloon. Dat levert de werknemer een besparing op. De eigen bijdrage moet dan wel worden aangewezen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden. Je kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang je nog voldoende vrije ruimte hebt, blijft ook het luxere deel onbelast.
Let op! Blijkt aan het eind van 2023 dat je de vrije ruimte overschrijdt, dan betaal je over de overschrijding 80% eindheffing.
Heb je nog vragen over arbovoorziening? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder.