Uiterlijk eind januari moeten de meeste ondernemers de laatste btw-aangifte van het jaar 2023 indienen. Vergeet dan niet te kijken naar de uitgaven voor je personeel en relatiegeschenken. De btw op deze uitgaven is niet altijd aftrekbaar, ook niet als de onderneming prestaties verricht die belast zijn met btw. Personeelsuitgaven zijn bijvoorbeeld personeelsuitjes en het bekende kerstpakket. Relatiegeschenken kunnen verschillend van aard zijn.

Een bekend voorbeeld is het kistje wijn met kerst. Voor een aantal voorzieningen geldt een uitzondering of een speciale regeling. Dit geldt in elk geval voor verhuiskosten, de auto van de zaak en voor fietsen. De btw ten aanzien van personeelsuitgaven is niet aftrekbaar als de uitgaven voor het personeelslid in een jaar meer bedragen dan € 227 (excl. btw). Blijven de uitgaven onder dit bedrag, dan is de btw wel aftrekbaar.

Let op! Dit betekent dat je moet berekenen wat de uitgaven aan personeelsvoorzieningen per werknemer in een jaar zijn geweest.

Wanneer is de aftrek van btw op relatiegeschenken soms beperkt? De btw is niet aftrekbaar als de ontvanger van je geschenk – als hij het zelf zou kopen – minder dan 30% van de btw in aftrek zou kunnen brengen én je in dat jaar aan deze relatie meer dan € 227 (excl. btw) aan relatiegeschenken hebt gegeven.

Heb je op genoemde uitgaven in de loop van het jaar te veel of juist te weinig btw in aftrek gebracht, dan dien je dit in de laatste btw-aangifte te corrigeren.

De kleine ondernemersregeling (KOR) is sinds 2020 een vrijstellingsregeling. Ondernemers met een lagere jaaromzet dan € 20.000 kunnen hiervoor kiezen. De regeling is niet verplicht. De keuze voor de KOR houdt in dat je geen btw in rekening hoeft te brengen en automatisch bent ontheven van allerlei btw-verplichtingen.

Let op! Je verliest ook je recht op btw-aftrek. De KOR geldt ook voor rechtspersonen, zoals bv’s, stichtingen en verenigingen. Ondernemers die hebben gekozen voor de KOR en die vervolgens in de loop van enig jaar de omzetgrens van € 20.000 overschrijden, worden vanaf dat moment weer btw-plichtig.

Met name voor ondernemers die te maken hebben met afnemers/klanten die de btw niet kunnen terugvragen, kan de KOR uitkomst bieden.

Ondernemers die de KOR willen toepassen, dienen dit tijdig te melden bij de inspecteur. Het aanmeldformulier hiervoor moet uiterlijk vier weken voor de ingangsdatum van het aangiftetijdvak waarin je de KOR wilt laten ingaan, door de Belastingdienst zijn ontvangen. Een eenmaal gemaakte keuze voor de KOR geldt in beginsel voor drie jaar.

Let op! Wil je vanaf 2024 van de nieuwe KOR gebruikmaken, meld je hiervoor dan uiterlijk eind november 2023 aan.

Als je in de afgelopen tien jaar een onroerende zaak met btw hebt aangeschaft, let er dan op dat de in aftrek gebrachte btw in het jaar van ingebruikname en de negen opvolgende jaren in bepaalde gevallen moet worden gecorrigeerd.

Dit is het geval als de verhouding van het gebruik van de onroerende zaak voor btw-belaste versus btw-vrijgestelde prestaties voor meer dan 10% is gewijzigd ten opzichte van het gebruik waarvan je uitging op het moment van aanschaf. Dit heeft tot gevolg dat je mogelijk btw moet terugbetalen of juist terugkrijgt van de Belastingdienst. Deze herzienings-btw geef je op in de laatste btw-aangifte van het jaar.

Let op! Ook voor roerende zaken waarop dient te worden afgeschreven, geldt een herzieningstermijn. De termijn hiervoor bedraagt echter het jaar van ingebruikname en de vier jaren erna.

Als je afnemers/debiteuren je niet betalen, kan je de al in rekening gebrachte en afgedragen btw onder voorwaarden terugkrijgen. Het moet dan duidelijk zijn dat je afnemer niet zal betalen, zoals bij een faillissement. Bij fictie is een niet-betaalde vordering sowieso één jaar na de opeisbaarheid daarvan oninbaar. Je doet er dan verstandig aan de btw in dat tijdvak via de btw-aangifte terug te vragen. Een later ingediend verzoek om teruggaaf biedt minder zekerheid op succes. Soms is ook al eerder duidelijk dat je niet meer op betaling hoeft te rekenen.

Tip! Als een vordering één jaar na opeisbaarheid nog niet is betaald, kan je de btw in ieder geval terugvragen. De andere kant van de medaille is dat je de btw op een inkomende factuur weer moet terugbetalen aan de Belastingdienst indien je de factuur nog niet hebt betaald en sinds het verlopen van de betaaltermijn ervan al een jaar is verstreken.

Let op! De btw op de vordering kan in de reguliere aangifte worden teruggevraagd in het tijdvak waarin de vordering oninbaar is gebleken

Voor auto’s van de zaak die ook privé gebruikt worden, moet in de laatste btw-aangifte van het jaar btw over het privégebruik betaald worden. Daar staat tegenover dat je door het jaar heen de btw op alle autokosten in aftrek kunt brengen, althans, als je de auto gebruikt voor btw-belaste omzet. Voor de btw geldt woon-werkverkeer ook als privé.

Voor het btw-privégebruik moet je in beginsel uitgaan van de verhouding tussen de zakelijke en privékilometers, afgezet tegen de vooraftrek. Indien je deze gegevens niet kunt ontlenen aan je administratie, kan je gebruikmaken van een forfaitaire regeling. Ga daarbij uit van een btw-heffing van 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.

Tip! Voor de auto van de zaak die meer dan vier kalenderjaren (ná het jaar van ingebruikneming) in de onderneming is gebruikt, geldt een lager forfait van 1,5%. Datzelfde percentage geldt ook als je bij de aankoop van de auto geen btw in aftrek kon brengen. 

Let op! Je mag de forfaitaire regeling alleen toepassen als het privégebruik niet kan worden vastgesteld. Je moet dan de btw betalen over het werkelijke privégebruik. Dit kan soms voordeliger zijn. Je moet dan wel een (globale) kilometerregistratie bijhouden. Houd er rekening mee dat in dit geval woon-werkverkeer als privé wordt gezien.

Tip! De niet-aftrekbare btw in verband met het privégebruik is een kostenpost voor je bedrijf en dus aftrekbaar van de winst.

Heb je vragen over de eindejaarstips? Neem gerust contact op.

Disclaimer! Bij de samenstelling van de Eindejaarstips 2023 is naar uiterste betrouwbaarheid en zorgvuldigheid gestreefd. Onze organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onjuistheden en de gevolgen hiervan.