Sinds 1 januari 2022 zijn de regels voor het toekennen van een vaste onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer gewijzigd. Vanaf dat moment is ook een (vaste) belastingvrije vergoeding voor thuiswerken mogelijk.
U kunt uw werknemers een reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer; tot maximaal € 0,19 per km is zo’n vergoeding onbelast.
Om praktische redenen wordt daarvoor meestal een vaste vergoeding per maand gegeven. Die vergoeding wordt in de meeste gevallen berekend met de zogenaamde 214-dagenregeling; als een fulltime werknemer op meer dan 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, kan een vaste vergoeding worden gegeven alsof 214 dagen naar die plek wordt gereisd. Voor een parttime werknemer wordt deze regeling naar rato toegepast.
Hans werkt fulltime, waarvan 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis.
Omdat Hans meer dan 128 dagen naar kantoor reist (3/5 x 214 = 129 dagen) mag hij een vaste onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen voor 214 dagen.
Let op: Vanwege Corona werd toegestaan dat een vóór 13 maart 2020 overeengekomen reiskostenvergoeding onbelast kan worden betaald, ook als wordt thuisgewerkt. Deze goedkeurende regeling is eind 2021 geëindigd.
De 214-dagenregeling is gewijzigd: een vaste reiskostenvergoeding moet naar rato van het aantal reisdagen worden berekend. Als u uw werknemers een reiskostenvergoeding verstrekt op basis van het daadwerkelijk aantal reisdagen, verandert er niets.
Hans werkt fulltime, waarvan 3 dagen op kantoor en 2 dagen thuis.
Hans mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen voor 129 dagen (3/5 x 214 dagen), als hij tenminste 77 dagen (3/5 x 128 dagen) naar kantoor reist.
De onbelaste reiskostenvergoeding wordt dus, vanaf 2022, naar beneden bijgesteld. Hij mag over 85 (214-129) dagen geen vast onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen.
U moet het reis-/thuiswerkpatroon van uw werknemers goed in beeld krijgen, om te kunnen bepalen of de reiskostenvergoeding nog past binnen de nieuwe regels. Voor dagen waarvoor de vergoeding niet meer onbelast betaald kan worden, kunt u een alternatief zoeken.
Hierbij kunt u denken aan het aanwijzen van de vergoeding aan de vrije ruimte, maar u kunt ook besluiten om de vergoeding niet meer toe te kennen. Of het laatstgenoemde punt kan, zal mede afhangen van het bepaalde in een cao of de arbeidsovereenkomst.
Als u het nadeel voor een werknemer wilt compenseren, of wilt voorkomen, dan zijn daar verschillende oplossingen voor. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
Aan werknemers die thuiswerken kunt u een onbelaste vergoeding geven van (maximaal) € 2 per dag. Als u met de werknemers een vast reis-/thuiswerkpatroon afspreekt, kan deze vergoeding ook de vorm van een vaste vergoeding per maand krijgen door toepassing van de 214-dagenregeling.
Let op: samenloop van een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer op dezelfde dag is niet mogelijk!
Heeft u nog vragen over thuiswerken en reizen woon-werkverkeer? Neem gerust contact met ons op.
Thuiswerken: het lijkt het nieuwe normaal te worden. De coronacrisis is hier een belangrijke oorzaak van. Het thuiswerken heeft ook gevolgen voor u als werkgever. Waar moet u als werkgever op letten nu steeds meer werknemers thuiswerken?
Wij hebben alle vraagstukken, tips en aandachtspunten voor u gebundeld op deze overzichtspagina.
