Inschrijving UBO-register

U bent als bestuurder/ondernemer verantwoordelijk voor de juiste en tijdige inschrijving van de UBO’s. In dit artikel nemen wij u mee in 5 veelgestelde vragen.

Inschrijving UBO-register

en 5 veelgestelde vragen

Vanaf 27 september 2020 zijn ondernemingen, stichtingen en verenigingen verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben in het zogeheten UBO-register in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit is het gevolg van Europese regels.

Let op ! Organisaties waren verplicht vóór 27 maart 2022 de eerste inschrijving van hun UBO’s te doen. De juiste registratie van de UBO’s is echter een doorlopende verplichting. Wijzigen de UBO’s van uw onderneming, stichting of vereniging? Geef die wijzigingen dan ook door bij de Kamer van Koophandel. 

De UBO-registratie geldt voor de ondernemingen en niet voor hun UBO’s. Dat betekent dat u als bestuurder/ondernemer verantwoordelijk bent voor de juiste en tijdige inschrijving van de UBO’s.

In dit artikel nemen wij u mee in 5 veelgestelde vragen:

  1. Wat is een UBO?
  2. Wie moet als UBO worden ingeschreven?
  3. Welke ondernemingen en organisaties hebben een registratie verplichting?
  4. Wat is de inhoud en het doel van het UBO-register?
  5. Hoe kunt u UBO’s registreren en wijzigingen doorgeven?

1. Wat is een UBO?

UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, ofwel de uiteindelijke belanghebbende. Dit is de persoon die:

  • de uiteindelijke eigenaar is of;
  • de uiteindelijke zeggenschap heeft over een onderneming, stichting of vereniging.

Let op! Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Een onderneming, stichting of vereniging heeft altijd één of meerdere UBO’s

2. Wie moet als UBO worden ingeschreven?

Het is afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming wie er als UBO ingeschreven moet worden.

Bv

Bij een bv gaat het bijvoorbeeld om de personen:

  • met meer dan 25% van de aandelen;
  • met meer dan 25% van de stemrechten, en;
  • die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.

Zijn er op grond van deze criteria geen UBO’s, bijvoorbeeld omdat er 5 aandeelhouders of meer zijn? Dan zijn alle statutair bestuurders van de bv die in het Handelsregister ingeschreven staan UBO. Dit noemen we ‘pseudo-UBO’s’.

Personenvennootschap

Bij een personenvennootschap, zoals een VOF, gaat het om de personen met:

  • meer dan 25% recht op het vermogen;
  • meer dan 25% van de stemrechten, en;
  • die de feitelijke zeggenschap over de onderneming hebben.

Zijn er op grond van deze criteria geen UBO’s, bijvoorbeeld omdat er 5 vennoten of meer zijn, dan geldt ook hier dat alle bestuurders van de vennootschap, die in het Handelsregister ingeschreven staan, UBO zijn. In de regel zijn dat de vennoten.

Stichting

Bij een stichting gaat het onder meer om personen die:

  • voor meer dan 25% begunstigde van het vermogen zijn, en;
  • meer dan 25% stemrecht hebben.

Tip! Het gaat te ver om voor alle organisaties en situaties de UBO’s uit te werken. Op de site van de kamer van Koophandel vindt u veel informatie per rechtsvorm. En uiteraard kunt u ook contact opnemen met een van onze adviseurs.  

3. Welke ondernemingen en organisaties hebben een registratie verplichting?

Niet alle ondernemingen hebben de plicht om hun UBO’s in te schrijven. Wie wel? In ieder geval in Nederland opgerichte:

  • niet-beursgenoteerde bv’s en nv’s;
  • stichtingen en verenigingen;
  • coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
  • kerkgenootschappen.

En dus niet:

  • eenmanszaken;
  • beursgenoteerde vennootschappen en 100%-dochters daarvan;
  • VVE’s;
  • publiekrechtelijke rechtspersonen;
  • buitenlandse ondernemingen, ongeacht of zij een hoofd- of nevenvestiging in Nederland hebben. Mogelijk moeten zij hun UBO’s registreren in het land waar zij zijn opgericht.

Een volledig overzicht vindt u op de site van de Rijksoverheid.

4. Wat is de inhoud en het doel van het UBO-register?

Het UBO-register maakt bepaalde gegevens over de UBO’s inzichtelijk. Hierdoor weet u met wie u zaken doet en hierdoor kunnen criminelen zich minder makkelijk verhullen achter juridische entiteiten.

Het inzichtelijk maken van de UBO’s moet uiteindelijk misbruik van het financiële stelsel helpen voorkomen middels fraude, terrorismefinanciering of het witwassen van geld.

Welke gegevens zijn openbaar?

Van de UBO worden persoonsgegevens geregistreerd. De volgende gegevens van de UBO worden in het openbare gedeelte getoond:

  • voor- en achternaam;
  • geboortemaand en -jaar;
  • woonland en nationaliteit;
  • mate belang en/ of zeggenschap in de onderneming.

Let op! Dat betekent echter niet dat u als UBO zo maar te ‘googelen’ bent. Het openbare gedeelte is alleen doorzoekbaar op naam van de onderneming of rechtspersoon.

Zoeken op naam van de UBO is dus niet mogelijk. Daarnaast kost het opvragen van de gegevens uit het register geld. De gegevens worden daarom ook niet direct getoond.

Welke gegevens moet u doorgeven?

U moet als UBO bepaalde gegevens doorgeven. Deze zijn alleen bedoeld voor bevoegde autoriteiten zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid.

De gegevens zijn:

  • BSN/buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • geboortedag, -land en –plaats;
  • woonadres;
  • afschrift van geldig identiteitsdocument;
  • afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het belang blijkt.

Tip! Als UBO kunt u verzoeken de openbare gegevens af te laten schermen. Dat is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer de UBO:

  • minderjarig is;
  • onder curatele of onder bewind staat;
  • politiebeveiliging heeft.

5. Hoe kunt u UBO’s registreren en wijzigingen doorgeven?

De UBO’s registreert u bij de KvK. Daar kunt u ook de wijzigingen rond de UBO’s doorgeven of ze uitschrijven. Bijvoorbeeld omdat hun belang in de onderneming wijzigt.

Let op! De wijzigingen moet u binnen 7 dagen nadat ze van kracht geworden zijn doorgeven.

Sancties

Organisaties die hun UBO’s niet tijdig gemeld hebben, riskeren een sanctie. Dit kan een boete, maar – in geval van strafrechtelijke vervolging - ook een taak- of gevangenisstraf zijn.

Vragen?

We kunnen ons voorstellen dat u vragen heeft over deze verplichting en over het vaststellen van de UBO. Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder!