Wel of geen personeel aannemen? In 5 stappen duidelijkheid

Bij veel klanten waar ik kom, is de maand september het startsein om over het budget van volgend jaar na te denken. De onzekerheid rondom het coronavirus maakt het voor veel ondernemers echter lastig om keuzes te maken over het wel of niet investeren in personele capaciteit. Begrijpelijk! Strategische personeelsplanning (SPP) biedt in 5 stappen duidelijkheid.

Wat is strategische personeelsplanning?

5 stappen van de strategische personeelsplanning

De meest gehoorde misvatting is dat SPP gaat over het inroosteren van personeel. Dat is niet het geval, maar wat is het wel?

SPP is een model dat het verschil duidelijk maakt tussen het huidige personeelsbestand en de voor de onderneming meest ideale bezetting (in kwalitatief en kwantitatief opzicht). Oftewel; de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plek. Er wordt onder andere gekeken naar:

  • Aantal FTE
  • Persoonlijkheid en ontwikkelcapaciteit van de medewerkers
  • Ontwikkelingen in en om het bedrijf

Om tot een SPP te komen, zet u (samen met één van onze HR-adviseurs) de volgende 5 stappen.

Stap 1. Voorbereiding

Bij de voorbereiding van SPP stellen we een projectteam samen. Vaak wordt deze gevormd door:

  • de directeur
  • het managementteam
  • een HR-medewerker
  • een leidinggevende op de werkvloer

De directeur en het managementteam hebben een toekomstvisie en strategie voor ogen en de leidinggevenden zijn onmisbaar bij het in kaart brengen van de personele capaciteit. Samen proberen we hierover tot een commitment te komen en stellen we de doelstellingen en een tijdspad vast.

De doelstellingen zorgen voor de juiste focus in de afstemming van de organisatie- en afdelingsplannen op het te voeren personeelsbeleid. Het toekomstbeeld gaat niet over de planning voor het komende jaar, maar over het beeld van de jaren erna.

Stap 2. In- en externe analyse

Bij de in- en externe analyse brengen we de omgevings- en interne factoren van uw bedrijf in beeld. Dit doen we met behulp van de negen bouwstenen van het Business Model Canvas. Met dit model weet u waar de kosten in uw bedrijf worden gemaakt, waar kansen liggen, wie uw klanten zijn, welke toegevoegde waarde uw bedrijf heeft en hoe u kunt innoveren. De bouwstenen zijn:

  • Customer segments: hierbij brengen we de doelgroep van uw bedrijf in kaart. Welke klanten wilt u bedienen en wat is de specifieke behoefte van deze doelgroep?
  • Value proposition: we definiëren waarin u met uw bedrijf daadwerkelijk verschilt van de concurrent.
  • Customer relationships: we maken inzichtelijk op welke manier u in contact staat met uw klanten. Deze stap verduidelijkt op welke wijze u investeert in de relatie met uw klanten.
  • Channels: we beschrijven onder andere uw marketing- en distributiestrategie. Hierbij worden de (verkoop) kanalen waarmee u in contact staat met uw klanten vastgesteld.
  • Revenu streams: hierbij draait het om uw verdienmodel. We onderzoeken waar uw inkomsten vandaan komen.
  • Key resources: we bekijken de bedrijfsmiddelen die nodig zijn om de waardepropositie van uw bedrijf te realiseren. Dit kunnen fysieke middelen zijn (bijvoorbeeld machines), intellectuele middelen (bijvoorbeeld een patent) én personeel.
  • Key activities: we maken duidelijk hoe u waarde toevoegt aan de kwaliteit van uw product, aan het onderhouden van klantrelaties en aan het werven van nieuwe klanten. Soms is het hierbij van belang dat u met partners samenwerkt om zo de concurrentie met anderen aan te gaan.
  • Cost structure: we bekijken hoe de kostenstructuur in uw bedrijf in elkaar steekt. Welke kosten zijn vast en welke variabel? En welke bedrijfsmiddelen zijn kostbaar?

Stap 3. Inventarisatie

Bij deze stap is er een belangrijke rol weggelegd voor de leidinggevenden op de werkvloer. Samen met hen inventariseren we namelijk wat de kwaliteiten van de afzonderlijke medewerkers zijn. Hoe functioneren zij en wat is het ontwikkelpotentieel?

Met behulp van de kennis van de leidinggevenden en het HR3P-model kunnen we deze ‘vlootschouw’ goed maken. De drie P’s uit de HR3P-model vatten goed samen waar dit model op is gericht: performance, potentieel en portfolio. Het is kort samengevat een sterkte- en zwakteanalyse van uw personeelsbestand.

Stap 4. Verschillen analyse

Tijdens deze stap leggen we de uitkomsten van de in- en externe analyse en de inventarisatie van de medewerkers naast elkaar. Hierdoor zien we of en in welke mate er sprake is van een overschot of tekort aan personeel, zowel op het gebied van aantallen als op ontwikkelings- en kennisniveau. Ook zien we welke functies bedrijfskritisch zijn.

Het beeld maken we vervolgens compleet met het beschrijven van enkele scenario’s. De scenario’s maken duidelijk wat de te verwachten ontwikkelingen in het bedrijf betekenen voor uw huidige en toekomstige werknemers.

Hiermee komen we tot de kern van SPP: met deze scenario’s doen we een voorspelling van de toekomstige behoefte aan talent en toekomstig aanbod van talent.

Stap 5. Actieplan

De uitkomsten van de vorige stappen leiden tot een concreet plan ten aanzien van het te ontwikkelen beleid, instrumenten en maatregelen. Hierbij kunt u denken aan:

  • Het aantrekken van nieuw personeel (al dan niet in loondienst).
  • Het bevorderen van uitstroom van bepaalde groepen huidige personeelsleden.
  • Het ontwikkelen van groei en doorstroom van huidige personeelsleden naar een andere functie en/of afdeling (scholing, training, mentorschap, functieloopbaanplanning, enz.).

Dit actieplan geldt voor de komende een tot drie jaar. Met tussentijdse evaluaties monitoren we de voortgang en veranderende omstandigheden en sturen we zo nodig bij.

Wat levert een strategische personeelsplanning op?

Allereerst geeft een SPP rust bij uw overwegingen om personeel wel of niet aan te nemen. De medewerkers die u selecteert, passen daarnaast beter bij het profiel.

Ook worden medewerkers beter meegenomen in uw bedrijfsstrategie, ontwikkelen ze zich beter, voelen zich thuis in uw bedrijf en blijven langer aan het bedrijf verbonden. En meer gemotiveerde, betrokken en getrainde medewerkers zorgen ook voor een grotere klanttevredenheid én omzet.

Heeft u vragen over SPP of wilt u meer weten? Reageer onder deze blog of neem contact met ons op. Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van het opzetten en onderhouden van SPP in uw bedrijf? Wij helpen u graag!

Juliëtte RöbenDoor Juliëtte Röben
ontslag-pensioen

Ontslag bij pensioenleeftijd: de mogelijkheden voor werkgevers

Na een lange loopbaan kan uw werknemer van zijn welverdiende pensioen gaan genieten. Wat gebeurt er met zijn arbeidsovereenkomst als hij zijn pensioengerechtigde leeftijd bereikt? Wat als hij doorwerkt? Lees welke actie u moet ondernemen.

Lees blog
Geen reacties
Plaats uw reactie

Reageer op:

Annuleren