De juridische en fiscale kant van hybride werken

Wat zijn de mogelijkheden voor werkgever en werknemer om flexibel en plaatsonafhankelijk te werken? En wat betekent dat voor de reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en bijvoorbeeld de arbovoorzieningen? Hoe kun je hybride werken fiscaal vriendelijk inkleden? Kortom, welke regels gelden er voor jou als werkgever en voor je personeel?

Home
Blogs
De juridische en fiscale kant van hybride werken

Deel deze pagina

Wet flexibel werken

13 maart 2025

Arbeidsvoorwaarden Arbeidsrecht Hybride werken Personeel

Als werkgever krijg je te maken met juridische en fiscale regels rondom hybride werken. Wat zijn jouw rechten en plichten bij flexibel en plaatsonafhankelijk werken? En hoe kun je hybride werken juridisch en fiscaal optimaal vormgeven voor je personeel?

In deze blog vertel ik je over:

Wet flexibel werken (Wfw);
De zorgplicht rondom arbeidsomstandigheden;
Thuiswerken in je arbobeleid;
Fiscale regelingen;
Het noodzakelijkheidscriterium.

Juliëtte Röben Senior jurist arbeidsrecht

Specialist op het gebied van arbeidsrecht

Iedereen heeft te maken met het arbeidsrecht. Daarom moet het juridisch complexe element in elke situatie ook praktisch en toegankelijk worden gemaakt. Bovendien is het een rechtsgebied dat altijd in ontwikkeling is, waardoor het voor mij uitdagend vakgebied is en blijft. Naast het adviseren van ondernemers op het gebied van arbeidsrecht, houd ik mij ook veel bezig met het medezeggenschapsrecht. Naast adviseren, geef ik ook (graag) cursussen op beide gebieden.

Neem contact op

Wet flexibel werken (Wfw)

Bij hybride werken is allereerst de Wet flexibel werken (Wfw) van belang. De Wfw geeft werknemers niet alleen het recht de werkgever te verzoeken de arbeidsduur aan te passen, ook kunnen ze een verzoek doen tot aanpassing van de arbeidsplaats en van de werktijden. In deze wet staan de volgende definitiebepalingen:

arbeidsduur: het aantal overeengekomen uren waaruit een werkweek of een anderszins overeengekomen werkperiode van de werknemer bestaat;
arbeidsplaats: iedere overeengekomen plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt of pleegt te worden gebruikt door de werknemer;
werktijd: de overeengekomen tijdstippen op een werkdag of een anderszins overeengekomen tijdvak waarop of waarbinnen de werknemer werkzaam is.

De werkgever moet dit verzoek serieus overwegen en mag het alleen weigeren op basis van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Ik neem je mee in de voorwaarden die gelden bij aanpassing.

Voorwaarden aanpassingen

Duur, tijd en plaats

Wat betreft het aanpassen van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd gelden de volgende voorwaarden:

de werknemer moet behoudens onvoorziene omstandigheden minimaal 26 weken in dienst zijn. Voor de berekening van de termijn van 26 weken worden perioden waarin arbeid wordt verricht, die elkaar opvolgen met een onderbreking van niet meer dan zes maanden, samengeteld;
de aanvraag moet de werknemer ten minste twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk bij de werkgever indienen;
uit dit verzoek moet onder meer de omvang van de aanpassing blijken, de ingangsdatum en de beoogde spreiding van het aantal uren over de week;
het verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden.

Als werkgever dien je vervolgens in overleg te treden met je werknemer over diens wens tot aanpassing. Uiterlijk één maand voor de beoogde ingangsdatum moet je schriftelijk op het verzoek reageren.

De werknemer kan, behoudens onvoorziene omstandigheden, een jaar nadat je als werkgever een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd hebt ingewilligd of afgewezen, opnieuw een verzoek indienen.

Sinds 2 augustus 2022 zijn de regels omtrent een aanpassing van arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd gewijzigd voor een medewerker die:

ouder is van een kind in de leeftijd tot acht jaar;
zorg draagt voor de verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die levensbedreigend ziek is; of
zorg draagt voor de noodzakelijke verzorging van een persoon voor wie recht bestaat op kortdurend zorgverlof, die ziek of hulpbehoevend is.

Verder kan vanaf dat moment ook een AOW-gerechtigde medewerker voor wie een van de drie hierboven genoemde situaties geldt een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur indienen.

Aanpassing arbeidsduur en/werktijd
Een verzoek om aanpassing van de arbeidsduur en/of de werktijd mag je alleen afwijzen op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Het betreft dus een geclausuleerd verlofrecht. De lat hierbij ligt hoog voor jou als werkgever.

