Bespaar uw medewerkers tijd
Het in kaart brengen en registreren van het reisgedrag van uw medewerkers is bewerkelijk voor zowel uw medewerkers, HR en de salarisadministratie. Deze lasten kunnen beperkt worden door te werken met de nieuwste beschikbare digitale tools.
Profiteer van digitale tools
Er zijn meerdere oplossingen die hierin een uitkomst bieden. Door gebruik te maken van digitale tools kunnen declaraties direct worden verwerkt in uw salarisadministratie. Daarbij is dit eenvoudig uit te breiden met registratie -en declaratiemogelijkheden voor:
- Zakelijke dienstreizen
- Onkostenvergoedingen
- Een overzicht van de fiscale ruimte
Onderbrengen in de werkkostenregeling
Een werkgever kan de vergoeding ook onderbrengen in de werkkostenregeling. Voor zover er daadwerkelijk woon-werkkilometers zijn gemaakt, is de vergoeding vrijgesteld en dus onbelast. Voor zover de vrijstelling niet van toepassing is, valt de vergoeding in de vrije ruimte.
Vrije ruimte
De vrije ruimte bedraagt in 2021 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere.
Sneller eindheffing verschuldigd
Dit kan betekenen dat de werkgever sneller door de vrije ruimte heen is en dus ook eerder de eindheffing van 80% verschuldigd is. Een werkgever moet deze eindheffing betalen over het bedrag waarmee hij de vrije ruimte overschrijdt.
Alternatieve tegemoetkoming
Wilt u uw personeel in plaats van de vaste reiskostenvergoeding op een alternatieve manier tegemoetkomen? Dan kunt u bijvoorbeeld de kosten van een laptop en internetaansluiting belastingvrij vergoeden als deze noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden.
Thuiswerkvergoeding
Ook kunt u overwegen om uw personeel een vaste vergoeding te verstrekken voor het thuiswerken om zo de meerkosten die zij maken – denk aan de kosten voor de verwarming en koffie – te vergoeden. Het Nibud heeft al eerder een richtbedrag van € 2 genoemd. Echter is dit meestal geen onbelaste vergoeding.
Heeft u vragen over het doorbetalen van de onbelaste reiskostenvergoeding en/of de digitale tools die hierin beschikbaar zijn? Neem gerust contact met ons op.