Thuiswerken: wie betaalt de kosten?

Vanwege de coronacrisis werken steeds meer werknemers vanuit huis. Hoe zit het met de daaraan verbonden kosten? Wie betaalt deze en mag u ze als werkgever belastingvrij vergoeden?

Werkgever vergoed belastingvrij

De werkgever kan de kosten van thuiswerken belastingvrij vergoeden. Dat kan sowieso als er een zelfstandige werkkamer is met eigen sanitair en een eigen ingang. Dit geldt bovendien ook wanneer de werknemer huur betaalt voor het gebruik van de werkkamer.

Echter wordt er vaak niet aan deze voorwaarden voldaan. U kunt dan tóch de kosten belastingvrij vergoeden, namelijk via de werkkostenregeling.

Vergoeden via de werkkostenregeling 

Vergoedingen en verstrekkingen zijn belastingvrij voor zover ze binnen de zogenaamde vrije ruimte vallen. De werkkostenregeling kent dit jaar een extra grote ‘vrije ruimte’ vanwege corona. Deze bedraagt 3% van uw loonsom tot €400.000 en 1,2% over het meerdere. Bent u in 2020 meer kwijt aan vergoedingen en verstrekkingen, dan betaalt u als werkgever 80% belasting over het meerdere.

Minder kosten op kantoor

Wellicht heeft u dit jaar minder personeelskosten vanwege corona. De kans is groot dat er op kantoor minder water en energie verbruikt wordt vanwege het vele thuiswerken. Ook worden waarschijnlijk minder kosten gemaakt door de (personeels)uitjes die niet doorgaan. Hoe verantwoord u dit richting uw werknemers?

Ga met uw werknemer in overleg 

Het Nibud raadt werkgevers en werknemers aan met elkaar in overleg te gaan over de kosten van thuiswerken. Bespreek daarbij dat thuiswerken minder reiskosten oplevert, bekijk of deze al dan niet vergoed worden en of dit ook tijdens het thuiswerken zo blijft. Werkgevers mogen dit namelijk onbelast blijven doen.

Heeft u nog vragen over de werkkostenregeling of kosten bij thuiswerken? Neem gerust contact met ons op. 

Hoeveel kost thuiswerken?

Volgens het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) kost thuiswerken zo’n € 2 per dag. Voor werknemers die dit jaar enkele maanden thuiswerken, lopen de kosten dus al gauw op tot een paar honderd euro. Het betreft onder meer het gebruik maken van het toilet, kosten voor koffie, energie en afschrijving op het meubilair.

Ook interessant
Rembrandt DamenDoor Rembrandt Damen

Veelgestelde vragen over thuiswerken en tips

Hoe voldoet u als werkgever aan de Arbowetgeving als uw werknemers thuiswerken? En mag u uw werknemers controleren bij het thuiswerken? Lees de antwoorden op veelgestelde vragen van werkgevers over thuiswerken.

Lees meer