Thuiswerken: kunt u een luxe bureau(stoel) onbelast vergoeden?

Kunt u een luxere arbovoorziening ook onbelast vergoeden? Of kunt u uw werknemer vragen om een eigen bijdrage? Lees meer...

Thuiswerken: kunt u een luxe bureau(stoel) onbelast vergoeden?

Op dit moment werken nog veel werknemers (deels) thuis. U kunt daartoe arbovoorzieningen, bijvoorbeeld een bureaustoel, voor de thuiswerkplek onbelast aan uw werknemers vergoeden of verstrekken. Maar kunt u ook een luxere versie onbelast aan uw thuiswerkende werknemer vergoeden of verstrekken? Of kunt u uw werknemer vragen om een eigen bijdrage? 

✅ Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden of verstrekken. U kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Arbovoorzieningen

Bij arbovoorzieningen kunt u denken aan een:

  • bureaustoel;
  • bureau;
  • bureaulamp;
  • beeldscherm;
  • maar ook bijvoorbeeld aan een koptelefoon.

Het één en ander is uiteraard afhankelijk van de functie die uw werknemer uitoefent. Arbovoorzieningen voor de werkplek thuis kunt u onbelast vergoeden of verstrekken aan uw werknemer als:

  • de arbovoorzieningen samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbowet;
  • uw werknemer de voorziening (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte thuis;
  • uw werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor die arbovoorzieningen;
  • de inrichting van de thuiswerkruimte voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Voldoet u aan deze voorwaarden, dan geldt een zogenaamde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). Dat houdt in dat u deze voorzieningen belastingvrij aan uw werknemer kunt vergoeden. Ze gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR.

Lees ook: duizenden euro's besparen met de werkkostenregeling, zo doet u dat! »

Luxere arbovoorzieningen

In hoeverre kunt u een zogeheten 'luxere arbeidsvoorziening' onbelast vergoeden? Dit wordt toegelicht aan de hand van onderstaand voorbeeld:

Stel dat uw werknemer, om te voldoen aan de arbovoorwaarden, een koptelefoon nodig heeft van € 100. De kosten van deze koptelefoon kunt u onbelast aan uw werknemer vergoeden.

Wil de werknemer een luxer model aanschaffen van bijvoorbeeld € 250? Dan:

  • is de eerste € 100 - nog steeds - onbelast omdat u daarmee aan uw arbovoorwaarden voldoet;
  • het restant (€ 150) valt niet onder de gerichte vrijstelling.

Let op! Kiest u ervoor om uw werknemer te laten betalen uit zijn nettoloon voor het luxere deel van de arbovoorziening? Dan is dit niet in strijd met de voorwaarde dat de werknemer voor de arbovoorziening geen eigen bijdrage mag betalen. Op het arbodeel blijft dan dus de gerichte vrijstelling van toepassing.

Het is ook toegestaan om de eigen bijdrage binnen een cafetariaregeling te voldoen met brutoloon. Dat levert de werknemer een besparing op. De eigen bijdrage moet dan wel worden aangewezen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling

Luxere deel onbelast vergoeden

Er is een mogelijkheid om ook het luxere deel van de arbovoorziening onbelast te vergoeden. U kunt dit deel namelijk aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang u nog voldoende vrije ruimte heeft, blijft ook het luxere deel onbelast.

Let op! Blijkt aan het eind van 2022 dat u de vrije ruimte overschrijdt, dan betaalt u over de overschrijding 80% eindheffing.

Heeft u nog vragen over arbovoorziening? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder.

Thuiswerken: waar moet u als werkgever allemaal op letten? Op de onderstaande pagina verzamelen wij vraagstukken, tips en aandachtspunten met betrekking tot thuiswerken: