1. Begriffsbestimmungen
In dieser Regelung wird verstanden unter:
Bta: Erlass zur Aufsicht über Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (Besluit toezicht accountantsorganisaties);
RvB: das leitende Organ unserer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, das die Unternehmenspolitik festlegt und Entscheidungen in allen Angelegenheiten unserer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft trifft;
Beschwerde: eine schriftliche Äußerung der Unzufriedenheit über ein Verhalten eines zeichnungsberechtigten Mitarbeiters, eines Mitarbeiters oder einer bei einem Teil des Netzwerks tätigen Person oder über die sozialen, ökologischen oder Governance-Auswirkungen des Handelns oder Unterlassens von De Jong & Laan und ihrem Netzwerk;
Beschwerdeführer: der Einreicher einer Beschwerde;
Mitarbeiter: eine Person, die Tätigkeiten auf Grundlage eines Arbeitsvertrages oder anderer Vertragsformen ausübt und an der Durchführung der Aufträge unseres Büros beteiligt ist;
Netzwerk: die Kooperationsstruktur unseres Büros, einschließlich der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, gemäß der Definition in der Bta;
Zeichnungsberechtigter Mitarbeiter: eine Person, die befugt ist, im Namen der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Ausführung von Aufträgen im Bereich der professionellen Dienstleistungen einzugehen.
2. Behandlung und Registrierung von Beschwerden
2.1 Mit der Behandlung und Registrierung von Beschwerden wird in erster Instanz der Senior Manager Legal betraut. Diese Person ist inhaltlich nicht an dem betreffenden Auftrag oder den beteiligten Personen/Einheiten beteiligt, um Unabhängigkeit und Objektivität zu gewährleisten.
2.2 Der Senior Manager Legal:
- untersucht die eingegangene Beschwerde und nimmt Kenntnis von allen relevanten (Auftrags-)Unterlagen;
- informiert den RvB über die eingegangene Beschwerde;
- informiert den Compliance Officer über die eingegangene Beschwerde, sofern es sich um einen gesetzlichen Prüfungsauftrag handelt;
- meldet die Beschwerde über den Vermittler an den Berufshaftpflichtversicherer, sofern die Beschwerde möglicherweise zu einer finanziellen Haftung führt, die den Selbstbehalt der Berufshaftpflichtversicherung übersteigt;
- holt bei Bedarf zusätzliches rechtliches Gutachten ein;
- berät den RvB über die Abwicklung der Beschwerde und mögliche Maßnahmen.
2.3 Liegt eine (mögliche) Interessenkollision vor oder betrifft die Beschwerde die Unabhängigkeit des Senior Manager Legal oder des Vorstands, kann De Jong & Laan einen unabhängigen externen Schiedsrichter oder Sachverständigen benennen, um die Beschwerde zu beurteilen oder hierzu zu beraten.
Die Auswahl dieser externen Partei erfolgt auf Grundlage von Fachkompetenz und Unabhängigkeit. Sofern relevant, kann diesem externen Schiedsrichter eine im Voraus festgelegte Vergütung gewährt werden.
3. Einreichung von Beschwerden
3.1 Wenn das berufliche Handeln oder Unterlassen von De Jong & Laan oder (einem ihrer) Mitarbeiter bzw. dessen soziale, ökologische oder Governance-Auswirkungen hierzu Anlass geben, kann der Beschwerdeführer eine Beschwerde einreichen.
3.2 Eine Beschwerde ist schriftlich einzureichen und kann per E-Mail versandt werden.
E-Mail-Adresse für externe Beschwerden: johan.hobma@jonglaan.nl
Die Beschwerde muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Kontaktdaten des Beschwerdeführers;
- Angabe, auf wen oder was sich die Beschwerde bezieht: (zeichnungsberechtigter) Mitarbeiter, Dienstleistung/Einheit, die Organisation oder ein Teil des Netzwerks;
- Datum;
- eine klare Beschreibung des beanstandeten Verhaltens oder Unterlassens;
- die Gründe, aus denen dieses Verhalten als beschwerdig erachtet wird;
- falls zutreffend: eine Beschreibung der sozialen, ökologischen oder Governance-Auswirkungen (welche Auswirkungen, wo/wann, für wen und wie der Beschwerdeführer betroffen ist);
- gegebenenfalls Kontext zu Standort/Lieferkette (z. B. Kundenprojekt, Lieferant, Partner, Netzwerkeinheit);
- relevante Dokumente/Beweisstücke, auf die in der Beschwerde Bezug genommen wird (digital beigefügt).
