Groei? Met deze 3 stappen schakel je naar de volgende versnelling!

De zaken gaan goed. Steeds meer klanten weten je te vinden. Maar met de groei van je bedrijf neemt ook de hectiek toe. Op zo'n moment is het goed om te schakelen naar de volgende versnelling. Hoe dit werkt, leg ik je graag uit in deze blog.

Hoe pak je dit aan?

Je jonge onderneming heeft succes: het wordt gedreven door jouw vakmanschap als leider en jouw sterke toewijding. Je legitimeert alles wat er in het bedrijf gebeurt, voor zover dit dienstbaar is aan het eindresultaat: “Maakt me niet uit hoe, maar die order gaat vandaag de deur uit.”

Je medewerkers lopen echter op hun tenen. Kwaliteit leveren en deadlines halen wordt steeds moeilijker… Herkenbaar?

Omdat je bedrijf harder is gaan draaien, moet je schakelen naar de volgende versnelling. Van een zogeheten pioniersorganisatie naar een systeemorganisatie. Wat houdt dat in? En hoe pak je dat aan? In deze blog neem ik je mee in de 3 stappen die je moet nemen om te schakelen naar een systeemorganisatie.

Jouw (pioniers)organisatie

De modus waarin je pioniersorganisatie zich bevindt, wordt gedreven door ‘GO-energie’. GO staat voor Goal Orientation; zolang iedereen het eindresultaat voor ogen heeft, kan je alle klantvragen op tijd leveren.

Kenmerkend voor deze bedrijfsvoering is:

  • Het grote improvisatievermogen.
  • Medewerkers zijn allround en kunnen meerdere taken uitvoeren.
  • De ondernemer is direct betrokken bij de dagelijkse orderstroom.

Je kunt niet alles

Door de economische groei is de hectiek binnen je bedrijf echter toegenomen. Je medewerkers draaien overuren om alles bij te benen en het aantal uren dat je als ondernemer beschikbaar bent, is natuurlijk ook beperkt. Je kunt niet alles.

Voorkom oververhitting, ga naar de volgende versnelling: richting de systeemorganisatie.

3 stappen

Schakelen van pioniers- naar systeemorganisatie komt neer op de volgende 3 stappen:

  1. Standaardiseren
  2. Delegeren
  3. Specialiseren

Stap 1: Standaardiseren

Standaardiseren houdt in dat je werkt vanuit vooraf bedachte scenario’s. Hierdoor hoef je niet iedere keer opnieuw na te denken over soortgelijke situaties die zich voordoen in je bedrijf.

Standaardiseren van producten

Bij het standaardiseren van producten staat modulair opbouwen centraal. Dat houdt in dat je verschillende productvariaties ondervangt met één variant: een module. Deze module is gebaseerd op de wensen van de klant. Het is dus van belang dat jij je klanten en hun voorkeuren kent.

De prijs van je producten ligt vanaf nu vast, de klant heeft een beperkt aantal keuzemogelijkheden en de producten worden al gemaakt, voor de klant ze besteld. Hierdoor heb je producten op voorraad, zodat je altijd kunt leveren.

Waarom?

Tijdsbesparing

doordat je geen tijd meer kwijt bent aan maatwerk.

Efficiënter proces

doordat je productinformatie niet telkens opnieuw hoeft te bedenken.

Snellere doorlooptijd

doordat je minder producten hoeft te ontwerpen.

Standaardiseren van processen

Standaardiseren geldt ook voor je processen. Neem bijvoorbeeld het proces voorraadbeheersing in je magazijn. Om niet iedere keer je voorraden te hoeven natellen voordat je inkopen doet, stel je een vaste procedure op. Bijvoorbeeld: iedere werknemer die een artikel uit het magazijn pakt, scant deze af.

Zo ben je er altijd zeker van dat je fysieke voorraad gelijk is aan je administratieve voorraad en kan je tijdig inkopen doen. Ook ontwikkel je standaard templates voor contracten, brieven en andere voorkomende documenten. Deze templates zijn juridisch gecheckt en daar wijk je niet vanaf.

Stap 2: Delegeren

In een systeemorganisatie is de bedrijfsvoering in handen van een team van professionals: het managementteam. Deze stel je dan ook in.

Je zorgt ervoor dat alle fasen van de bedrijfsflow hierin zijn vertegenwoordigd: verkoop, engineering, werkvoorbereiding, inkoop, productie, expeditie en eventueel service.

Samen managen zij de orderstromen. Een bedrijfsleider is voorzitter en stuurt bij indien nodig. Vaak ben jij op de achtergrond wel betrokken, maar hoeft jij je niet bezig te houden met de dagelijkse aansturing.

Overleggen

Overleggen vinden periodiek plaats aan de hand van een vaste agenda en op basis van rapportages waarin onder andere de omzet, kosten, levertijden, klachten en retouren zichtbaar zijn. In veel bedrijven zijn deze gegevens wel beschikbaar, maar worden ze niet gedeeld. Dit vormt dan geen stimulans om de prestaties te verbeteren.

Stap 3: Specialiseren

In een systeemorganisatie denk je na over specialisaties en zorg je dat niet iedereen alles doet. De organisatie wordt opgedeeld in afdelingen en de medewerkers krijgen een functie op een specifiek terrein. Denk aan sales, marketing, communicatie, onderhoud, opleidingen, kwaliteit, arbo en milieu, HR et cetera.

Aan de slag!

Je grootste uitdaging is ‘DO’: Discipline of Organisation. Je maakt nieuwe afspraken om zaken vanaf nu anders en slimmer te doen, het gedrag van de medewerkers in je onderneming moet een omslag maken. En daar moet jíj mee aan de slag!

Discipline, dát is je grootste uitdaging.

Er moet een nieuwe wind gaan waaien en een andere instelling komen. Discipline, dát is je grootste uitdaging. Onze strategisch HR-adviseurs leiden deze organisatie- en ontwikkeltrajecten en helpen je graag bij het in kaart brengen van de zaken die aangepakt moeten worden.

Heb je nog vragen of wil je eens vrijblijvend sparren? Neem contact met mij op of reageer onderaan deze pagina.

Geen reacties
Plaats je reactie

Reageer op:

Annuleren