Thuiswerken: (wat) mag u uw personeel belastingvrij vergoeden?

Vanwege de coronacrisis werken steeds meer werknemers vanuit huis. Hoe zit het met de daaraan verbonden kosten? Wie betaalt deze en mag u ze als werkgever belastingvrij vergoeden? En zo ja, wat mag u dan vergoeden en onder welke voorwaarden? 

Belastingvrij vergoeden

De werkgever kan de kosten van thuiswerken belastingvrij vergoeden als er een zelfstandige werkkamer is met eigen sanitair en een eigen ingang. Dit geldt bovendien ook wanneer de werknemer huur betaalt voor het gebruik van de werkkamer.

Verder mag u het volgende belastingvrij vergoeden:

✅ PC, mobiel en gereedschap: u mag PC’s, mobieltjes, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als u in alle redelijkheid vindt dat deze spullen nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook een internetabonnement.

✅ Inrichting werkkamer: als werkgever bent u volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van uw werknemers, ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat u daarom Arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen ook een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn of haar werkkamer nodig heeft. De werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen.

Niet belastingvrij vergoeden

Het volgende mag u niet belastingvrij vergoeden:

❌ Koffie, thee of toiletpapier: het vergoeden of verstrekken van koffie, thee, toiletpapier en dergelijke vanwege het verplichte thuiswerken is belast. U kunt deze vergoedingen en verstrekkingen wél onderbrengen in de werkkostenregeling.

Vergoeden via de werkkostenregeling

In de praktijk blijkt dat aan de voorwaarden met betrekking tot een zelfstandige werkkamer vaak niet wordt voldaan. U kunt dan tóch de kosten belastingvrij vergoeden, namelijk via de werkkostenregeling.

Vergoedingen en verstrekkingen zijn belastingvrij voor zover ze binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. De werkkostenregeling kent in 2021 (opnieuw) een extra grote 'vrije ruimte' vanwege corona. Deze bedraagt 3% van uw loonsom tot €400.000 en 1,18 % over het meerdere. Bent u meer kwijt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere.

Einde thuiswerken, wat dan?

Komt uw personeel weer naar kantoor, dan moet de werknemer de spullen weer bij u inleveren of er op basis van de dagwaarde een vergoeding voor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast.

Vergoeding woon-werkverkeer

Kregen uw werknemers al vóór 13 maart 2020 een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer, dan mag u die in ieder geval tot 1 januari 2022 onbelast blijven doorbetalen. Op die manier kunt u tegemoetkomen in de extra kosten van thuiswerken.

Let op! Het kabinet beraadt zich op een nieuwe regeling voor thuiswerkers. 

Ga met uw werknemer in overleg 

Wellicht heeft u dit jaar minder personeelskosten vanwege corona. De kans is groot dat er op kantoor minder water en energie verbruikt wordt vanwege het vele thuiswerken. Ook worden waarschijnlijk minder kosten gemaakt door de (personeels)uitjes die niet doorgaan. Hoe verantwoord u dit richting uw werknemers?

Het Nibud raadt werkgevers en werknemers aan met elkaar in overleg te gaan over de kosten van thuiswerken. Bespreek daarbij dat thuiswerken minder reiskosten oplevert, bekijk of deze al dan niet vergoed worden en of dit ook tijdens het thuiswerken zo blijft. 

Vragen?

Heeft u nog vragen over de werkkostenregeling of kosten bij thuiswerken? Neem gerust contact met ons op. 

Hoeveel kost thuiswerken?

Volgens het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) kost thuiswerken zo’n € 2 per dag. Voor werknemers die dit jaar enkele maanden thuiswerken, lopen de kosten dus al gauw op tot een paar honderd euro. Het betreft onder meer het gebruik maken van het toilet, kosten voor koffie, energie en afschrijving op het meubilair.

Wilt u alle (personeels)cijfers, zoals het gebruikelijk loon voor de dga, het minimumloon en arbeidskortingen in één overzicht? Download dan onderstaand e-book ↓

E-book Actualiteiten Personeel 2021

Het e-book Actualiteiten Personeel 2021 is een handig naslagwerk voor u als werkgever, HR-medewerker en/of salarisadviseur. In het e-book vindt u onder meer de actuele cijfers van het minimumloon, premiepercentages werknemersverzekeringen...