In 4 stappen uw HR administratie automatiseren

Automatiseren… Dat kost me te veel tijd, daar snap ik toch niets van of ik heb geen zin om me daar helemaal in te verdiepen.

Het zijn de meest gehoorde argumenten van ondernemers om niet te automatiseren. Allen komen ze daar naderhand op terug. Want het automatiseringsproces kan juist heel overzichtelijk en laagdrempelig zijn. De 4 stappen die ondernemer Eva zette, bewijzen het.  

Felicity Joosten
Felicity Joosten

Eva is ondernemer in hart en nieren, heeft een goedlopende kledingzaak en 8 werknemers in dienst. Het zakelijk geluk lacht haar toe. Maar er is ook een keerzijde.

Bij het horen van de term ‘API’ dacht Eva eerder aan een dierentuin dan aan een interface om softwareapplicaties met elkaar te laten communiceren.

Eva is talloze uren kwijt aan het up-to-date houden van personele gegevens in systemen van de arbodienst, verzuimverzekeraars en pensioenfondsen. Daarnaast vergt het maken van de personele roosters in een eigen Excelsheet ook veel tijd.

En dan hebben we het nog niet gehad over het bijhouden van de overuren en de maandelijkse mutaties voor de periodieke verloning. De maat was vol.

Eva ging met mij om tafel. Ik gaf haar het volgende advies.

Stap 1 |  Bekijk of u de huidige systemen optimaal benut

Voordat u nieuwe systemen implementeert, is het verstandig om te kijken wat er in de huidige systemen nog effectiever en geautomatiseerd kan worden. Het mooie hieraan is dat u met relatief weinig moeite een grote slag kunt slaan.

Zo gebruikte Eva het systeem HR & salaris online niet volledig. De modules voor verlof en verzuim benutte ze niet. Toen ze hiervan echter de voordelen zag, was ze snel om.

Samen richtten we de modules in. Nu kunnen haar werknemers gemakkelijk via de app hun vrije dagen aanvragen. Eva hoeft de verzoeken alleen nog maar goed of af te keuren.

Stap 2 | Onderzoek koppelingen tussen systemen

“Een wat?” Bij het horen van de term ‘API’ dacht Eva eerder aan een dierentuin dan aan een interface om softwareapplicaties met elkaar te laten communiceren.

Maar deze ‘onbekende apensoort’ heeft Eva veel opgeleverd. Door het aanmaken van een zogenoemde API token kunnen verschillende systemen waarin ze maandelijks mutaties doorvoert, een connectie maken.

Na een paar telefoontjes bleek dat de systemen van zowel de arbodienst, pensioenfonds als de verzuimverzekeraar kunnen koppelen met HR & salaris online. Na een aantal testen werkten de koppelingen perfect.

Voortaan geeft Eva alleen in HR & salaris online nog door:

  • In- en uitdienstgaande werknemers
  • (Salaris)mutaties
  • Ziektemeldingen

Doordat HR & salaris online bovenstaande mutaties doorgeeft aan de gekoppelde instanties, bent u als ondernemer altijd verzekerd van een juiste dienstverlening door de arbodienst, pensioenfonds en verzuimverzekeraar.

Stap 3 | Inventariseer behoeftes voor een nieuw systeem

Een belangrijk onderdeel in het automatiseren van Eva’s HR-processen is het aanschaffen van software voor personeelsplanning en urenregistratie. Samen namen wij haar wensen voor dit systeem door.

Elke organisatie heeft zijn eigen wensen op dit gebied. Niet elk pakket is geschikt voor elk soort onderneming. Het is ook niet zo dat het ene pakket beter is dan het andere.

Belangrijk voor mij als IT consultant in het geven van advies, is:

  • De branche waarin de onderneming zich bevindt             
  • De cao dat de onderneming hanteert
  • Het verdienmodel van de organisatie

Een onderneming met veel projectmatige activiteiten, vereist een pakket met een goede urenregistratie. In verband met de declaraties, worden uren in dat geval heel specifiek geregistreerd. Het maken van roosters heeft in dit geval een minder grote prioriteit.

