De stappen van het aanvragen van de WBSO, zijn:
De stappen worden hieronder nader toegelicht.
1. Plan van aanpak
Je hebt een product of proces dat je wilt ontwikkelen. Softwareontwikkelingen kunnen ook in aanmerking komen. Dit moet nieuw zijn voor uw bedrijf, dus niet voor de wereld. Voordat je start met een plan van aanpak, is het handig om de WBSO checklist langs te lopen om te bepalen of je in aanmerking komt voor WBSO.
Je omschrijft zo goed mogelijk wat je gaat ontwikkelen en waar je denkt technisch tegenaan te lopen. Technische knelpunten en eventuele oplossingen moet je ook in het plan omschrijven.
Daarnaast maak je een inschatting van de uren die jij, en eventueel je medewerkers, eraan gaan besteden. Wanneer je de kosten en investeringen goed kunt inschatten, neem je die ook mee. Anders kan je de kosten forfaitair (vast bedrag van de besteedde uren) opnemen in je prognose.
2. Aanvraag indienen
Wanneer het plan en kostenplaatje gereed zijn, en je voldoet aan alle voorwaarden, kan je de aanvraag indienen. Dit gaat via het portaal van RVO. Je daarvoor een E-herkenningsmiddel nodig. Hiermee kan je inloggen en staan je gegevens in een beveiligde omgeving.
3. Administratie bijhouden
Op het moment dat de aanvraag is ingediend, kan je starten met de ontwikkeling. Registreer daarbij goed alle uren en kosten die aan het project zijn besteed. Ook kan je belangrijke documenten en stappen van je ontwikkeling archiveren.
Dit komt ook goed van pas wanneer je een controle krijgt. Tijdens een controle moet namelijk de aard, inhoud en voortgang van het project goed vastgelegd zijn.
4. Beschikking ontvangen
Intussen ontvang je een ontvangstbevestiging van RVO. Zij gaan je aanvraag beoordelen. Het kan zijn dat de aanvraag in een keer positief beschikt wordt. Ook is het mogelijk dat de aanvraag negatief wordt beschikt. Maar het kan ook zijn dat RVO nog vragen heeft.
Deze moet je dan binnen een vooraf vastgesteld termijn beantwoorden. Als de aanvraag dan alsnog negatief wordt beschikt, kan je ook nog in bezwaar gaan.
De WBSO is geen subsidie die je ontvangt, maar een fiscale afdrachtsvermindering voor de te betalen loonheffing. Bij een positieve beschikking kan je meteen gebruikmaken van deze afdrachtsvermindering en betaal je dus direct minder belasting.
5. Verantwoorden
Aan het begin van het nieuwe kalenderjaar moet je de gemaakte uren en kosten over het afgelopen jaar verantwoorden. Gaat dit allemaal goed, dan behoud je de subsidie. Heb je niet alle uren of kosten gemaakt, dan kan het zijn dat je een correctie krijgt op uw behaalde voordeel.
Is uw WBSO aanvraag afgekeurd? Dan is het goed om na te gaan waarom dit is gebeurd. Wij kijken graag met je mee naar de oorzaak van het probleem en lossen dit samen met jou op. Ook kijken we hoe we een WBSO afkeuring in de toekomst kunnen voorkomen.
WBSO aanvragen te veel gedoe? Niet als je zo te werk gaat!
“WBSO aanvragen, daar begin ik niet meer aan.” Wellicht heb je dit zelf ook wel eens gedacht of hardop uitgesproken. Maar heb je wel eens nagedacht over een andere aanpak?
5 tips voor optimaal gebruik van de WBSO
Hoe weet je of je alle mogelijkheden hebt benut voor je WBSO aanvraag? In deze blog geef ik je 5 tips. (1) Beschrijf alle projecten (2) Vergeet de interne projecten niet (3) Nieuw voor jouw bedrijf, niet in de wereld (4) Vergeet je softwareprojecten niet (5) Neem alle relevante kosten mee.
Klinkt dit allemaal heel ingewikkeld? Het valt reuze mee. Wij helpen je van begin tot eind in het hele proces. Ook wanneer er vragenbrieven, controles of bezwaren zijn. We houden de deadlines voor je in de gaten en we beschikken over een softwaresysteem waarin je de uren- en projectadministratie eenvoudig kunt bijhouden.
Wat kunnen wij doen? Wij:
Zo kan jij je bezighouden met ondernemen! Neem gerust contact met ons op en laten we samen je WBSO aanvraag bespreken.
Neem contact op
Je bent vast benieuwd of je in aanmerking komt voor WBSO. Kan je het volgende al afvinken?
In deze whitepaper nemen wij je mee in de volledige checklist, waardoor je snel te weten komt of je in aanmerking komt voor WBSO.
Wanneer kan ik WBSO aanvragen?
In principe kan je elke eerste dag van de maand beginnen met de WBSO. Je moet WBSO aanvragen voor het einde van de maand voorafgaand dat je wilt beginnen. Je kunt maximaal vier keer per jaar een aanvraag indienen.
Kan iedereen WBSO aanvragen?
Nee, je kunt WBSO aanvragen als je zelf iets ontwikkelt (tastbaar of software) en wanneer dit een technisch nieuwe uitdaging is voor je onderneming. Wanneer je twijfelt of je WBSO kunt aanvragen, is het raadzaam om een WBSO scan te laten uitvoeren.
Wat moet ik doen als mijn WBSO aanvraag is afgekeurd?
Allereerst is het goed om na te gaan waarom de WBSO aanvraag is afgekeurd. Wij kijken graag met je mee naar de oorzaak van het probleem en lossen dit samen met jou op. Daarnaast geven we tips hoe je een afkeuring van een WBSO aanvraag in de toekomst kan voorkomen.
