De meest gebruikte functionaliteiten van HR & salaris online door onze klanten

In het dagelijks werk van consultant E-HR komen we bij veel klanten, ondanks de verschillende branches, vaak dezelfde situaties tegen. Dat maakt dat veel klanten baat hebben bij dezelfde functionaliteiten in HR & salaris online. In deze blog behandelen we daarom de functionaliteiten:

Voorbeeldcase

Om het verhaal beter te begrijpen, nemen we als voorbeeld Jaaps bedrijf; een prachtig metaalbewerkingsbedrijf. Het is al jaren in bezit van de familie. Jaap heeft het onlangs overgenomen van zijn ouders.

  • Toen ik aan Jaap vroeg waar hij eigenlijk zijn arbeidsovereenkomsten had vastgelegd, begon hij mij al ietwat betrapt aan te kijken. “Hier onder in de lade”, antwoordde hij lachend.
  • En toen ik hem vroeg hoe hij het verlof registreerde, vertelde hij mij dat de medewerkers urenbriefjes inleverden. Deze zag hij ook nog wel eens over het hoofd. Niet heel efficiënt gaf Jaap eerlijk toe.  

Jaap en ik bespraken dat het fijn zou zijn om dit allemaal op één plek op te slaan en te registreren. Wij liepen samen de functionaliteiten van HR & salaris online door en kwamen tot concrete acties. Kijkt u mee?

Automatisch genereren arbeidsovereenkomst en overige documenten

Eerst keken Jaap en ik naar het aannameproces. Wat kon hierin efficiënter? Uit ons gesprek bleek dat er veel in- en uitstroom was en er veel arbeidsovereenkomsten werden opgesteld, waar veel tijd in zat. De openstaande velden in het contract, zoals het salaris en de NAW-gegevens, werden handmatig gevuld. Om deze reden hebben wij een sjabloon gemaakt voor arbeidsovereenkomsten.

Door dit sjabloon in HR & salaris online te genereren, worden direct alle lege velden gevuld! Zoals:

  • naam
  • geboortedatum
  • woonplaats
  • salaris
  • functie

Het is vervolgens alleen nog een kwestie van controleren! Ook voor andere soorten documenten kan natuurlijk een sjabloon gemaakt worden, denk bijvoorbeeld aan een bruikleenovereenkomst of een wijzigingsovereenkomst.

Bijhouden van verstrekkingen

Jaap hield altijd goed in de gaten welke spullen een medewerker bij uitdiensttreding moest inleveren. Hij wilde  dan ook graag gebruikmaken van de functionaliteit ‘Verstrekkingen’.

Hierin legt Jaap nu vast welke verstrekkingen (zoals sleutels of werkschoenen) een medewerker heeft. Bij een uitdiensttreding komen deze verstrekkingen automatisch in HR & salaris online naar voren en krijgt de werkgever een melding welke spullen nog moeten worden ingeleverd.

Automatische meldingen bij belangrijke data

Jaap wilde graag weten hoe hij het beste aflopende contracten of belangrijke data in de gaten kon houden. Het kwam nog wel eens voor dat in alle drukte het aflopen van een contract te laat werd opgemerkt, of dat een jarige medewerker ’s ochtends niet direct tussen de slingers op kantoor zat. Hiervoor hebben we de HR-signaalinstellingen toegepast.

Door het instellen van deze meldingen is Jaap niet meer afhankelijk van het plaatsen van agendameldingen, maar verstuurt HR & salaris online automatisch signalen bij onder andere:

  • het aflopen van contracten
  • verjaardagen
  • jubilea
  • verlof
  • zelf ingegeven actiepunten

Digitale declaraties

Maar hier bleef het niet bij, de medewerkers van Jaap zijn regelmatig onderweg en dienen voor de gemaakte kosten declaraties in. Deze kwamen normaal bij de boekhouding terecht die vervolgens de betaling handmatig overmaakte. Hier kwam de declaratiemodule goed van pas!

De medewerkers dienen nu via de Nmbrs app de declaraties in. Zij zetten de declaratie gelijk op de juiste post, geven een opmerking mee en voegen zelfs het bonnetje toe. Na goedkeuring van de declaratie komt deze direct op de loonstrook te staan en gaat het mee in de betalingen. Weer een handeling minder voor Jaap!

Digitale verlofaanvragen en verlofoverzichten

De medewerkers zijn steeds meer vertrouwd geraakt met de Nmbrs app. Ook de verlofaanvragen gaan niet meer met een briefje, maar direct via de Nmbrs app. Medewerkers zien hierdoor direct:

  • hun real-time verlofsaldo;
  • de status van een verlofaanvraag;
  • en desgewenst wanneer andere collega’s vrij zijn.

Jaap kan het verlofoverzicht direct uit HR & salaris online genereren. Hij hoeft zelf dus geen overzicht meer te maken. Dit bespaart hem en zijn medewerkers tijd en draagt bij aan een zorgeloze vakantie!

Vastleggen opleidingen en verzuim

Bij veel werkgevers, zo ook bij Jaap, zijn er medewerkers in dienst met certificaten die voor bepaalde tijd geldig zijn en waar herhaalcursussen voor nodig zijn. In HR & salaris online hebben wij deze certificaten vastgelegd met een gekoppeld actiepunt.

Wanneer de datum van dit actiepunt wordt bereikt, krijgt Jaap een melding dat het certificaat bijna afloopt en er een herhaalcursus moet plaatsvinden.

Al pratend kwamen we ook bij het onderwerp verzuim. Gelukkig is er bij Jaap een laag verzuim, maar hij vond het wel interessant om de verzuimmodule te zien. Wat hem vooral aansprak, waren de verzuimoverzichten en de automatische meldingen conform de wet poortwachter die het systeem verstuurt.

Volledig digitaal dossier

“Maar hoe kunnen we nou ons papierendossier vastleggen?”, vroeg Jaap. Hiervoor hebben wij gebruikgemaakt van het digitale dossier in HR & salaris online.

Bij alle medewerkers in HR & salaris online kunnen wij nu documenten vastleggen, zoals:

  • contracten
  • arbeidsvoorwaardenregeling
  • ID-bewijzen
  • diploma’s
  • bonnetjes van declaraties

Ook is het mogelijk dat deze documenten voor de medewerkers zichtbaar zijn. Zo kunnen zij te allen tijde de arbeidsovereenkomst inzien. Of de arbeidsvoorwaardenregeling; deze maakt Jaap nu in één keer voor al zijn (nieuwe) medewerkers zichtbaar en hoeft hij niet meer apart te versturen.

Daarnaast hebben wij gekeken naar het instellen van HR-workflows voor Jaap, maar dit vond hij voor nu nog een stap te ver in de wereld van automatisering. Dat is toekomstmuziek! Gunt u zichzelf net zoals Jaap ook tijdsbesparing en efficiency? Neem dan vooral contact met ons op!

Gerelateerd

4 stadia van HR analytics

In het toepassen van HR analytics onderscheiden we 4 stadia. Wat houden deze fases in? In welk stadium zit uw bedrijf? IT consultant Felicity Joosten vertelt er alles over.

Door Felicity Joosten
Lees blog
Geen reacties
Plaats uw reactie

Reageer op:

Annuleren