Reorganiseren: hoe past u het afspiegelingsbeginsel toe?

Een reorganisatie is een ingrijpende gebeurtenis voor de werknemers in uw organisatie. Extra belangrijk dus dat dit proces goed verloopt. Denk daarom zorgvuldig na en weeg af hoe u met hen omgaat.

Als een reorganisatie ook ontslag betekent voor werknemers, moet u bij UWV een ontslagvergunning aanvragen. Zo’n vergunning ontvangt u alleen als u de regels van UWV uit het Ontslagbesluit op de juiste wijze heeft gehanteerd.

Juliëtte Röben
Juliëtte Röben

Bedrijfseconomische redenen voor ontslag

Om toestemming van UWV te krijgen om de arbeidsovereenkomsten met werknemers op te zeggen, heeft u een redelijke grond voor ontslag nodig. Zo’n redelijke grond kunnen bedrijfseconomische omstandigheden zijn. 

Als die omstandigheden ook leiden tot een structureel verval van arbeidsplaatsen, kunt u bij UWV een ontslagvergunning aanvragen. Structureel verval betekent dat de arbeidsplaatsen in ieder geval voor de toekomstige periode van 26 weken vervallen.

Dat bij bedrijfseconomische omstandigheden altijd wordt gedacht aan een slechte financiële situatie is niet terecht. Bedrijfseconomische redenen voor ontslag kunnen namelijk ook zijn:

  • Het (deels) beëindigen van bedrijfsactiviteiten.
  • Minder werk binnen (een onderdeel van) de organisatie.
  • Technische veranderingen, zoals automatisering.
  • Een verhuizing.

Zulke redenen en beslissingen kunnen immers ook zorgen voor een structureel verlies van arbeidsplaatsen.

Heeft uw organisatie zo’n bedrijfseconomische reden? Dan kunt u een ontslagaanvraag indienen bij UWV. Vult u daarvoor formulier A, formulier B en formulier C in op de website van het UWV. Vooral formulier C is relevant, omdat u in dat formulier de bedrijfseconomische omstandigheden moet toelichten en onderbouwen.

Volgorde ontslaan arbeidskrachten

Bij bedrijfseconomisch ontslag moet u het zogeheten afspiegelingsbeginsel hanteren. Hierover vertel ik u in de volgende alinea meer. Voordat u namelijk toe kunt (en mag) komen aan de daadwerkelijke afspiegeling, moet u eerst van andere arbeidskrachten afscheid nemen.

De volgorde is hierbij als volgt:

  1. Externen zoals gedetacheerden, uitzendkrachten, zzp’ers en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging.
  2. Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt.
  3. Oproepkrachten met een nulurencontract.
  4. Werknemers met een contract voor bepaalde tijd (van wie het contract binnen 26 weken eindigt).

Kunt u de beoogde inkrimping van personeel niet bereiken door afscheid te nemen van deze arbeidskrachten, dan moet u het afspiegelingsbeginsel gaan toepassen.

Afspiegelingsbeginsel

Het afspiegelingsbeginsel houdt in dat werknemers van een bedrijfsvestiging die werkzaam zijn in uitwisselbare functies worden ingedeeld in vijf leeftijdscategorieën en dat zij vervolgens naar de verhouding tussen die categorieën voor ontslag in aanmerking komen. Daarbij geldt dat u de laatst binnengekomen werknemer in een leeftijdscategorie als eerste moet ontslaan.

De leeftijdscategorieën zijn:

  • 15 tot en met 24 jaar
  • 25 tot en met 34 jaar
  • 35 tot en met 44 jaar
  • 45 tot en met 54 jaar
  • 55 jaar en ouder

De reden om het afspiegelingsbeginsel te hanteren, is om willekeur en daarmee het ‘krenten-uit-de-pap-principe’ tegen te gaan. Een ander voordeel is dat u niet specifiek hoeft te motiveren waarom een werknemer voor ontslag in aanmerking komt.

Uitwisselbare functies

Bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel moet u werknemers dus indelen in groepen met uitwisselbare functies. Het gaat hierbij om functies die met elkaar vergelijkbaar zijn wat betreft:

  • inhoud
  • vereiste kennis
  • vaardigheden en competenties
  • niveau
  • beloning

Bij het indienen van de ontslagaanvraag bij UWV moet u aangeven wat de categorieën van uitwisselbare functies zijn waarop u de selectie van werknemers (die u voor ontslag aandraagt) toepast.

Functieomschrijving als onderbouwing

Ter onderbouwing moet u een overzicht geven van de functieopbouw of de functiestructuur binnen uw organisatie. Daarmee krijgt UWV namelijk inzicht in de opbouw van en de relatie tussen de functies.

Uitgangspunt voor het vaststellen van de functie-inhoud is de functieomschrijving, zo nodig aangevuld met aandachtsgebieden (bij algemeen beschreven functies).

