Archief opschonen? Houd rekening met fiscale bewaarplicht

Het nieuwe jaar is aangebroken, wat voor veel ondernemers betekent dat zij hun archief weer gaan opschonen. Let wel op dat u sommige stukken niet te vroeg door de shredder doet. Als ondernemer heeft u namelijk te maken met een fiscale bewaarplicht.

Fiscale bewaarplicht van zeven jaar

Uw fiscale bewaarplicht bedraagt in beginsel zeven jaar. Dit betekent bijvoorbeeld dat u uw voorraad- en loonadministratie van 2013 na 31 december 2020 mag vernietigen. Er zijn echter uitzonderingen.

Uitzondering: akten en aankoopbewijzen

Akten en aankoopbewijzen inzake onroerend goed zult u hoogstwaarschijnlijk sowieso niet snel weggooien, maar formeel bestaat hiervoor een bewaartermijn van tien jaar. Dit heeft onder meer te maken met de herzieningstermijn in de omzetbelasting voor onroerend goed van tien jaar.

Let op! U moet uw gehele administratie ook tien jaar bewaren als u het volgende levert:

  • Elektronische diensten
    Radio- en televisieomroepdiensten
  • Telecommunicatiediensten

Uitzondering: loonadministratie

Binnen de loonadministratie geldt soms een kortere bewaartermijn van vijf jaar. De volgende gegevens moet u ten minste vijf kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

  • Loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen. 
  • Kopieën van het identiteitsbewijs. 
  • Kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemer hebt gekregen.

Let op! U moet de oude verklaringen en formulieren bewaren als deze zijn vervangen door nieuwe.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op. 

Blog
Ook interessant

Administratie controleren in 10 stappen

Wilt u uw administratie aanleveren bij uw accountant? Controleer deze dan eerst voordat u het verstuurt. Dat kan in 10 stappen!

Door Maaike Grevinga
Naar blog