Inzicht voor de accountant én de klant door Samenstellen 2.0

Onze organisatie kenmerkt zich door een zeer professioneel en gedreven karakter. We leveren kwalitatief hoogwaardige diensten. Niets minder mogen onze klanten van ons verwachten, wanneer zij hun hele financiële hebben en houwen bij ons neerleggen.

Vanuit onze rol en vanuit de wettelijke verplichting stellen wij een jaarrekening op waar we met overtuiging een handtekening onder zetten. Om de kwaliteit te waarborgen én om klaar te zijn voor de toekomst tuigden we het project Samenstellen 2.0 op. Onze collega’s zetten zich er volop voor in en de voordelen ervan worden gezien. Zo ook door de collega’s van vestiging Elst.

Kwaliteit begint bij de basis

Kennis van de klant staat centraal.

Samenstellen 2.0 is een werkmethodiek die in 2019 in de hele organisatie is geïmplementeerd. In het hele proces staat ‘kennis van de klant’ centraal. Dit leggen we op een uniforme wijze vast in onze dossiers. Zo zijn we in staat voor onze klant zo optimaal mogelijk de jaarrekening samen te stellen en signaleren we eerder advieskansen.

Voor onze collega’s is het gemakkelijker om te volgen welke stappen een accountant heeft gezet in het samenstelproces, waardoor het werk ook makkelijker onderling overdraagbaar is.

Uniformiteit in werken

Onze werkwijze ‘Samenstellen 1.0’ was zeker niet verkeerd. Toch was het tijd voor verandering. Een kwaliteitsimpuls, uniformiteit van werken op onze 24 vestigingen en de implementatie van nieuwe technologieën in het samenstelproces waren hiervoor de aanleiding. Kort samengevat is dit Samenstellen 2.0.

Samenstellen 2.0 helpt onze collega’s in de samenstelpraktijk:

  • beschikbare klantinformatie op een uniforme wijze vast te leggen;
  • op basis van een risicoanalyse de juiste samenstelwerkzaamheden te verrichten;
  • samen te werken met onze andere experts, zoals een belastingadviseur of personeelsadviseur.

We hebben daarnaast ook data-analyse geïmplementeerd in ons samenstelproces. Zo kunnen we heel eenvoudig inzicht krijgen in de door de klant gemaakte boekingen, krijgen we in één oogopslag een beeld van de btw-positie en zien we de geografische spreiding van de afnemers en leveranciers van onze klanten.

Niet alleen waardevol voor ons als accountant. Ook onze klanten hebben baat bij de soms verrassende uitkomsten van onze data-analyses.  

In de praktijk

Op de vestiging Elst zetten partner Eric Revenberg en senior adviseurs MKB Amanda Büthker en Bram Turk zich er samen met het team vol voor in.

Eric vanuit zijn aansturende rol als partner en met de overtuiging dat we vanuit onze grondbeginselen kwaliteit moeten leveren. “In onze beroepsregels staat beschreven wat er in een dossier moet staan. Naast ons inhoudelijke werk, moeten ook onze dossiers op orde zijn en aan deze gestelde normen voldoen", aldus Eric.

"We zijn een groot kantoor en kunnen ons niet anders veroorloven. Daar moet iedereen van bewust zijn, van de partners tot iedereen op de werkvloer! Dat we deze kwaliteitsborging overal op dezelfde manier toepassen, helpt meteen ook bij de samenwerking tussen onze verschillende vestigingen”, geeft Eric aan.

Verandering vraagt om toewijding

“Natuurlijk waren er aanloopproblemen, maar elke verandering brengt dat met zich mee. Maar het viel mee. Dat komt ook, omdat we weten dat we dit moeten doen. We hebben de noodzaak duidelijk overgebracht op onze vestiging: willen we klaar zijn voor de toekomst en blijven voldoen aan de kwaliteit waarvoor we staan. De maatschappij verwacht dat ook van ons. Dus moeten we ons deze werkmethodiek eigen maken”, geeft Amanda aan.

Met de informatie die uit de data-analyse komt, zijn we in staat gerichter onze werkzaamheden te verrichten en concreter te adviseren.

Amanda is te typeren als een jonge, zeer gedreven professional. Met slechts 25 jaren jong is ze afgestudeerd aan de HAN en staat de post hbo opleiding AA en Belastingrecht op haar conto. Zonder doelgericht werken en een grote dosis motivatie was dat de sinds kort ingeschreven AA-accountant nooit gelukt. Met diezelfde karaktereigenschappen omarmt ze ook Samenstellen 2.0.

