Als stilzitten geen optie is

"Als kwajongen loop je tussen de gebouwen van het verlaten ziekenhuiscomplex en zie je een ketelhuis waarvan je droomt om daaraan te mogen sleutelen. Jaren later is dat een feit." Nog weer later mag Carlo Slag zichzelf eigenaar noemen van dit voor Nederlandse begrippen ongekend groot, uniek en bekend resort: Preston Palace.

Deze eigenschappen kwamen ook het afgelopen ‘coronajaar' goed van pas. Een jaar waarin stilzitten voor deze organisatie geen optie was en ze samen met de Jong & Laan grote stappen zette op het gebied van digitale stuurinformatie.

Stuurinformatie

“Nu ben ik vrij analoog, maar toch was mijn wens om ’s morgens bij het binnenlopen in mijn kantoor in één oogopslag te kunnen zien hoe Preston Palace ervoor staat", vertelt Carlo.

  • Wat is er gisteren gebeurd?
  • Hoe verhouden de cijfers zich tot vorige week en vorig jaar?
  • Hoe staat het ervoor ten opzichte van het budget?

Hij licht toe: "Met hulp van IT advies consultant Jasper Visserman zijn we een traject aangegaan om alle informatiestromen met elkaar te verbinden en inzichtelijk te maken. Nog een hele klus, want met alle verschillende disciplines, kasstromen en leveranciers omvat dit bedrijf natuurlijk gigantisch veel data om te selecteren."

Een uniforme databron

Preston Palace over stuurinformatie | de Jong en Laan

“Dat is gelukt”, zegt Jasper met een glimlach. "Op dit moment leggen we de laatste hand aan het HR dashboard. Want naast de financiële stromen die we al in kaart brachten in het financieel- en het operationeel dashboard, verzorgen we hier de:

  • salarisverwerking;
  • jaarrekeningcontrole;
  • en fiscale aangifte.

Deze organisatie kent een omvangrijk personeelsbestand. Een belangrijke en grote stroom binnen deze organisatie, dus interessante stuurinformatie en zeer wenselijk om dit volledig inzichtelijk te hebben."

Management dashboard

Het voordeel van de verschillende dashboards gebaseerd op één bronbestand is dat iedereen nu voor zijn eigen tak van sport de data kan inzien.

  • Carlo ziet de overall status.
  • Financieel manager Frans Veenstra krijgt de voor hem belangrijke financiële kengetallen in beeld.
  • Chantal Monsma heeft, als personeelsverantwoordelijke manager, straks alle HR gerelateerde informatie inzichtelijk.

Toch kijken zowel Carlo, Frans als Chantal wel naar ‘hetzelfde’. Alle stuurinformatie wordt door koppelingen namelijk in één groot bronbestand geladen. Ze krijgen de actuele en relevante stuurinformatie visueel in kaart vanuit deze uniforme informatiebron. Dit scheelt enorm veel tijd en zo acteert iedereen op basis van dezelfde informatie.  

Carlo: “Hier komt ook nog eens bij dat ik van niemand afhankelijk ben in de aanlevering van de informatie.Voorheen leverden verschillende managers diverse overzichten. Wilde ik inzicht, dan moest ik hopen dat de medewerker er op dat moment ook tijd voor had om het te leveren. Daarbij deed iedereen het op zijn eigen manier, wat een verhoogd risico op fouten en inconsistente informatie opleverde."

Jasper vult aan: “Het dashboard haalt nu de data rechtstreeks en gelijktijdig op vooraf vastgestelde momenten uit het financiële boekhoudpakket (Exact Globe), Personeel & Salarissysteem (Nmbrs) en reserveringssysteem (RM). We zijn niet meer afhankelijk van menselijke handelingen en de dashboards zijn altijd actueel. Ze worden meerdere keren per dag automatisch vernieuwd.”

Gemak en snelheid

Carlo vervolgt: “Zien we nu een grote uitschieter, dan steken we snel de koppen bij elkaar om acties uit te zetten. Daarbij is mijn grote angst of de cijfers wel kloppen inmiddels van de baan. Al moet ik stiekem toegeven dat ik in het begin nog mijn oude bronnen ernaast hield. Het is toch even wennen, maar het vertrouwen groeit. Mede ook door het gemak en de snelheid waarmee nu alles inzichtelijk is."

"Wanneer ik een grafiekweergave aangepast wil hebben, is dit vrij gemakkelijk door te voeren. Doorgaans doet Frans dit zelf, maar als het echt lastig wordt, roepen we Jaspers hulp in. Dan is het wel fijn om iemand in te kunnen schakelen die ons goed kent, affiniteit met ons bedrijf heeft en door zijn gelijkwaardige opstelling past bij onze no-nonsens cultuur", zegt Carlo.

