Het voelt soms dubbel: enerzijds staan we te springen om versterking en anderzijds deinzen we terug voor de tijd en aandacht die een nieuwe collega vraagt. Want laten we eerlijk zijn: het vergt toch eerst een investering in tijd en aandacht voordat het nieuwe talent 'productief' is.
Toch is het belangrijk om in die eerste periode wel tijd vrij te maken voor een goede begeleiding. Anders loop je het risico dat iemand vroegtijdig vertrekt. En dat is zonde, want het kost meer om een nieuwe collega aan te trekken dan een bestaande collega te behouden.
Nu hoor ik je denken: "Hoe kunnen we dan een goede begeleiding bieden als we te weinig tijd hebben?" Door het onboarding programma goed uit te werken.
Maak een onboarding programma (ook wel draaiboek, roadmap of checklist genoemd) voor je nieuwe collega. Zo weet deze precies wat hem/haar te wachten staat tijdens de eerste weken.
Hieronder is in kaart gebracht wat onder andere in het onboarding programma kan worden opgenomen.
Bedrijfsinformatie en -cultuur
Het onboarding programma moet informatie bieden over het bedrijf en de cultuur, inclusief de missie, visie, kernwaarden en bedrijfsdoelstellingen. Dit kan helpen om nieuwe medewerkers een beter beeld te geven van het bedrijf en waar het voor staat.
Functiebeschrijving en verwachtingen
Nieuwe medewerkers moeten een duidelijk beeld hebben van hun functiebeschrijving, taken en verantwoordelijkheden. Dit kan helpen om hen te helpen begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen bijdragen aan het succes van het bedrijf.
Training en ontwikkeling
Het onboarding programma kan trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden bieden, zodat nieuwe medewerkers hun vaardigheden en kennis kunnen verbeteren. Dit kan bestaan uit formele trainingssessies, mentorschap of coaching.
Informatie over de werkplek
Het onboarding programma moet informatie bieden over de werkplek, inclusief veiligheidsprocedures, arbeidsvoorwaarden en voordelen, faciliteiten en regels.
Feedback en evaluatie
Nieuwe medewerkers kunnen regelmatig feedback krijgen over hun prestaties en hun inspanningen om zich te integreren in het bedrijf. Dit kan helpen om hen te begeleiden en hen aan te moedigen om hun werk te verbeteren.
Als je een onboarding programma klaar hebt voor de start van een nieuwe collega, dan is het alleen nog een kwestie van ‘wie doet wat’. Klinkt simpel he? Het vergt wel een eenmalige investering om een passend en vooral aantrekkelijk programma te maken.
Ontwikkel een organisatiebreed onboarding programma, dat voor iedere nieuwe collega van toepassing is, met het gehele MT. De betreffende afdelingsmanager kan eventueel per functie een aanvulling hierop ontwikkelen.
Op deze manier maak je het programma belangrijk en krijg je commitment. De leidinggevenden binnen een organisatie zijn namelijk verantwoordelijk voor de goede start van een nieuwe collega. Zij betrekken hun team bij de onboarding, zodat het voor niemand een verrassing kan zijn wat er in de eerste paar weken gebeurt.
Deel het onboarding traject in volgens de verschillende fasen die de nieuwe collega doorloopt. De fasen zijn hieronder opgesomd.
Voor de start (pre-boarding)
Voor de start van de eerste werkdag kan je denken aan het volgende:
De eerste werkdag
Op de eerste werkdag kan je de volgende stappen doorlopen:
De eerste 2 weken
Tijdens de eerste en tweede week kan de focus liggen op:
Na de eerste maand (einde proeftijd)
Op dit moment kan je eventueel kiezen voor een proeftijdgesprek óf een planning en voorbereiding voor de komende maanden.
Na de 2e/3e maand
Vraag om feedback bij je medewerker (tips en tops). Hoe heeft de nieuwe collega de onboarding ervaren?
Verdeel de lasten. Wanneer een nieuwe collega start, zorg er dan tijdig voor dat degene die deze collega begeleidt zijn werkzaamheden voor een deel kan overdragen. Dat vergt afstemming en goed leiderschap. Het kan niet zo zijn dat wanneer je iemand inwerkt, je eigen werk zich opstapelt. Op die manier blijven we de begeleiding als een 'last' zien. En je zou het juist als een kans moeten zien.
Maak het leuk. De nieuweling staat tijdens de eerste weken continu 'aan'. Alles is nieuw, dus dat vergt ontzettend veel energie. Vermijd urenlange e-learnings of personeelshandboeken; dat zorgt niet voor de 'fun-factor'. Zorg voor afwisseling wat betreft het vakinhoudelijke en het sociale deel. Ga samen op bezoek bij een klant, organiseer een tafelvoetbaltoernooi of doe iets gezelligs met de lunch. Je wilt bovendien dat je nieuwe collega thuiskomt en enthousiast vertelt wat hij of zij allemaal heeft meegemaakt tijdens de kennismaking met jouw organisatie. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn; zo lang het maar leuk is!
Bij het maken van een onboarding programma is het in ieder geval belangrijk dat iemand zich welkom voelt en dat je laat zien dat je er aandacht aan besteedt. Goede voorbereiding levert niet alleen een enthousiaste nieuwe collega op, het zorgt ook voor rust en duidelijkheid bij je bestaande collega’s. Een win-win situatie!
Heb je nog vragen? Of wil je meer weten hoe je een goed onboarding programma maakt? Neem gerust contact met mij op of reageer onder deze blog.
Hoe bied je een nieuwe collega een goede begeleiding als je (te) weinig tijd hebt? Door tóch tijd vrij te maken. Dat klinkt wat tegenstrijdig, maar als je één keer goed investeert, heb je daar een heel lange tijd profijt van. Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk. Wij nemen je mee in hoe je zorgt voor een goede onboarding voor jouw nieuwe werknemer.
Lees meer