Hoe automatisering van administratiewerkzaamheden Sans tijd bespaart

Modebedrijf Sans is al 32 jaar niet meer uit de Rijssense winkelstraat weg te denken, het is een begrip én een echte trekpleister. Naast de winkel, is ook de webshop van Sans populair: de grootste online kledingwinkel van Twente met zowel dames- als herenkleding van o.a. Only, PME Legend en Vero Moda.

Home
Klantcases
Hoe automatisering van administratiewerkzaamheden Sans tijd bespaart

Deel deze pagina

Nuchter & oprecht

Financiële administratie Online boekhouden Accountancy Personeel

In 2006 namen zoons Tom en Nick Sans het stokje van vader Herman Sans over. Tom richt zich vooral op de inkopen en de webshop, terwijl Nick de man van de HR-zaken is en veel in de winkel staat. Tom had al snel door dat de online uitbreiding een gat in de markt zou zijn. En dat bleek, toen ze 11 jaar geleden startten met de webshop.

Dappere keuze

Sans kwam veelvuldig in het nieuws toen ze als één van de eerste webshops in Nederland € 2,95 euro retourkosten besloten te vragen. Het gratis retourneren van bestellingen was niet meer werkbaar en dat pakten ze aan. Een dappere keuze die goed bij het bedrijf past, vindt accountant Erik ter Haar. “Sans liep hiermee echt voorop, waarna andere grote bedrijven hen volgden. Ik ben al 14 jaar betrokken bij Sans en ik ken het bedrijf als een nuchter en oprecht bedrijf." Erik is trots op zijn klant: “We hebben goed en regelmatig contact met Tom en de samenwerking verloopt prima.”

Erik ter Haar Vestigingsmanager

Neem contact op

Zaken uit handen nemen

Met de groei van Sans neemt de Jong & Laan steeds meer zaken uit handen. Tom: “Ik ben een soort ‘monitor’ van het bedrijf. Ik check op fouten, ontdek dingen, zie kansen en daar ben ik de hele dag zoet mee. We hebben 80 man in dienst en ik vind het belangrijk dat zij zichzelf ontwikkelen en fouten ontdekken. En op de drukke dagen? Dan sta ik gewoon in de hal met de rest in te pakken.” Op een gegeven moment was het voor Tom dan ook tijd om de boekhouding uit handen te geven en om Erik om meer ondersteuning te vragen, dan alleen het opstellen van de jaarrekening. Automatiseren was nodig.

Nauwe samenwerking

Cheryl (de Jong & Laan): “Wekelijks review ik de door Tom aangeleverde inkoopfacturen in het programma Smartbooqing. De facturen worden na mijn controle automatisch doorgezet naar het boekhoudprogramma. In dit pakket bestaat een koppeling met de bank, waardoor bankafschriften automatisch worden ingelezen. Tom kan uiteindelijk met één druk op de knop de facturen betalen. Hij is nauw bij de boekhouding betrokken en altijd op de hoogte van wat er speelt.”

Naast de wekelijkse reviews vindt er ook een maandafsluiting plaats. Cheryl: “Ik zorg dat alles van die maand geboekt is en aansluit. Denk hierbij aan het saldo van de kas, openstaande posten en de controle op grootboekniveau met betrekking tot de kosten.”

Lees verder onder de afbeelding.

Iedereen is altijd up-to-date

Aan het einde van de maand is er altijd contact met Tom om deze cijfers door te nemen. “Even samen met de gegevens erbij om tafel, zorgt ervoor dat je elkaar aan het denken zet. Over en weer zien we verschillende dingen die we bij elkaar toetsen,” vertelt Tom. Ideaal. Zo is iedereen altijd up-to-date, kan er waar nodig bijgestuurd worden en komt Sans niet voor verrassingen te staan.

Het wederzijdse vertrouwen is heel belangrijk. “De financiële administratie is zo veel mogelijk geautomatiseerd en als er issues zijn met betalingen, neem ik zelf contact op met de leveranciers van Sans,” vertelt Cheryl. "Dat is voor Tom efficiënt en bespaart hem flink veel tijd."

En nu?

Nu de administratiewerkzaamheden zijn geautomatiseerd, is het zaak dit op andere vlakken ook toe te passen. Daarom doet de Jong & Laan ook deels de loonverwerking voor Sans. Er wordt gekeken naar een koppeling tussen de systemen, wat leidt tot inzicht in zowel personeelszaken als de administratie. Een mooie uitdaging en investering, die straks zorgt voor kostenbesparing en veel gemak.