3.3 Mündlich eingereichte Beschwerden sind unzulässig.
3.4 Eine Beschwerde wird nicht bearbeitet, wenn:
- sie ein Verhalten betrifft, das durch Einreichung einer Beschwerde bereits dem Urteil der Beschwerdekommission oder dem Berufsgericht der Berufsorganisation unterworfen ist oder war;
- sie ein Verhalten betrifft, das durch Einreichung einer Beschwerde bereits dem Urteil der Accountantskamer unterworfen ist oder war;
- zwischen dem Zeitpunkt der Feststellung oder der vernünftigerweise möglichen Feststellung des Handelns oder Unterlassens und der Einreichung mehr als drei Jahre vergangen sind;
- zwischen dem Zeitpunkt des Handelns oder Unterlassens und der Einreichung mehr als sechs Jahre vergangen sind.
4. Eingangsbestätigung der Beschwerdeschrift
4.1 Der Senior Manager Legal stellt sicher, dass der Einreicher einer Beschwerdeschrift innerhalb einer Woche nach deren Eingang eine Eingangsbestätigung sowie Informationen über das Beschwerdeverfahren erhält. Wird eine Beschwerde dem Versicherer zur Beratung vorgelegt, informiert der Senior Manager Legal den Beschwerdeführer hierüber so bald wie möglich.
4.2 Entspricht eine Beschwerdeschrift nicht den in Punkt 3.2 formulierten Anforderungen, erhält der Beschwerdeführer innerhalb von zwei Wochen nach Eingang die Möglichkeit, den Mangel innerhalb von zwei Wochen zu beheben.
4.3 Anonyme Beschwerden können nicht bearbeitet werden, werden jedoch registriert und hinsichtlich möglicher Risiken für Beteiligte bewertet.
4.4 Kommt der Beschwerdeführer der Mängelbehebung innerhalb der genannten Frist nicht nach, kann der RvB beschließen, die Beschwerde nicht (weiter) zu bearbeiten. Der Beschwerdeführer wird hierüber innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf der vorgenannten Frist unter Angabe der Gründe informiert.
5. Beschwerdebehandlung
5.1 De Jong & Laan behandelt alle Beschwerden und Meldungen diskret und professionell. Es wird gewährleistet, dass keine beteiligte Person aufgrund des gutgläubigen Äußerns von Bedenken oder der Einreichung einer Beschwerde benachteiligt wird. Beschwerden werden vertraulich behandelt unter Beachtung eines sorgfältigen und fairen Untersuchungsverfahrens.
5.2 Während der Bearbeitung der Beschwerde wird der Beschwerdeführer zu geeigneten Zeitpunkten über den Fortschritt informiert, einschließlich der voraussichtlichen Bearbeitungsdauer, etwaiger Verzögerungen mit Begründung, des Standes der Untersuchung und des endgültigen Ergebnisses.
5.3 Der Senior Manager Legal untersucht die Beschwerde und ist befugt, Einsicht in alle aus seiner Sicht relevanten Auftragsunterlagen zu nehmen. Er kann beschließen, die Identität des/der Beschwerdeführer(s) vertraulich zu behandeln und rechtlichen Rat einzuholen, sofern er dies für erforderlich hält. Er berät den RvB über die Abwicklung der Beschwerde.