Arbeidsplaats

Voor de afwijzing van een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats, ligt de lat echter minder hoog. Er is alleen een ‘right to ask’ voor je werknemer en ‘a duty to consider’ voor jou als werkgever in de wet opgenomen. Bij een afwijzing van het verzoek moet je wel in overleg treden met de werknemer. Tevens zul je de afwijzing van het verzoek schriftelijk moeten motiveren.

Je kunt je beslissing tot aanpassing herzien bij nieuw opgekomen belangen ten aanzien van de arbeidsplaats. Voorafgaand aan de herziening moet je wel met de werknemer het gesprek hierover aangaan. De uiteindelijke herziening van de oorspronkelijke beslissing moet je gemotiveerd en schriftelijk aan de werknemer meedelen.

Let op! Deze bepalingen ten aanzien van de arbeidsplaats, arbeidsduur en werktijd gelden niet voor werkgevers die minder dan tien werknemers in dienst hebben. Ook kan in een cao worden afgeweken van de wet. Heeft de cao hierover niets geregeld of is er geen cao van toepassing, dan kan de werkgever met schriftelijke overeenstemming van de Ondernemingsraad (OR) (of personeelsvertegenwoordiging) afwijken van de wet voor een periode van maximaal 5 jaar.

Arbeidsomstandigheden en zorgplicht

Als werkgever heb je volgens het Burgerlijk Wetboek, de Arbowet en het Arbobesluit een zorgplicht voor de arbeidsomstandigheden van je werknemers. Dit geldt ook bij thuiswerken, maar met enkele versoepelingen:

Wat hoeft niet?
Thuiswerken valt onder ‘plaatsonafhankelijke arbeid’, waardoor bepaalde verplichtingen – zoals nooduitgangen, ventilatie en temperatuurregulering – niet gelden.

Wat moet wel?
De thuiswerkplek moet ergonomisch verantwoord zijn. Dit betekent:

Een goede stoel en een verstelbaar bureau.
Voldoende en juiste verlichting.
Eventuele hulpmiddelen zoals een laptophouder, muis en toetsenbord.

De werkgever moet deze voorzieningen vergoeden of beschikbaar stellen. Werknemers kunnen zelfgemaakte kosten declareren, mits hierover vooraf afspraken zijn gemaakt. Daarnaast moet thuiswerken worden meegenomen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het bijbehorende plan van aanpak.

4 veelgestelde vragen over thuiswerken

Hoe voldoe je als werkgever aan de Arbowetgeving als jouw werknemers thuiswerken? En mag je jouw werknemers controleren bij thuiswerken? Lees in mijn blog de 4 veelgestelde vragen over thuiswerken.

Lees meer

Thuiswerken in je arbobeleid

Om hybride werken goed te regelen, kun je een thuiswerkregeling opnemen in het arbobeleid. Hierin leg je vast:

Voor welke functies thuiswerken mogelijk is;
Hoe de werkplek moet worden ingericht;
Welke afspraken gelden over bereikbaarheid en werkuren.

Omdat een thuiswerkregeling deel uitmaakt van het arbobeleid, heeft de Ondernemingsraad (OR) instemmingsrecht bij wijzigingen.

Wat is er fiscaal geregeld?

Thuiswerkvergoeding

Werknemers die thuiswerken, maken veelal extra kosten. Denk aan kosten voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kun je dergelijke extra uitgaven van thuiswerkers compenseren. Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht, maar kan onderdeel uitmaken van een cao.

Je mag werknemers die thuiswerken in 2025 een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 2,40 (2024: € 2,35 per dag). Dit geldt ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Kies je ervoor meer dan € 2,40 per dag te vergoeden, dan is het meerdere belastbaar. De onbelaste vergoeding is vrijgesteld en komt ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op! De vrijgestelde vergoeding van € 2,40 per dag is gedeeltelijk slechts beperkt aftrekbaar. Een deel van de vergoeding wordt namelijk aangemerkt als een vergoeding voor gemengde kosten, zoals koffie. Voor ondernemers in de inkomstenbelasting is dit deel van de vergoeding in beginsel voor 80% aftrekbaar, voor ondernemers in de vennootschapsbelasting in beginsel voor 73,5%.

Het is mogelijk met je werknemer een vaste vergoeding overeen te komen op basis van het aantal verwachte thuiswerkdagen per week. Dit is administratief minder bewerkelijk. Op het moment dat een werknemer thuiswerkt, mag de werknemer voor die dag geen onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen. Als de werknemer deels thuiswerkt en deels naar het werk reist, is het raadzaam om duidelijke afspraken te maken zodat de juiste vrijgestelde vergoedingen worden betaald. Een combinatie van een vaste vergoeding voor thuiswerken en reiskosten woon-werkverkeer is mogelijk op basis van de 214-werkdagenregeling, die pro rata moet worden toegepast als er structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. Deze vergoeding moet schriftelijk worden vastgelegd.

