Vakmanschap en toewijding
Uw jonge onderneming heeft succes, het wordt gedreven door uw vakmanschap als leider en uw sterke toewijding.
U legitimeert alles wat er in het bedrijf gebeurt, voor zover dit dienstbaar is aan het eindresultaat: “Maakt me niet uit hoe, maar die order gaat vandaag de deur uit.” Herkenbaar?
Eindresultaat voor ogen
De modus waarin uw pioniersorganisatie zich bevindt, wordt gedreven door ‘GO-energie’. GO staat voor Goal Orientation; zolang iedereen het eindresultaat voor ogen heeft, kunt u alle klantvragen op tijd leveren.
Kenmerkend voor deze bedrijfsvoering is:
- Het grote improvisatievermogen.
- Medewerkers zijn allround en kunnen meerdere taken uitvoeren.
- De ondernemer is direct betrokken bij de dagelijkse orderstroom.
U kunt niet alles
Door de economische groei is de hectiek binnen uw bedrijf echter toegenomen. Uw medewerkers draaien overuren om alles bij te benen en het aantal uren dat u als ondernemer beschikbaar bent, is natuurlijk ook beperkt. U kunt niet alles.
Voorkom oververhitting, ga naar de volgende versnelling: richting de systeemorganisatie.
Drie stappen
Schakelen van pioniers- naar systeemorganisatie, hoe pakt u dat aan? Het komt neer op drie stappen:
- Standaardiseren
- Delegeren
- Specialiseren
Stap 1 | Standaardiseren
Standaardiseren houdt in dat u werkt vanuit vooraf bedachte scenario’s. Hierdoor hoeft u niet iedere keer opnieuw na te denken over soortgelijke situaties die zich voordoen in uw bedrijf.
Standaardiseren van producten
Bij het standaardiseren van producten staat modulair opbouwen centraal. Dat houdt in dat u verschillende productvariaties ondervangt met één variant: een module.
Deze module is gebaseerd op de wensen van de klant. Het is dus van belang dat u uw klanten en hun voorkeuren kent.
Door producten te standaardiseren:
- bent u geen tijd meer kwijt aan maatwerk;
- hoeft u minder te ontwerpen;
- hoeft u productinformatie niet telkens opnieuw te bedenken.
De prijs van uw producten ligt vanaf nu vast, de klant heeft een beperkt aantal keuzemogelijkheden en de producten worden al gemaakt, voor de klant ze besteld. Hierdoor heeft u producten op voorraad, zodat u altijd kunt leveren.
Standaardiseren van processen
Standaardiseren geldt ook voor uw processen. Neem bijvoorbeeld het proces voorraadbeheersing in uw magazijn. Om niet iedere keer uw voorraden te hoeven natellen voordat u inkopen doet, stelt u een vaste procedure op. Bijvoorbeeld: iedere werknemer die een artikel uit het magazijn pakt, scant deze af.
Zo bent u er altijd zeker van dat uw fysieke voorraad gelijk is aan uw administratieve voorraad en kunt u tijdig inkopen doen.
Discipline, dát is uw grootste uitdaging.
Ook ontwikkelt u standaard templates voor contracten, brieven en andere voorkomende documenten. Deze templates zijn juridisch gecheckt en daar wijkt u niet vanaf.
Stap 2 | Delegeren
In een systeemorganisatie is de bedrijfsvoering in handen van een team van professionals: het managementteam. Deze stelt u dan ook in.
U zorgt ervoor dat alle fasen van de bedrijfsflow hierin zijn vertegenwoordigd: verkoop, engineering, werkvoorbereiding, inkoop, productie, expeditie en eventueel service.
Samen managen zij de orderstromen. Een bedrijfsleider is voorzitter en stuurt bij indien nodig. Vaak bent u op de achtergrond wel betrokken maar hoeft u zich niet bezig te houden met de dagelijkse aansturing.
Overleggen
Overleggen vinden periodiek plaats aan de hand van een vaste agenda en op basis van rapportages waarin onder andere de omzet, kosten, levertijden, klachten en retouren zichtbaar zijn.
In veel bedrijven zijn deze gegevens wel beschikbaar, maar worden ze niet gedeeld. Dit vormt dan geen stimulans om de prestaties te verbeteren.
Stap 3 | Specialiseren
In een systeemorganisatie denkt u na over specialisaties en zorgt u dat niet iedereen alles doet. De organisatie wordt opgedeeld in afdelingen en de medewerkers krijgen een functie op een specifiek terrein.
Denk aan sales, marketing, communicatie, onderhoud, opleidingen, kwaliteit, arbo en milieu, HR et cetera.
Aan de slag!
Uw grootste uitdaging is ‘DO’: Discipline of Organisation. U maakt nieuwe afspraken om zaken vanaf nu anders en slimmer te doen, het gedrag van de medewerkers in uw onderneming moet een omslag maken. En daar moet u mee aan de slag!
Er moet een nieuwe wind gaan waaien en een andere instelling komen. Discipline, dát is uw grootste uitdaging.
Onze strategisch HR-adviseurs leiden deze organisatie ontwikkeltrajecten en helpen u graag bij het in kaart brengen van de zaken die aangepakt moeten worden.
Om als organisatie door te ontwikkelen; te schakelen naar een volgende versnelling en uw kwaliteit en performance te behouden.
Heeft u vragen over deze blog? Stel ze gerust. Neem contact met mij op of reageer onderaan deze pagina.