Heeft u geen functieomschrijvingen in uw organisatie beschikbaar? Bekijk dan op de werkvloer uit welke taken de functie bestaat en welke competenties daarvoor nodig zijn. Dit geldt ook als er wel een functieomschrijving in uw organisatie aanwezig is, maar deze in de praktijk sterk afwijkt van de werkelijkheid.

Voorbeelden niet uitwisselbare functies

Het is niet altijd even makkelijk om duidelijk te maken welke functies uitwisselbaar zijn en welke niet. Een paar voorbeelden:

  • Een werknemer die een junior functie bekleedt en zijn werk uitvoert op een manier die overeenkomt met een senior functie? Nee, niet uitwisselbaar.
  • Een buschauffeur en een taxichauffeur? Ze verrichten vergelijkbare werkzaamheden (passagiers vervoeren), maar er bestaat een verschil in vakspecifieke kennis en vaardigheid. Deze functies zijn dus niet uitwisselbaar.
  • Een directiesecretaresse en een afdelingssecretaresse? Niet uitwisselbaar, de functie van directiesecretaresse impliceert namelijk een hoger niveau van functioneren.

Uitzonderingen afspiegelingsbeginsel

Op het afspiegelingsbeginsel gelden een aantal uitzonderingen. Eén van die uitzonderingen is dat u een werknemer die beschikt over bijzondere kennis en bekwaamheden (die niet zijn vereist voor de functie zelf) buiten beschouwing mag laten bij de afspiegeling.

Het bovengemiddelde functioneren van de werknemer of de bovengemiddelde potentie voor de toekomst moet u dan wel aannemelijk maken. Ook moet dit uit de periodieke beoordeling van die werknemer blijken.

Verder moet ook aan andere werknemers de kans zijn geboden om zich op die manier te ontwikkelen. U moet zich dus verantwoorden over het door u gevoerde scholingsbeleid voor werknemers.

Uit de praktijk #1 | Onterecht boventallig?

Een werknemer was sinds 2012 werkzaam op het hoofdkantoor van een vakbond. Per 1 januari 2015 werden verschillende bonden gefuseerd tot één vakbond. In verband met deze fusie ging de werknemer over naar een ander onderdeel van de vakbond. Dit ging gepaard met een reorganisatie.

Voor de afspiegeling werd afgesproken dat voor werknemers die op de regiokantoren werkten de afspiegeling regionaal werd toegepast en dat het hoofdkantoor een apart cluster was.

In augustus 2015 werd de werknemer boventallig verklaard. De werknemer was het hier niet mee eens en stapte naar de rechter met het verzoek om de boventalligheid in te trekken. Toen de rechter deze vordering afwees, ging de werknemer in hoger beroep.

Het hof overwoog dat volgens de afspraken de afspiegeling van de hoofdkantoren samen moest worden genomen en die van de regiokantoren apart. Hierdoor mocht de functie van de werknemer – die werkzaam was op het hoofdkantoor – niet samengenomen worden met dezelfde functie bij het regiokantoor.

Dat de werknemer in verband met de fusie op enig moment werkzaam was op het regiokantoor, maakte de afgesproken clusterindeling niet anders. De rechter oordeelde dan ook dat de werknemer onterecht boventallig was verklaard.

Uit de praktijk #2 | Combinatiefunctie is niet uitwisselbaar

Een werkneemster werkte bij een expertisebureau in de combinatiefunctie analist coördinator en medewerker personeelsadministratie. Haar werkgever diende een aanvraag in bij UWV voor het opzeggen van de arbeidsovereenkomst wegens bedrijfseconomische redenen. De reden hiervoor was dat de combinatiefunctie kwam te vervallen en niet zou terugkeren in de nieuwe organisatie.

UWV gaf toestemming voor het ontslagverzoek, omdat op de juiste manier was afgespiegeld. Toen de werkgever de arbeidsovereenkomst opzegde, stapte de werkneemster echter naar de rechter.

Ze verzocht de rechter om een billijke vergoeding van € 20.000, omdat de werkgever volgens haar het afspiegelingsbeginsel had geschonden. Volgens de werkneemster was haar functie uitwisselbaar met andere (nieuwe) functies, waardoor de werkgever haar niet voor ontslag had mogen voordragen.

De rechter vond echter dat er geen sprake was van uitwisselbare functies, omdat de nieuwe functies waar de werkneemster op doelde (contentanalist en medewerker helpwanted) in een lagere salarisschaal vielen. Bovendien waren deze functies voor veel minder uren beschikbaar.

De werkgever had het afspiegelingsbeginsel dus juist toegepast. Het verzoek van de werkneemster werd door de rechter afgewezen.

Wilt u meer weten over het afspiegelingsbeginsel of heeft u vragen? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met mij op.

Geen reacties
Plaats nieuwe reactie

Reageer op:

Annuleren