Als een werknemer op dezelfde dag thuis werkt en naar kantoor gaat, moet je kiezen welke van de twee vergoedingen wordt toegepast:

óf de thuiswerkkostenvergoeding,
óf de reiskostenvergoeding van € 0,23 km.

Voorbeeld
Een werknemer met een vijfdaagse werkweek werkt 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 25 km. De gecombineerde vergoeding wordt dan als volgt berekend:

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding: (3/5 x 214 x 50 kilometer x € 0,23)/12 = € 123,05 per maand
Onbelaste thuiswerkvergoeding: (2/5 x 214 x € 2,40 ) /12 = € 17,12 per maand

Verplichte rapportage
Werkgevers met 100 of meer werknemers zijn verplicht uiterlijk 30 juni 2025 te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun werknemers in 2024. Deze verplichting maakt onderdeel uit van de Omgevingswet van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De verplichting staat bekend onder de naam ‘Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’, afgekort WPM.

Let op! Voor de grens van 100 of meer werknemers moeten de werknemers van alle vestigingen (van een onderneming of rechtspersoon) bij elkaar worden opgeteld. Hierbij tellen alleen werknemers mee die een arbeidsovereenkomst hebben en minimaal 20 uur betaald werk per maand verrichten. Ingehuurde gedetacheerden en uitzendkrachten tellen niet mee.

In een handreiking van RVO staat welke gegevens je moet bijhouden. Dit zijn bijvoorbeeld het totaalaantal kilometers dat je werknemer heeft afgelegd voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer, maar ook het jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Vergoeding inrichting thuiswerkplek

Je kunt een vergoeding geven voor de inrichting van een thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn onbelast. De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen onder voorwaarden binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), waardoor er geen belasting over betaald hoeft te worden.

Voor de thuiswerkplek gelden voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de WKR, de volgende gerichte vrijstellingen:

arbovoorzieningen op grond van de wet;
gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Bij verplichte arbovoorzieningen maakt het niet uit of je deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, en of je werknemer de voorziening op de werkplek gebruikt of niet. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van je vrije ruimte in de WKR. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een voetenbankje bij beeldschermwerk of aan een beeldschermbril.

Als voldaan is aan de volgende voorwaarden, is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing:

de werknemer gebruikt de voorzieningen geheel dan wel gedeeltelijk in de werkruimte;
de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen;
de arbovoorzieningen hangen direct samen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet en
de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan eerdergenoemde eisen van het Arbobesluit.

Let op! Sinds 2022 zijn stoelmassages buiten de werkplek en cursussen ‘Stoppen met roken’ niet meer gericht vrijgesteld. Dit betekent dat deze niet meer als zodanig onbelast vergoed mogen worden. Onderbrengen in de vrije ruimte is nog wel mogelijk. Mogelijk geldt nog wel een nihilwaardering voor de stoelmassage op de werkplek.

Bovengenoemde gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. Er is dan sprake van een eigen bijdrage. In dat geval vormt de voorziening belastbaar loon. Dit loon kan wel in eventueel beschikbare vrije ruimte van de WKR worden ondergebracht.

De werknemer kan kiezen voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening. In die situatie betaalt hij voor de meerprijs een eigen bijdrage uit het nettoloon. De gerichte vrijstelling voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt, blijft van toepassing.

Noodzakelijkheidscriterium

ICT-middelen en mobiele communicatiemiddelen voor thuiswerken zijn belastingvrij als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat:

De voorziening volgens jou als werkgever essentieel is voor de functie.
De werknemer deze niet via een cafetariaregeling ontvangt.
De werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde vergoedt zodra deze niet meer nodig is.
Jij als werkgever de volledige kosten betaalt, behalve als de werknemer kiest voor een duurdere uitvoering.

Binnen een cafetariaregeling draagt de werknemer zelf bij door bruto loon in te ruilen. Hierdoor geldt de vrijstelling voor noodzakelijke middelen niet. Wil een werknemer een duurdere uitvoering, dan mag de meerprijs wel via het brutoloon worden verrekend, mits deze wordt aangemerkt als eindheffingsloon en voldoet aan de gebruikelijkheidstoets. De vrijstelling geldt niet voor deze extra kosten.

Samen kijken naar de mogelijkheden?

Hybride werken biedt veel voordelen, maar brengt ook juridische en fiscale verplichtingen met zich mee. Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en ergonomische thuiswerkplek, een duidelijke thuiswerkregeling en een correcte registratie van arbeidstijden. Door dit goed te regelen, creëer je een efficiënte en verantwoorde hybride werkomgeving voor jouw personeel.

Wil je meer weten over hybride werken en de juridische en fiscale aspecten? Neem gerust contact op.