Zo zorg je voor een goede ad­mi­ni­stra­tie­ve ver­wer­king van de WKR

Maak je gebruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling, de WKR, dan moet je zorgen dat je administratie hieromtrent op orde is. Anders loop je het risico dat datgene wat je daarin onderbrengt, belast wordt bij je werknemer.

De WKR

Binnen de WKR bestaat de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder te brengen in de vrije ruimte. Dit is belastingvrij zolang het totaal binnen de vrije ruimte blijft. Daarboven ben je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet je desbetreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wel vooraf aanwijzen aan die vrije ruimte. Doet je dat niet, dan is je werknemer hierover loonheffing verschuldigd.

Vormvrij

Het is niet expliciet vastgelegd hoe je moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo'n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.

Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervanuit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden wanneer de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffing heeft betrokken.

Let op!

De zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2022 nog vanuit dat vergoedingen die je in 2022 niet bij je werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte.

Heb je deze aanwijzing in 2023 echter nog niet geregeld, dan worden de vergoedingen alsnog in 2022 bij je werknemers in de loonheffing betrokken.

De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het je bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffing te betrekken, maar je dit per ongeluk en/of onbewust niet hebt gedaan. Je kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.

Goedkeuring: gerichte vrijstelling

Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook vanuit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.

Tip! Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per ongeluk niet gebeurd, dan kan jij je beroepen op de goedkeuringen.

Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of je aan je aanwijzingsplicht hebt voldaan. Hiermee voorkom je dat je alsnog loonheffing bij je werknemers moet inhouden.

Heb je nog vragen over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op.