Duizenden euro’s besparen met de werkkostenregeling, zo doet u dat!

Als ik klanten bel over de werkkostenregeling, de WKR, staat niet iedereen te springen om een gesprek. Veelgehoorde reacties zijn: ‘Ik doe er niets mee’, ‘Ik blijf binnen de ruimte’ of ‘Ik heb het allemaal wel in beeld’.

Waarom het tóch belangrijk is om samen eens door te praten over de werkkostenregeling, bewijst onze klant uit het praktijkvoorbeeld in deze blog.  

De klant waar het in dit voorbeeld om gaat, was niet op de hoogte van de ins en outs van de werkkostenregeling. Ik legde hen tijdens een afspraak uit wat de werkkostenregeling is, maar nog veel belangrijker… wat ze er mee kunnen besparen! Ik neem u er graag in mee.

Categorieën van de werkkostenregeling

Iedere werkgever is verplicht om de werkkostenregeling toe te passen. Het is een systeem om de belastbaarheid van vergoedingen en verstrekkingen vast te stellen die u als werkgever aan uw eigen werknemers geeft.

Met de werkkostenregeling mag u een deel van de totale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Vergoedt en verstrekt u meer? Dan bent u een eindheffing verschuldigd van 80%.

De werkkostenregeling kunnen we in de volgende categorieën verdelen:

  • Gerichte vrijstelling
  • Vrijgesteld loon
  • Nihil waardering
  • Vrije ruimte
  • Sympathie en piëteit
  • Intermediaire kosten

Elke categorie kent zijn eigen voorwaarden en uitzonderingen. Daar gaan we in deze blog echter niet specifiek op in. Wilt u daar meer informatie over? Neem gerust contact met ons op.

Inzicht in vrije ruimte

Om kosten te besparen met de werkkostenregeling moeten we ervoor zorgen dat alle categorieën zoveel mogelijk benut zijn, waaronder de vrije ruimte. Hierbij is het eerste doel om inzicht te krijgen in welke vergoedingen en verstrekkingen worden gegeven en in welke categorie deze vallen.

Door de eindejaarsuitkering deels netto uit te keren en gebruik te maken van de vrije ruimte, kon de klant kosten besparen.

De klant gaf aan dat ze niet wisten wat hun vrije ruimte is en hoeveel daarvan al benut was. De klant had daar ook een reden voor: ze maakten immers bijna geen gebruik van de werkkostenregeling en bleven daardoor zeker binnen de vrije ruimte. Het betalen van een eindheffing van 80% is bij hen dus absoluut niet aan de orde. Prima, toch?

Ja, dat kunt u denken. Alleen blijven er in dat geval kansen liggen. Heeft u er namelijk wel eens over nagedacht om de niet bestede vrije ruimte optimaal te benutten en hiermee kosten te besparen? Dat had onze klant niet. Ons tweede doel is dan ook: het benutten van de vrije ruimte.

Vrije ruimte optimaal benutten

Nadat we samen met de klant de werkkostenregeling in beeld hadden gebracht, wat overigens ook wettelijk verplicht is, was ons duidelijk:

  1. wat de klant totaal aan vrije ruimte had;
  2. welk deel van de vrije ruimte zij al benut hadden.

Vervolgens keken we in hoeverre we de vrije ruimte nog groter konden maken.

  • Waren de kosten wel in de juiste categorie ondergebracht?
  • Konden we de kostenvergoedingen onderbouwen zodat deze niet in de vrije ruimte vielen maar in een andere categorie?

De interesse van de klant was gewekt.

Kosten besparen met eindejaarsuitkering en reiskostenvergoeding

De klant bleek kosten te kunnen besparen met onder andere de eindejaarsuitkering. Ze betaalden namelijk elk jaar een vaste eindejaarsuitkering gebaseerd op een percentage van het loon van de werknemers. Deze eindejaarsuitkering werd altijd bruto betaald.

Door de eindejaarsuitkering deels netto uit te keren en gebruik te maken van de vrije ruimte, kon de klant kosten besparen. Het brutoloonbestanddeel wordt dan namelijk lager, waardoor zij minder premies betalen. Bijkomend voordeel voor hun werknemers is dat zij een deel van de uitkering nu netto ontvangen.

Met 30 werknemers in dienst bespaarde dit de klant jaarlijks nog eens € 5.000 aan kosten.

Met een kort rekensommetje schatte de klant de vrije ruimte in op € 40.000. Een premiebesparing over € 40.000 levert gelijk (voorzichtig ingeschat) € 10.000 op! “En dit hadden we dus elk jaar kunnen doen?”, vroeg de klant. Ja! Breng daarom elk jaar de vrije ruimte opnieuw in beeld en bepaal voor welk deel u de vrije ruimte benut voor de eindejaarsuitkering.

Ook bleek de klant de werknemers geen fiscaal optimale reiskostenvergoeding te betalen. Door deze regeling anders in te kleden, krijgen de werknemers in ruil voor een stukje brutoloon een extra netto reiskostenvergoeding. Hier gaan we samen met de klant in de toekomst nog verder mee aan de slag. Met 30 werknemers in dienst kan hen dit jaarlijks nog eens € 5.000 aan kosten besparen.

Gewijzigde afspraken schriftelijk vastleggen

Fijn dat we bij deze klant de werkkostenregeling konden optimaliseren. We moesten de gewijzigde afspraken tussen de werkgever en werknemers nog wel schriftelijk vastleggen.

Een werknemer moet namelijk afzien van een stukje brutovergoeding in ruil voor een stukje nettoloon. Dit kan consequenties hebben voor bijvoorbeeld zijn pensioenopbouw of voor het doorwerken na het ontvangen van eventuele rechten op een WW-uitkering.

Vrije ruimte in 2020

In 2020 is de vrije ruimte van de werkkostenregeling over de eerste € 400.000 vergroot naar 3%. Heeft u er al over nagedacht wat u met deze extra ruimte wilt doen? Wij kijken graag met u naar de mogelijkheden. Heeft u vragen of opmerkingen? Reageer gerust onder deze blog of neem contact met ons op.

Meer weten? Lees dan ook...

Werkkostenregeling: waar u verplicht aan moet voldoen

De juiste toepassing van de werkkostenregeling levert u voordelen op!

Geen reacties
Plaats uw reactie

Reageer op:

Annuleren