Eerst keken Jaap en ik naar het aannameproces. Wat kon hierin efficiënter? Uit ons gesprek bleek dat er veel in- en uitstroom was en er veel arbeidsovereenkomsten werden opgesteld, waar veel tijd in zat. De openstaande velden in het contract, zoals het salaris en de NAW-gegevens, werden handmatig gevuld. Om deze reden hebben wij een sjabloon gemaakt voor arbeidsovereenkomsten.

Door dit sjabloon in HR & salaris online te genereren, worden direct alle lege velden gevuld! Zoals:

• naam
• geboortedatum
• woonplaats
• salaris
• functie

Het is vervolgens alleen nog een kwestie van controleren! Ook voor andere soorten documenten kan natuurlijk een sjabloon gemaakt worden, denk bijvoorbeeld aan een bruikleenovereenkomst of een wijzigingsovereenkomst.

Jaap wilde graag weten hoe hij het beste aflopende contracten of belangrijke data in de gaten kon houden. Het kwam nog wel eens voor dat in alle drukte het aflopen van een contract te laat werd opgemerkt, of dat een jarige medewerker ’s ochtends niet direct tussen de slingers op kantoor zat. Hiervoor hebben we de HR-signaalinstellingen toegepast.

Door het instellen van deze meldingen is Jaap niet meer afhankelijk van het plaatsen van agendameldingen, maar verstuurt HR & salaris online automatisch signalen bij onder andere:

• het aflopen van contracten
• verjaardagen
• jubilea
• verlof
• zelf ingegeven actiepunten

De medewerkers zijn steeds meer vertrouwd geraakt met de Nmbrs app. Ook de verlofaanvragen gaan niet meer met een briefje, maar direct via de Nmbrs app. Medewerkers zien hierdoor direct:

• hun real-time verlofsaldo;
• de status van een verlofaanvraag;
• en desgewenst wanneer andere collega’s vrij zijn.

Jaap kan het verlofoverzicht direct uit HR & salaris online genereren. Hij hoeft zelf dus geen overzicht meer te maken. Dit bespaart hem en zijn medewerkers tijd en draagt bij aan een zorgeloze vakantie!

“Maar hoe kunnen we nou ons papierendossier vastleggen?”, vroeg Jaap. Hiervoor hebben wij gebruikgemaakt van het digitale dossier in HR & salaris online.

Bij alle medewerkers in HR & salaris online kunnen wij nu documenten vastleggen, zoals:

• contracten
• arbeidsvoorwaardenregeling
• ID-bewijzen
• diploma’s
• bonnetjes van declaraties

Ook is het mogelijk dat deze documenten voor de medewerkers zichtbaar zijn. Zo kunnen zij te allen tijde de arbeidsovereenkomst inzien. Of de arbeidsvoorwaardenregeling; deze maakt Jaap nu in één keer voor al zijn (nieuwe) medewerkers zichtbaar en hoeft hij niet meer apart te versturen.

Daarnaast hebben wij gekeken naar het instellen van HR-workflows voor Jaap, maar dit vond hij voor nu nog een stap te ver in de wereld van automatisering. Dat is toekomstmuziek! Gunt u zichzelf net zoals Jaap ook tijdsbesparing en efficiency? Neem dan vooral contact met ons op!