Thuiswerken is geen recht van de werknemer, maar op grond van de wet een mogelijkheid waarover je als werkgever mag beslissen.

Een werknemer kan thuiswerken dus niet zomaar afdwingen. Anderzijds mag je een verzoek tot thuiswerken ook niet zonder reden weigeren.

Twee zaken zijn belangrijk om in het achterhoofd te houden voor je beslist over thuiswerken:

• Een werknemer moet minimaal 26 weken in dienst zijn om een thuiswerkverzoek te kunnen indienen.
• Je organisatie moet tien of meer werknemers in dienst hebben, anders geldt de WFW niet.

Verzoek honoreren of afwijzen binnen een maand

De werknemer moet een verzoek tot thuiswerken uiterlijk twee maanden voorafgaand aan de gewenste ingangsdatum schriftelijk bij je indienen.

Je kunt dit verzoek honoreren of afwijzen. Doe dit binnen een maand, want anders geldt het verzoek als geaccepteerd.

Let op! Op een verzoek onder onvoorziene omstandigheden moet je binnen vijf dagen reageren.

Afwijzing onderbouwen

De werknemer kan slechts één keer per jaar een verzoek bij je neerleggen op basis van de WFW. Een jaar nadat een verzoek is afgewezen of ingewilligd, mag de werknemer een nieuwe poging wagen.

Wil je een verzoek tot thuiswerken afwijzen? Onderbouw dit dan goed! De wet verplicht je namelijk om het verzoek te overwegen en vervolgens te bespreken met je werknemer.

Reden voor een afwijzing kan zijn dat een goede functievervulling vereist dat de werknemer het werk geheel op de door jouw organisatie bepaalde locatie verricht.

Niet iedere functie is geschikt voor thuiswerken. Functies waarin persoonlijk contact met collega’s of klanten belangrijk is, komen hiervoor minder snel in aanmerking.

Functies die gericht zijn op informatieverwerking, zijn wel geschikt. Daarbij zijn de resultaten van het werk goed te meten. In veel functies is in ieder geval een deel van het werk thuis uit te voeren, zoals het administratieve stuk.

Werknemer geschikt?

Ook niet iedere werknemer is geschikt om thuis te werken. Succesvol thuiswerken vraagt discipline en zelfstandigheid. Om die reden is het zinvol om met een thuiswerkende werknemer af te spreken dat de toestemming om thuis te werken wordt ingetrokken wanneer:

• zijn prestaties teruglopen;
• of de direct leidinggevende minder tevreden is over het functioneren van de werknemer.

Thuiswerkregeling

Stel een thuiswerkregeling op als je voor bepaalde functies of functiegroepen het mogelijk wilt maken om thuis te werken. Hierin neemt je aandachtspunten rondom het thuiswerken op, maar ook informatie over de wijze van controle. Denk aan:

• In welke functies of functiegroepen mogen werknemers thuiswerken? Dit hangt af van de aard van de functie.
• Het aantal dagen dat een werknemer thuis kan werken.
• De bereikbaarheid van de werknemer en tijdstippen hiervoor.
• Hoe de controle op de werkplek plaatsvindt en hoe de arbeidsomstandigheden in orde blijven.

Aangezien een thuiswerkregeling of een thuiswerkbeleid onderdeel vormt van het arbeidsomstandighedenbeleid, heeft de ondernemingsraad (or) hierover een instemmingsrecht. Het is ook een optie om met de individuele werknemer een zogeheten thuiswerkovereenkomst af te sluiten.

Controle uitoefenen bij thuiswerken is lastig. Het is namelijk niet te zien of de werknemer wel echt werkt. Uiteraard kan je organisatie wel bijhouden of en in hoeverre de productiviteit van de werknemer daalt of stijgt bij veelvuldig thuiswerken.

Het is daarom aan te raden om afspraken te maken over de hoeveelheden werk die de werknemer moet verrichten en de optie om thuis te werken terug te draaien of te beperken als dit niet naar wens verloopt.

Een ander aandachtspunt bij thuiswerken zijn de arbeidsomstandigheden. Op grond van de wet ben je immers verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en materialen waarmee werknemers werken. Het afspreken van een jaarlijkse controle van de thuiswerkplek is een optie.

Daarnaast is het belangrijk de werknemer te wijzen op arborisico’s en instructies te geven over hoe de werknemer deze risico’s kan beperken. Je moet kunnen aantonen dat je de werknemer daarop hebt gewezen.

Afhankelijk van de omstandigheden kan je een thuiswerkdag ook weer intrekken. Je moet dan kunnen aantonen dat je organisatie daarbij een groot belang heeft.

Richt je echter ook op overleg met de werknemer. Doe aan hem een redelijk voorstel en zoek naar alternatieven, bijvoorbeeld het minderen van thuiswerken in plaats van het intrekken.

De werknemer mag redelijke voorstellen alleen afwijzen als aanvaarding redelijkerwijs niet van hem kan worden gevraagd. Denk aan een zieke werknemer die het advies heeft gekregen om thuis te werken voor een goede re-integratie.

Een andere oplossing kan zijn dat je met de werknemer periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) bekijkt of thuiswerken een optie is. Je kent dan voor een bepaalde periode een thuiswerkdag aan de werknemer toe.

Wil je meer weten over thuiswerken of heb je vragen? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met mij op.