Er zijn 7 aandachtspunten, ook wel misvattingen, waar je rekening mee moet houden voordat je besluit wel of geen subsidie aan te vragen. Deze zijn als volgt:
De misvattingen worden hieronder nader toegelicht.
1. Een projectomschrijving verzin ik wel even.
Je komt bedrogen uit wanneer je denkt dat je jouw project wel anders kunt omschrijven dan je het verwacht uit te voeren, alleen om de subsidie binnen te halen.
Het kan zijn dat je in eerste instantie een positieve verleningsbeschikking ontvangt. Als achteraf tijdens een controle of uit de eindrapportage echter blijkt dat je iets heel anders hebt gedaan, is de kans groot dat je het uitgekeerde subsidiebedrag terug moet betalen en de beschikking naar € 0,- wordt gecorrigeerd.
Als je niet te goeder trouw hebt gehandeld, dan kunnen hier zelfs verzwarende sancties op volgen, zoals een stevige boete. Kijk dus altijd met een reële blik naar je project en de subsidieregeling.
2. Op een aanvraag ontvang ik altijd een positieve beschikking.
Een aanvraag kan soms ook negatief beschikt worden. Dit kan komen doordat de subsidieverstrekker vindt dat het project inhoudelijk niet voor de subsidie in aanmerking komt. Natuurlijk hoef je het hier niet altijd mee eens te zijn en kun je in bezwaar gaan tegen de beslissing.
Ook kan het budget zijn uitgeput of op formele gronden worden afgewezen. Reken jezelf dus niet rijk wanneer je een aanvraag indient, maar wacht rustig de beslissing van de subsidieverstrekker af.
3. Bij een positieve beschikking ontvang ik direct het geld.
Dat is in veel gevallen niet zo. Wanneer je een positieve verleningsbeschikking ontvangt, kun je afhankelijk van de regeling:
Bij sommige regelingen krijg je wel direct het geld op je rekening gestort, maar moet je dat geld wel besteden aan het project. Feitelijk is er dus vaak sprake van voorfinanciering door de onderneming.
4. Ontvangen subsidiegeld mag ik altijd houden.
Hoewel dat vaak wel zo is, komt het voor dat een project gedurende de looptijd dusdanig wijzigt dat een deel van het geld teruggestort moet worden.
Ook wanneer bijvoorbeeld je projectadministratie niet in orde is, kan het zijn dat je je recht op subsidie verliest en het geld terug moet storten.
Kijk dus altijd goed naar de voorwaarden en je projectomschrijving. Meld wijzigingen altijd zo snel mogelijk aan de subsidieverstrekker om teleurstellingen en eventuele financiële problemen te voorkomen.
5. De subsidievestrekker moet niet zeuren over de projectadministratie.
Een deugdelijke projectadministratie is van cruciaal belang, dat blijkt ook uit de vorige alinea. Er zijn ondernemers die vinden dat het fysiek ontwikkelde product voldoende vertelt. Elke subsidieregeling heeft echter zijn verantwoordingseisen. Die zijn onderdeel van de regeling. Deze eisen staan vaak in de verleningsbeschikking vermeld (of daarin staat een link naar het document waarin de eisen staan).
Een niet deugdelijke projectadministratie kan ervoor zorgen dat je niet alleen je ontvangen subsidiebedrag terug moet betalen, maar ook een flinke boete die op kan lopen tot 100% van het subsidiebedrag en soms zelfs een uitsluiting van subsidieregeling voor meerdere jaren.
6. Over uitstel van deadlines valt te praten.
Hoewel sommige subsidieverstrekkers erg flexibel zijn bij het naleven van deadlines van bijvoorbeeld vragenbrieven, mag je hier nooit op rekenen. Een deadline is een deadline.
Bij subsidieaanvragen zie je vaak dat een deadline op een bepaalde datum is vastgesteld met een tijdstip. Wanneer je één minuut te laat bent, wordt je aanvraag in de meeste gevallen niet meer in behandeling genomen. Denk hier dus niet te makkelijk over en zorg ervoor dat je altijd op tijd je aanvraag indient.
Het kan ook voorkomen dat een portaal door overbelasting vlak voor de deadline niet bereikbaar is. Dat hierdoor jouw aanvraag niet in behandeling wordt genomen, is (zo zeggen veel subsidieverstrekkers) niet hun maar jouw probleem.
Ook wanneer je vragenbrieven krijgt, heb je te maken met een deadline. Begin direct met het beantwoorden van de vragen en wacht niet tot de laatste dag.
7. Als ik een vragenbrief ontvang dan heb ik een slechte aanvraag geschreven.
Hoewel sommige subsidieadviesbureaus dit suggereren, is dit in veel gevallen niet waar. Soms wil een subsidieverstrekker:
Het komt ook voor dat je in de aanvraag een beperkt aantal woorden of tekens mag gebruiken waardoor je niet alle relevante informatie kwijt kunt. Dan is het fijn dat je bij de beantwoording van een vragenbrief de ontbrekende informatie kunt aanvullen.
Beantwoord de vragen altijd zo volledig mogelijk met goed onderbouwde stukken. Ik begrijp dat het beantwoorden van een vragenbrief extra tijd kost en als een obstakel wordt gezien, maar het gaat natuurlijk wel om belastinggeld waar fatsoenlijk mee omgegaan moet worden.
Aan elke vorm van financiering zitten voorwaarden, zo ook aan subsidies. Accepteer dat wanneer je er gebruik van maakt. Zo kun je met subsidies mooie projecten draaien om jouw organisatie toekomstbestendig te maken en te houden.
Heb je vragen over dit onderwerp, iets toe te voegen of wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op!
5 tips voor een simpele administratie bij subsidieprojecten
Sommige ondernemers zien af van subsidies, omdat ze opzien tegen de projectadministratie. Hoewel je aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, zijn projectadministraties voor subsidieprojecten doorgaans gemakkelijk te organiseren. Ik geef je vijf tips.