Einde belastingvrije reiskostenvergoeding

Per 1 februari 2021

Aan werknemers die thuiswerken vanwege corona, mag de belastingvrije reiskostenvergoeding dit jaar 'gewoon' worden doorbetaald. Het kabinet staat nu toe dat dit ook in januari 2021 nog doorgang mag vinden. In januari 2021 komt het kabinet terug op dit onderwerp.

Welke mogelijkheden zijn er als het kabinet deze mogelijkheid wel afschaft per 1 februari 2021 en hoe voorkomt u onnodige administratieve lasten?

Hoe is het nu?

Als een vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 is vastgesteld en voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst, dan kan een werkgever deze belastingvrij doorbetalen als de werknemer vanwege corona thuiswerkt. Veel werkgevers hebben hiervoor gekozen, vanwege het feit dat de thuiswerkende werknemer ook extra kosten maakt. 

Hoe is het per 1 februari 2021?

Bovenstaande versoepeling is van toepassing tot 1 februari 2021. Hierna geldt de versoepeling niet meer, tenzij alsnog wordt besloten de regeling vanwege corona te continueren.

Werkgevers kunnen de vergoeding ook na 1 februari 2021 doorbetalen, maar dan is deze in beginsel belast. De werknemer betaalt hierover dan belasting. De werkgever moet er premies werknemersverzekeringen over afdragen. 

đź’ˇ Woon-werkverkeer per februari 2021 onbelast vergoeden? Dat kan!

Per februari 2021 kunnen werkgevers woon-werkverkeer onbelast blijven vergoeden. In dat geval moeten alle dagen waarop er daadwerkelijk woon-werkverkeer is geweest geregistreerd worden. Alleen de werkelijk gereden kilometers voor woon-werkverkeer kunnen dan onbelast worden vergoed.

Zorg er daarom voor dat u de dagen waarop op de zaak en thuis is gewerkt goed registreert. Start daar direct per februari 2021 mee. Uiteraard mag u met deze wijze van reiskosten vergoeden ook direct in januari 2021 van start gaan.

Let op! De regelgeving gaat waarschijnlijk na januari 2021 nog wijzigen, blijf op de hoogte.

Bespaar uw medewerkers tijd

Het in kaart brengen en registreren van het reisgedrag van uw medewerkers is bewerkelijk voor zowel uw medewerkers, HR en de salarisadministratie. Deze lasten kunnen beperkt worden door te werken met de nieuwste beschikbare digitale tools.

Profiteer van digitale tools

Er zijn meerdere oplossingen die hierin een uitkomst bieden. Door gebruik te maken van digitale tools kunnen declaraties direct worden verwerkt in uw salarisadministratie. Daarbij is dit eenvoudig uit te breiden met registratie -en declaratiemogelijkheden voor:

  • Zakelijke dienstreizen
  • Onkostenvergoedingen
  • Een overzicht van de fiscale ruimte

Onderbrengen in de werkkostenregeling

Een werkgever kan de vergoeding ook onderbrengen in de werkkostenregeling. Voor zover er daadwerkelijk woon-werkkilometers zijn gemaakt, is de vergoeding vrijgesteld en dus onbelast. Voor zover de vrijstelling niet van toepassing is, valt de vergoeding in de vrije ruimte.

Vrije ruimte volgend jaar beperkt

De werkgever moet er dan wel rekening mee houden dat de vrije ruimte volgend jaar beperkt wordt. Deze bedraagt in 2021 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere. Nu is dit nog 3% over de eerste € 400.000 en 1,2% over het meerdere.

Sneller eindheffing verschuldigd

Dit kan betekenen dat de werkgever sneller door de vrije ruimte heen is en dus ook eerder de eindheffing van 80% verschuldigd is. Een werkgever moet deze eindheffing betalen over het bedrag waarmee hij de vrije ruimte overschrijdt.

Alternatieve tegemoetkoming 

Wilt u uw personeel in plaats van de vaste reiskostenvergoeding op een alternatieve manier tegemoetkomen? Dan kunt u bijvoorbeeld de kosten van een laptop en internetaansluiting belastingvrij vergoeden als deze noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden.

Thuiswerkvergoeding 

Ook kunt u overwegen om uw personeel een vaste vergoeding te verstrekken voor het thuiswerken om zo de meerkosten die zij maken – denk aan de kosten voor de verwarming en koffie – te vergoeden. Het Nibud heeft al eerder een richtbedrag van € 2 genoemd. Echter is dit meestal geen onbelaste vergoeding.

Heeft u vragen over het doorbetalen van de onbelaste reiskostenvergoeding en/of de digitale tools die hierin beschikbaar zijn? Neem gerust contact met ons op.

Lees ook
Hans WiersmaDoor Hans Wiersma
Vrouw op de bank voor de laptop werkt thuis en vraagt zich af welke kosten fiscaal aftrekbaar zijn

Thuiswerken: welke kosten zijn fiscaal aftrekbaar?

Thuiswerken | Veel ondernemers hebben een werkruimte in hun privéwoning. Welke kosten zijn fiscaal aftrekbaar? Lees meer...

Naar artikel