"En na tien jaar, eerst als controleleider en nu als IT consultant kent Jasper ons wel”, vult hij lachend aan.

"Ik kreeg bijna kippenvel van de mogelijkheid om in te zoomen tot aan de grootboektransacties toe."

Frans bevestigt dat de aanpassingen vrij eenvoudig te maken zijn. “Het ziet er visueel ook nog zeer professioneel uit. De afbeeldingen maken de complexe inhoud gemakkelijk leesbaar. En als financieel verantwoordelijke kreeg ik bijna kippenvel van de mogelijkheid om in te zoomen tot aan de grootboektransacties toe.”

Lees onder de afbeelding hoe Preston Palace omging met de coronacrisis.

Preston Palace stilzitten is achteruitgang | de Jong en Laan

Stilzitten is achteruitgang

Helaas toont het scherm nu geen mooie opgaande grafiek. Het is akelig stil in het anders zo drukke resort. Toch laat het team van Preston Palace zich niet uit het veld slaan. Sterker nog, ze grijpen deze periode aan om het roer van de ruim dertig jaar bestaande organisatie om te gooien.  

“De wereld verandert waardoor de houdbaarheidsdatum van ons concept was verstreken”, geeft Carlo aan. “Dat het tijd was voor een frisse wind hadden we eigenlijk al voor Covid-19 bedacht, maar deze omstandigheden maakten dat we dit proces konden versnellen."

Optimaliseren en innoveren

"Deze periode hebben we dan ook gebruikt om alles te optimaliseren en aan te passen naar een vernieuwd concept, waarmee we beter kunnen inspelen op dagjesmensen of publiek dat voorheen stedentrips of korte vakanties boekte. Deze ommezwaai vraagt om een andere werkwijze en klantbenadering, dus we zijn druk met het her-opleiden van onze medewerkers en managers", vertelt Carlo.

Chantal: “Het nieuwe concept vraagt ook om een aanpassing in de personeelsplanning. Met het HR dashboard zien we straks in één oogopslag wat onder andere de verhouding is van de bezettingsgraad ten opzichte van het aantal medewerkers. Daar kunnen we van leren en deze informatie is natuurlijk ook weg te zetten ten opzichte van de loonkosten en omzet. Informatie waardoor we straks nog beter in staat zijn om goed te plannen en budgetteren."

Onderhoud gaat door

“We maken mooie stappen, maar je ziet nu nog geen enthousiaste lach op mijn gezicht’’, geeft Carlo aan. "Het onderhoud gaat daarbij wel gewoon door en daar staan veel mensen niet bij stil."

"De kachel even wat lager zetten, is geen optie. Dan gaat de thema-aankleding kapot of knappen de tegels van het zwembad. Alle kranen in de hotelkamers moeten elke dag even lopen, want mogen we open, dan willen we natuurlijk geen legionella. De tuin moet onderhouden blijven. En wat dacht te denken van beveiliging", somt Carlo op. "Kortom; er lopen hier dagelijks nog veel medewerkers", 

"Toch heeft het ook wat positiefs", vervolgt Carlo. "Het zorgt voor binding. We werken hier met gepassioneerde mensen, mensen met hart voor Preston Palace."

"Ik kan niet wachten om bij de heropening de grafieken de goede kant op te zien gaan."

"Iedereen wil graag zijn steentje bijdragen en ‘iets’ doen om dit grote resort in stand te houden en te verbeteren. Zo heeft alles een opfrisbeurt gehad en hebben we zelfs met elkaar een van de restaurants een complete make-over gegeven. De een metselt, de ander verft en weer een ander maakt schoon. Met elkaar staat er nu een compleet nieuw concept. En daar ben ik trots op!"

Het afgelopen jaar gebruikte Preston Palace om te optimaliseren:

  • het pand;
  • de medewerkers;
  • het concept;
  • de organisatie-aansturing met stuurinformatie.

Carlo: "Ik kan dan ook niet wachten om bij onze ‘heropening’ de grafieken de goede kant op te zien gaan."

"Ervan uitgaande dat we deze zomer volop mogen draaien, zie ik over circa twee jaar op mijn scherm dat we weer aan de goede kant van de balans zitten en er mogelijkheden ontstaan om ons mooie resort verder te ontwikkelen. Zo blijven we inspelen op de veranderende samenleving en ervaren onze gasten het wauw-effect.”

Creëer inzicht!

Bent u door alle losse bestanden en systemen het inzicht ook kwijt? Creëer realtime inzicht! Onze specialisten helpen u graag verder. Plan vrijblijvend een gesprek.