“We zijn er als vestiging vanaf het begin direct mee aan de slag gegaan. Je kan aankijken en afwachten welk effect het op je werkzaamheden heeft óf er direct mee aan de slag gaan. Dat laatste hebben we gedaan en daar is ook meteen iedereen op de vestiging bij betrokken", vertelt Amanda.

Ze legt uit: "Bij zaken die wat lastiger waren, bedachten we met elkaar een oplossing, zodat iedereen er efficiënt mee vooruit kon. Dit delen we dan ook weer met de afdeling kwaliteit & vaktechniek als input voor de rest van de organisatie. Verder ondersteunen Bram, Eric en ik de collega’s zoveel mogelijk, door klaar te staan voor vragen. Natuurlijk is zo’n verandering niet altijd makkelijk, maar met elkaar komen we er wel.”

Data-analyse

Samenstellen 2.0 vraagt in de planningsfase meer op het gebied van het documenteren van klantspecifieke informatie. Die extra tijdsbesteding halen we in, doordat we tijdens de uitvoerende werkzaamheden data-analyse inzetten. Met de informatie die daar uitkomt, zijn we in staat gerichter onze werkzaamheden te verrichten en concreter te adviseren.

“Wanneer een klant geen btw uit een grote inkoopfactuur heeft gehaald, komt dat meteen naar boven. Ook bevatten onze analyses standaard een overzicht van de top 10 afnemers en leveranciers van de klant", legt Amanda uit. 

Maar we kijken ook naar de werkwijze van onze klant. "Zo viel mij tijdens een data-analyse op dat een klant in een dagboek onnodig een extra boeking maakte. De klant was blij dat het werd opgemerkt, want het bespaarde haar onnodige extra werkzaamheden. Nu met data-analyse, is dat heel eenvoudig uit de administratie te herleiden en kan je de klant adviseren”, geeft ze enthousiast aan.

Multidisciplinair samenwerken

Eric en Amanda werken met Samenstellen 2.0.

In de werkmethodiek is ook de multidisciplinaire klantbenadering duidelijk naar voren geschoven. Bij het vastleggen van de kennis over de klant wordt van alle disciplines inbreng over de klant en haar aandachtspunten gevraagd.

Afhankelijk van de opdracht en het type klant schuiven de benodigde experts aan. Denk aan belastingadvies, personeelsadvies of familieadvies. Als er sprake is van dergelijke advisering, dan trekken we nu veel meer samen op en wordt je advisering in de breedte waardevoller.

We blijven ontwikkelen

“En straks komt ook onze visuele jaarrekening. Visueel veel aantrekkelijker dan de ‘papieren’ jaarrekening die we nu kennen én gebruiksvriendelijker. Je kunt heel overzichtelijk en duidelijk het verhaal bij de klant uitleggen.

Ziet de klant bijvoorbeeld € 20.000 aan autokosten in zijn jaarrekening staan, met één klik erop zien we samen uit welke posten het bestaat. Efficiënt en heel transparant”, geeft Eric aan.

Hij heeft in zijn carrière al heel wat ontwikkelingen gezien, maar wordt hier wel heel enthousiast van. “Mensen roepen dat ons werk door de digitalisering minder wordt, dat geloof ik niet. De rol van accountant en daarmee de manier van werken wordt wel anders."

Amanda vult direct aan: “Je advies- en communicatievaardigheden worden steeds belangrijker. Want je moet de informatie die je naar boven haalt en je adviezen die je daarover uitbrengt natuurlijk begrijpelijk aan de klant overbrengen. Het maakt onze rol groter en het werk leuker en uitdagender.”

Met Samenstellen 2.0 borgen we de kwaliteit, zowel bij het samenstellen van jaarrekeningen als in de ontwikkeling van onze brede dienstverlening. Een waardevolle ondersteuning voor onze accountancypraktijk.

Pagina
Directeur Roland Ogink blikt terug op 2019
Lees meer
Pagina
Hoe multidisciplinair samenwerken Team Sunweb naar een hoger niveau tilt
Lees meer
Pagina
Het resultaat van klantbenadering vanuit verschillende invalshoeken
Lees meer