5.4 Hält es der RvB für sinnvoll, wird ein Gespräch mit dem Beschwerdeführer geführt, um unter anderem zu prüfen, ob die Beschwerde im Wege der Vermittlung erledigt werden kann und inwieweit sie für eine weitere Behandlung in Betracht kommt.
5.5 Führt die Vermittlung zu einer Lösung, mit der der Beschwerdeführer zufrieden ist, wird die Beschwerde nicht weiter bearbeitet. Der Beschwerdeführer sowie die Person, auf deren Verhalten sich die Beschwerde bezieht, werden schriftlich über die Beendigung informiert.
5.6 Führt die Vermittlung nicht zur Zufriedenheit des Beschwerdeführers, wird die Beschwerde weiter bearbeitet.
5.7 Wird eine Beschwerde nicht innerhalb von zehn Wochen abgeschlossen, erhalten der Beschwerdeführer sowie die betroffene Person vor Ablauf der Frist eine Mitteilung über die Verlängerung.
6. Aufgaben des RvB
Aufgabe des RvB ist es:
- Entscheidungen auf Grundlage der Beratung des Senior Manager Legal (und/oder eines externen Schiedsrichters) zu treffen;
- festzustellen, ob sich die Beschwerde auf ein individuelles Verhalten, ein Team/eine Einheit, die Organisation insgesamt und/oder einen Teil des Netzwerks bezieht und ob eine (mögliche) soziale, ökologische oder Governance-Auswirkung vorliegt;
- die Ergebnisse mit relevanten Beteiligten zu erörtern;
- angemessene Maßnahmen festzulegen und umzusetzen;
- gegebenenfalls einen Verbesserungs- oder Maßnahmenplan festzulegen;
- den/die Beschwerdeführer über das Ergebnis zu informieren;
- erforderlichenfalls Maßnahmen zur Anpassung von Anweisungen, Schulungen oder Prozessen zu ergreifen.
7. Dokumentation und Berichterstattung
7.1 Die Untersuchung wird so dokumentiert, dass die Akte die Schlussfolgerungen trägt. Der RvB formuliert seine vorläufige Schlussfolgerung, wobei dem betroffenen Mitarbeiter Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben wird.
7.2 Sofern sinnvoll, veröffentlicht der RvB die registrierten Daten jährlich in übersichtlicher und anonymisierter Form mit erläuternder Darstellung möglicher struktureller Verbesserungen.
8. Ausführungsregelung und Mandat
8.1 Der RvB kann ergänzende Regelungen zur Durchführung dieser Beschwerdeordnung erlassen.
8.2 Der RvB kann notwendige Befugnisse zur effizienten Beschwerdebehandlung delegieren.
8.3 Der Senior Manager Legal ist außerdem mit der Aufsicht über die Umsetzung der Beschwerdeordnung betraut.
9. Evaluierung und Verbesserung
De Jong & Laan evaluiert das Beschwerdeverfahren jährlich anhand eingegangener Beschwerden, Ergebnisse, Engpässe und Stakeholder-Feedback. Diese Evaluierung kann führen zu:
- Anpassung interner Prozesse;
- Weiterbildung von Mitarbeitern;
- Änderung oder Erweiterung dieser Beschwerdeordnung.
10. Schutz vor nachteiligen Folgen
De Jong & Laan verfolgt eine strikte No-Retaliation-Politik. Niemand darf aufgrund des gutgläubigen Äußerns von Bedenken, Meldungen oder Beschwerden benachteiligt werden.
De Jong & Laan stellt sicher, dass:
- die Identität des Beschwerdeführers vertraulich behandelt wird;
- Informationen nur an notwendige Personen weitergegeben werden;
- der Beschwerdeführer vorab über Zugriffsberechtigungen informiert wird;
- Maßnahmen gegen Verstöße gegen die Vertraulichkeit ergriffen werden;
- bei Bedarf zusätzliche Schutzmaßnahmen getroffen werden;
- gegebenenfalls mit unabhängigen Dritten zusammengearbeitet wird.
Dieses Verfahren gilt für alle externen Stakeholder, die eine Beschwerde einreichen.