Binnen de WKR bestaat de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onder te brengen in de vrije ruimte. Dit is belastingvrij zolang het totaal binnen de vrije ruimte blijft. Daarboven ben je als werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Om gebruik te maken van de vrije ruimte moet je desbetreffende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen wel vooraf aanwijzen aan die vrije ruimte. Doet je dat niet, dan is je werknemer hierover loonheffingen verschuldigd.
Het is niet expliciet vastgelegd hoe je moet aanwijzen aan de vrije ruimte. Zo'n aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit arbeidsrechtelijke afspraken of uit de vastlegging hiervan in de administratie.
Om discussie te voorkomen over de vraag of aanwijzing vooraf heeft plaatsgevonden, gaat de Belastingdienst ervanuit dat aanwijzing heeft plaatsgevonden wanneer de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet bij de werknemer in de loonheffingen heeft betrokken.
De zogenaamde goedkeuring voor de aanwijzing geldt alleen gedurende het kalenderjaar. De Belastingdienst gaat er dus in 2024 vanuit dat vergoedingen die je in 2024 niet bij je werknemers in de loonheffing betrekt, zijn aangewezen aan de vrije ruimte.
De goedkeuring geldt niet als uit andere gegevens naar voren komt dat het je bedoeling was om de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling bij de werknemer in de loonheffingen te betrekken, maar je dit per ongeluk en/of onbewust niet hebt gedaan. Je kunt dan dus niet met terugwerkende kracht alsnog kiezen voor aanwijzing aan de vrije ruimte.
Voldoet een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aan de voorwaarden en grensbedragen voor een gerichte vrijstelling? Dan gaat de Belastingdienst er ook vanuit dat aanwijzing aan de vrije ruimte heeft plaatsgevonden.
Tip! Om discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het altijd aan te raden om vooraf aan te wijzen aan de vrije ruimte. Is dat per ongeluk niet gebeurd, dan kan jij je beroepen op de goedkeuringen.
Controleer in ieder geval tegen het einde van het kalenderjaar of je aan je aanwijzingsplicht hebt voldaan. Hiermee voorkom je dat je alsnog loonheffingen bij je werknemers moet inhouden.
Om discussies met de Belastingdienst hierover te voorkomen is ons advies om te werken met een zogenoemd aanwijsbesluit. Wij kunnen je helpen om deze op te stellen.
Heb je nog vragen over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op.