Bij een onderneming waar diensten binnen een bepaald tijdsbestek verleend moeten worden, met grote periodes van drukte, zijn weer andere pakketaspecten belangrijk.

Stap 4 | Maak uw keuze, richt het systeem in en … relax!

Selecteer partijen die voldoen aan uw behoeften en waar u graag een demo van ontvangt. Op basis van deze demo kunt u een gedegen keuze maken.

Eva koos voor een pakket dat werkt in de cloud. Het voordeel hiervan is dat de kosten relatief laag zijn. Eva hoeft hiervoor namelijk niets aan te schaffen, maar betaalt per maand een vast bedrag.

Eén druk op de knop

Eva maakt nu gemakkelijk op maat ingestelde roosters in het urenregistratiesysteem. Ze heeft tijdens het maken van de roosters snel overzicht wie wanneer beschikbaar is en verzendt de definitieve roosters met één druk op de knop.

Ook haar medewerkers zijn nu actiever bij het rooster betrokken. Ze zijn meer dan ooit actief met de werktijden. Via de applicatie op hun mobiele telefoon kunnen de medewerkers namelijk hun beschikbaarheid zelf doorgeven, hun rooster inzien en onderling ruilen.

Na het draaien van de shifts, worden de gewerkte uren automatisch doorgezet. Vervolgens keurt Eva deze uren goed. Ze heeft zo volledig inzicht in alle gewerkte en improductieve uren.

Administratiekosten omlaag

Ook in Eva’s urenregistratiesysteem bleek een koppeling beschikbaar met HR & salaris online. Na het leggen van de koppeling, worden alle uren met één klik geëxporteerd. Dit scheelt enorm veel tijd en voorkomt bovendien fouten. De administratiekosten per salarisslip zijn hierdoor omlaag gegaan!

Dat smaakt naar meer

Zo’n succesverhaal smaakt naar meer. Veel ondernemers worden enthousiast na een geslaagde start met het automatiseren van hun HR administratie. Ze ontdekken dat verouderde systemen niet meer aan hun wensen voldoen. De handmatige administratieve klussen vallen steeds meer op.

Natuurlijk kun je niet alles in één keer automatiseren. Stapsgewijs automatiseren, juiste overwegingen maken en een goede begeleiding leidt er toe dat het behapbaar blijft. En dat ondernemers uiteindelijk tot een mooi resultaat komen, wat ook binnen de organisatie gedragen wordt.

Nieuw kassasysteem

Zo merkte Eva, na de implementatie van het urenregistratiesysteem, dat haar huidige kassasysteem niet meer van deze tijd was. Er was helaas geen koppeling mogelijk tussen het urenregistratiesysteem en het kassasysteem.

Ik zocht voor haar naar een nieuw kassasysteem welke te koppelen is met haar urenregistratiesysteem en haar financiële pakket. De implementatie hiervan verliep succesvol en er kon zelfs een koppeling met haar voorraadsysteem worden gelegd!

Eva bespaart nu zeeën van tijd en kan zich weer bezighouden met het aansturen van haar bedrijf, in plaats van zich druk te maken om administratieve klussen. Wat weerhoudt u nog van automatiseren? 

Wilt u meer weten of heeft u vragen? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met mij op.

 

Meer over automatiseren
klantcase urban iki video

Urban Iki [video]

Urban Iki is een bedrijf in kinderzitjes voor op de fiets. Ze groeiden de afgelopen periode enorm hard: daarom werden Visma.net Financials en Visma.net Logistics samen met IT consultant Ilona Harbers geïmplementeerd.

Bekijk de video
Geen reacties
Plaats nieuwe reactie

Reageer op:

Annuleren