Thuiswerken het nieuwe normaal? Let op deze aandachtspunten!

Thuiswerken is geen recht van de werknemer, maar op grond van de wet een mogelijkheid waarover u als werkgever mag beslissen.

Een werknemer kan thuiswerken dus niet zomaar afdwingen. Anderzijds mag u een verzoek tot thuiswerken ook niet zonder reden weigeren.

Ook in de huidige coronacrisis is thuiswerken géén recht geworden. Het zeer algemeen geformuleerde advies van de overheid om zoveel mogelijk thuis te werken, zorgt er niet voor dat er een recht op thuiswerken ontstaat. Dit is zeer recentelijk door een kantonrechter te Nijmegen bevestigd en uitgelegd. Zie het onderstaande oranje blok.

Twee zaken zijn belangrijk om in het achterhoofd te houden voor u beslist over thuiswerken:

• Een werknemer moet minimaal 26 weken in dienst zijn om een thuiswerkverzoek te kunnen indienen.
• Uw organisatie moet tien of meer werknemers in dienst hebben, anders geldt de WFW niet.

Verzoek honoreren of afwijzen binnen een maand

De werknemer moet een verzoek tot thuiswerken uiterlijk twee maanden voorafgaand aan de gewenste ingangsdatum schriftelijk bij u indienen.

U kunt dit verzoek honoreren of afwijzen. Doe dit binnen een maand, want anders geldt het verzoek als geaccepteerd.

Let op! Op een verzoek onder onvoorziene omstandigheden moet u binnen vijf dagen reageren.

Afwijzing onderbouwen

De werknemer kan slechts één keer per jaar een verzoek bij u neerleggen op basis van de WFW. Een jaar nadat een verzoek is afgewezen of ingewilligd, mag de werknemer een nieuwe poging wagen.

Wilt u een verzoek tot thuiswerken afwijzen? Onderbouw dit dan goed! De wet verplicht u namelijk om het verzoek te overwegen en vervolgens te bespreken met uw werknemer.

Reden voor een afwijzing kan zijn dat een goede functievervulling vereist dat de werknemer het werk geheel op de door uw organisatie bepaalde locatie verricht.

De tekst gaat verder onder het oranje blok.

Afhankelijk van de omstandigheden kan een verzoek tot thuiswerken in de huidige crisis overigens ook anders uitpakken. Belangrijke argumenten om af te wegen of een werknemer wel of niet thuis mag werken vanwege de coronacrisis, zijn bijvoorbeeld:

• de maatregelen die zijn getroffen ter bescherming van de werknemer (veilige werkplek);
• en het belang dat u als werkgever al dan niet heeft om werknemers weer op kantoor aanwezig te laten zijn.

Functie geschikt?

Niet iedere functie is geschikt voor thuiswerk. Functies waarin persoonlijk contact met collega’s of klanten belangrijk is, komen hiervoor minder snel in aanmerking.

Functies die gericht zijn op informatieverwerking, zijn wel geschikt. Daarbij zijn de resultaten van het werk goed te meten. In veel functies is in ieder geval een deel van het werk thuis uit te voeren, zoals het administratieve stuk.

Werknemer geschikt?

Ook niet iedere werknemer is geschikt om thuis te werken. Succesvol thuiswerken vraagt discipline en zelfstandigheid.

Om die reden is het zinvol om met een thuiswerkende werknemer af te spreken dat de toestemming om thuis te werken wordt ingetrokken wanneer:

• zijn prestaties teruglopen;
• of de direct leidinggevende minder tevreden is over het functioneren van de werknemer.

Thuiswerkregeling

Stel een thuiswerkregeling op als u voor bepaalde functies of functiegroepen het mogelijk wilt maken om thuis te werken.

Hierin neemt u aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook informatie over de wijze van controle. Denkt u aan:

• In welke functies of functiegroepen mogen werknemers thuiswerken? Dit hangt af van de aard van de functie.
• Het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken.
• De bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor.
• Hoe de controle op de werkplek plaatsvindt en hoe de arbeidsomstandigheden in orde blijven.

De thuiswerkregeling kunt u in het personeelshandboek opnemen. Op basis van uw instructierecht als werkgever is het niet per se noodzakelijk dat de werknemers instemmen met een dergelijke regeling.

Het is ook een optie om met de individuele werknemer een zogeheten thuiswerkovereenkomst af te sluiten.

De tekst gaat verder onder het oranje blok.

Controle uitoefenen bij thuiswerk is lastig. Het is namelijk niet te zien of de werknemer wel echt werkt.

Uiteraard kan uw organisatie wel bijhouden of en in hoeverre de productiviteit van de werknemer daalt of stijgt bij veelvuldig thuiswerken.

Het is daarom, zoals hierboven kort aangestipt, aan te raden om afspraken te maken over de hoeveelheden werk die de werknemer moet verrichten en de optie om thuis te werken terug te draaien of te beperken als dit niet naar wens verloopt.

Arbeidsomstandigheden

Een ander aandachtspunt bij thuiswerken zijn de arbeidsomstandigheden. Op grond van de wet bent u immers verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en materialen waarmee werknemers werken.

Het afspreken van een jaarlijkse controle van de thuiswerkplek is een optie.

Daarnaast is het belangrijk de werknemer te wijzen op arborisico’s en instructies te geven over hoe de werknemer deze risico’s kan beperken.

U moet kunnen aantonen dat u de werknemer daarop heeft gewezen.

Intrekken

Omdat thuiswerken geen absoluut recht is, is een gegeven thuiswerkdag ook niet per definitie een verworven arbeidsvoorwaarde.

Afhankelijk van de omstandigheden kunt u een thuiswerkdag ook weer intrekken. U moet dan kunnen aantonen dat uw organisatie daarbij een groot belang heeft.

Richt u echter ook op overleg met de werknemer. Doe aan hem een redelijk voorstel en zoek naar alternatieven. Bijvoorbeeld het minderen van thuiswerken in plaats van het intrekken.

De werknemer mag redelijke voorstellen alleen afwijzen als aanvaarding redelijkerwijs niet van hem kan worden gevraagd. Denk aan een zieke werknemer die het advies heeft gekregen om thuis te werken voor een goede re-integratie.

Een andere oplossing kan zijn dat u met de werknemer periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) bekijkt of thuiswerken een optie is. U kent dan voor een bepaalde periode een thuiswerkdag aan de werknemer toe.

Wilt u meer weten over thuiswerken of heeft u vragen? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met mij op.