Vergoeding buitenlandse zakenreis omhoog

De onbelaste vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen van werknemers zijn per 1 oktober 2018 verhoogd. De maximumbedragen verschillen per land, stad en regio en zijn te vinden in het Reisbesluit Buitenland. De vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn ongewijzigd.

Leonie Pongers
Leonie Pongers

Vaste bedragen

Een werknemer die voor zijn werk in het buitenland is, kan een vaste vergoeding krijgen voor reis- en verblijfskosten die onder voorwaarden onbelast is.

De vergoeding ziet op kosten van verblijf (eten/drinken) en eventueel overnachting. Daarnaast mag er nog een vergoeding gegeven worden voor kleine overige kosten.

De vergoeding is niet aan een specifieke branche gebonden. Als bijvoorbeeld een monteur of vertegenwoordiger een bepaalde periode in het buitenland werkzaam is, kunt u de regeling toegepassen. Bij een dienstreis korter dan 4 uur mag u geen vergoeding voor verblijf geven.

Met toepassing van deze regeling hoeft de werknemer geen declaratie bij u als werkgever in te dienen. De werkgever kan een vergoeding geven zonder onderliggende facturen. Wel is het raadzaam om op voorhand een goedkeuring van de Belastingdienst te vragen.

Kosten aannemelijk?

Alle kosten die u niet aannemelijk kunt maken, worden belast. Vergoedt u meer dan de genoemde maximumbedragen, dan moet u het meerdere als belast loon aanmerken of aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling.

Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u volgens het Reisbesluit een vergoeding van €11,34 geven. Deze vergoeding is echter wel belast.

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.

Leonie PongersDoor Leonie Pongers

Uw personeel werkt regelmatig thuis. Wat mag u onbelast vergoeden?

Werknemers die regelmatig thuiswerken hebben bepaalde faciliteiten nodig, zoals een mobiele telefoon en een laptop. Kunt u als werkgever hiervoor een onbelaste vergoeding geven?

Lees blog