Wel of geen per­so­neel aan­ne­men? In 5 stappen duidelijkheid

Investeren we volgend jaar wel of niet in personeel? Geen gepieker en getob; kom tot een onderbouwde keuze met een strategische personeelsplanning! Dit biedt in 5 stappen duidelijkheid.

Wat doen we in 2023?

Bij veel klanten waar ik kom, is de maand september het startsein om over het budget van volgend jaar na te denken. Veel aspecten maken het echter lastig om keuzes te maken over het wel of niet investeren in personele capaciteit. Begrijpelijk! Strategische personeelsplanning (SPP) biedt in 5 stappen duidelijkheid:
 

Maar eerst: wat is strategische personeelsplanning?

De meest gehoorde misvatting is dat strategische personeelsplanning (hierna: SPP) gaat over het inroosteren van personeel. Dat is niet het geval, maar wat is het wel?

SPP is een model dat het verschil duidelijk maakt tussen het huidige personeelsbestand en de voor de onderneming meest ideale bezetting (in kwalitatief en kwantitatief opzicht). Oftewel: de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plek. Er wordt onder andere gekeken naar:

  • Aantal FTE
  • Persoonlijkheid en ontwikkelcapaciteit van de medewerkers
  • Ontwikkelingen in en om het bedrijf

Om tot een SPP te komen, zetten we samen de 5 stappen.

Stap 1. Voorbereiding

Bij de voorbereiding van SPP stellen we een projectteam samen. Vaak wordt deze gevormd door:

  • de directeur
  • het managementteam
  • een HR-medewerker
  • een leidinggevende op de werkvloer

De directeur en het managementteam hebben een toekomstvisie en strategie voor ogen en de leidinggevenden zijn onmisbaar bij het in kaart brengen van de personele capaciteit. Samen proberen we hierover tot een commitment te komen en stellen we de doelstellingen en een tijdspad vast.

De doelstellingen zorgen voor de juiste focus in de afstemming van de organisatie- en afdelingsplannen op het te voeren personeelsbeleid. Het toekomstbeeld gaat niet over de planning voor het komende jaar, maar over het beeld van de jaren erna.

Stap 2. In- en externe analyse

Bij de in- en externe analyse brengen we de omgevings- en interne factoren van je bedrijf in beeld. Dit doen we met behulp van de negen bouwstenen van het Business Model Canvas. Met dit model weet je waar de kosten in je bedrijf worden gemaakt, waar kansen liggen, wie je klanten zijn, welke toegevoegde waarde je bedrijf heeft en hoe je kunt innoveren. De bouwstenen zijn:

  • Customer segments: hierbij brengen we de doelgroep van je bedrijf in kaart. Welke klanten wil je bedienen en wat is de specifieke behoefte van deze doelgroep?
  • Value proposition: we definiëren waarin je met je bedrijf daadwerkelijk verschilt van de concurrent.
  • Customer relationships: we maken inzichtelijk op welke manier je in contact staat met je klanten. Deze stap verduidelijkt op welke wijze je investeert in de relatie met je klanten.
  • Channels: we beschrijven onder andere je marketing- en distributiestrategie. Hierbij worden de (verkoop) kanalen waarmee je in contact staat met je klanten vastgesteld.
  • Revenu streams: hierbij draait het om jouw verdienmodel. We onderzoeken waar je inkomsten vandaan komen.
  • Key resources: we bekijken de bedrijfsmiddelen die nodig zijn om de waardepropositie van je bedrijf te realiseren. Dit kunnen fysieke middelen zijn (bijvoorbeeld machines), intellectuele middelen (bijvoorbeeld een patent) én personeel.
  • Key activities: we maken duidelijk hoe je waarde toevoegt aan de kwaliteit van je product, aan het onderhouden van klantrelaties en aan het werven van nieuwe klanten. Soms is het hierbij van belang dat je met partners samenwerkt om zo de concurrentie met anderen aan te gaan.
  • Cost structure: we bekijken hoe de kostenstructuur in je bedrijf in elkaar steekt. Welke kosten zijn vast en welke variabel? En welke bedrijfsmiddelen zijn kostbaar?

Stap 3. Inventarisatie

Bij deze stap is er een belangrijke rol weggelegd voor de leidinggevenden op de werkvloer. Samen met hen inventariseren we namelijk wat de kwaliteiten van de afzonderlijke medewerkers zijn. Hoe functioneren zij en wat is het ontwikkelpotentieel?

Met behulp van de kennis van de leidinggevenden en het HR3P-model kunnen we deze ‘vlootschouw’ goed maken. De drie P’s uit de HR3P-model vatten goed samen waar dit model op is gericht: performance, potentieel en portfolio. Het is kort samengevat een sterkte- en zwakteanalyse van je personeelsbestand.

Stap 4. Verschillen analyse

Tijdens deze stap leggen we de uitkomsten van de in- en externe analyse en de inventarisatie van de medewerkers naast elkaar. Hierdoor zien we of en in welke mate er sprake is van een overschot of tekort aan personeel, zowel op het gebied van aantallen als op ontwikkelings- en kennisniveau. Ook zien we welke functies bedrijfskritisch zijn.

Het beeld maken we vervolgens compleet met het beschrijven van enkele scenario’s. De scenario’s maken duidelijk wat de te verwachten ontwikkelingen in het bedrijf betekenen voor je huidige en toekomstige werknemers.

Hiermee komen we tot de kern van SPP: met deze scenario’s doen we een voorspelling van de toekomstige behoefte aan talent en toekomstig aanbod van talent.

Stap 5. Actieplan

De uitkomsten van de vorige stappen leiden tot een concreet plan ten aanzien van het te ontwikkelen beleid, instrumenten en maatregelen. Hierbij kan je denken aan:

  • Het aantrekken van nieuw personeel (al dan niet in loondienst).
  • Het bevorderen van uitstroom van bepaalde groepen huidige personeelsleden.
  • Het ontwikkelen van groei en doorstroom van huidige personeelsleden naar een andere functie en/of afdeling (scholing, training, mentorschap, functieloopbaanplanning, enz.).

Dit actieplan geldt voor de komende een tot drie jaar. Met tussentijdse evaluaties monitoren we de voortgang en veranderende omstandigheden en sturen we zo nodig bij.

Wat levert een strategische personeelsplanning op?

Allereerst geeft een SPP rust bij je overwegingen om personeel wel of niet aan te nemen. De medewerkers die je selecteert, passen daarnaast beter bij het profiel.

Ook worden medewerkers beter meegenomen in je bedrijfsstrategie, ontwikkelen ze zich beter, voelen zich thuis in je bedrijf en blijven langer aan het bedrijf verbonden. En meer gemotiveerde, betrokken en getrainde medewerkers zorgen ook voor een grotere klanttevredenheid én omzet.

Heb je vragen over SPP of wil je meer weten? Reageer onder deze blog of neem contact met mij op. 

Geen reacties
Plaats je reactie

Reageer op:

Annuleren