Administratie controleren in 10 stappen

Draai allereerst een balans en resultatenrekening uit uw administratie. Deze cijfers kunt u controleren met de onderliggende stukken. In de vervolgstappen wordt duidelijk wat we met deze onderliggende stukken bedoelen. 

Pak de bankafschriften van de bank erbij en controleer of het saldo op het bankafschrift overeenkomt met het saldo op de grootboekrekening van de betreffende bank die op de balans staat vermeld. 

Hetzelfde geldt voor de kas. Controleer of het saldo in het kasboek overeenkomt met het saldo op de grootboekrekening van de kas. Ook de grootboekrekening van de kas staat vermeld op de balans. 

Draai een openstaande debiteuren-, crediteuren- en voorraadlijst uit. Controleer allereerst of het saldo van de lijsten overeenkomt met het saldo van de grootboekrekening die staat vermeld op de balans.

Loop vervolgens de lijsten door op bijzonderheden. Denk bijvoorbeeld aan minbedragen en aan oudere posten. Ga voor uzelf na of het terecht is dat de betreffende post nog op de lijst voorkomt.  

Moet u omzet- en/of loonbelasting afdragen? Controleer dan of het saldo op de balans afloopt in de volgende periode. 

Stel: u dient een aangifte omzetbelasting over het vierde kwartaal in van € 10.000 (te betalen). Dit zou betekenen dat op 31 december uw schuldpositie van de omzetbelasting € 10.000 bedraagt. Vervolgens betaalt u in januari daadwerkelijk de € 10.000 aan de belastingdienst. De schuldpositie loopt dus af in de volgende periode.  

Hoe ontstaan er dan verschillen? Verschillen kunnen bijvoorbeeld ontstaan door boetes en/of rente die de belastingdienst berekent als de aangifte niet tijdig wordt ingediend of betaald. De boetes en rente moeten we corrigeren naar de kosten in de resultatenrekening. 

Heeft u vorderingen en/of schulden op de balans staan? Ga dan na of de vordering/schuld op de balans terecht is. Controleer bij een langlopende vordering/schuld of het saldo overeenkomt met het aflossingsschema of hetgeen in de overeenkomst vermeld staat.

Controleer daarnaast of de ontvangen/betaalde rente juist en volledig is geboekt in uw administratie. Controleert u de rente over een heel jaar? Dan ziet u waarschijnlijk twaalf maandelijkse termijnen terugkomen. Ziet u maar elf termijnen? Dan is één termijn waarschijnlijk verkeerd geboekt. 

Controleer of tussenrekeningen, zoals kruisposten en vraagposten, op nihil uitkomen. Als u even niet weet welke grootboekrekening u moet gebruiken, kan het handig zijn om de grootboekrekening vraagposten te gebruiken. Probeer deze boeking achteraf wel weer te corrigeren.

Weet u alsnog niet welke grootboekrekening u moet gebruiken? Neem dan contact op met uw adviseur. 

Draai de resultatenrekening van het huidige jaar uit en vergelijk deze met de resultatenrekening van het voorgaande jaar. Als u hierin afwijkingen ziet, is het goed om na te gaan of u dit kunt verklaren. Klopt uw beeld niet met de cijfers? Dan kan het zo maar zijn dat iets niet goed geboekt is. Controleer en corrigeer als dat nodig is. 

Heeft u personeel in dienst? Controleer dan met behulp van de cumulatieve loonjournaalpost of de bedragen overeenkomen met de bedragen in de resultatenrekening. Als hierin verschillen zitten dan is waarschijnlijk één van de loonjournaalposten niet goed ingeboekt.

Wist u overigens dat in veel gevallen de loonjournaalpost automatisch ingelezen kan worden? Neem contact op met uw adviseur om te kijken of dit ook mogelijk is bij uw boekhoudpakket.  

Een bedrijfsmiddel kun je aanmerken als investering als het bedrag hoger is dan € 450. Controleer of de geboekte investeringen hieraan voldoen. Is dit niet het geval? Dan moet u het bedrag corrigeren naar de kosten. De grootboekrekening kleine aanschaf inventaris is dan een voor de hand liggende optie. 

Bekijk het ook van de andere kant. Mogelijk staan er investeringen tussen de kosten. Bijkomstig voordeel is dat u mogelijk een hogere investeringsaftrek kan claimen, waardoor u uiteindelijk minder belasting betaalt. 

Boekt u de administratie voor een groep met meerdere BV’s? Controleer dan of de rekening-courant posities onderling aansluiten.

We raden u aan om uw administratie periodiek (bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal) te controleren. U kunt zich wel voorstellen dat als in januari er iets niet klopt, het moeilijk is om te achterhalen waar het in het voorgaande jaar precies is misgegaan.   

Heeft u vragen over het controleren van uw administratie? Of wilt u hulp bij het uitvoeren van een bepaalde stap? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met ons op.