Data-analyse in de controlepraktijk: de basis van ons advies?

Nieuwe manier van controleren

Al jaren voeren we bij onze klanten controles uit, hierbij analyseren we allerlei bedrijfsgegevens. Bij deze controles zien we onjuistheden, verbanden en opvallende dingen, maar tot op zekere hoogte.

Door technologische ontwikkelingen is er steeds meer data beschikbaar en deze data kan steeds makkelijker en efficiënter geanalyseerd worden. Ik durf wel te zeggen: data-analyse is voor ons de nieuwe manier van controleren. Zo tillen wij onze (controle)werkzaamheden naar een hoger niveau.

Data-analyse bij de Jong & Laan

Samen met Annemieke Stokvis en drie andere collega’s rolde ik data-analyse in onze controlepraktijk uit. In de beginfase presenteerden we onze plannen en de mogelijkheden aan de controlegroep: externe accountants, managers en controleleiders. Zij, en ook de directie, waren enthousiast. We maakten alle mogelijke templates in Microsoft Power BI beschikbaar, zodat al onze controlecollega’s met deze analyses kunnen werken.

“Ik durf wel te zeggen: data-analyse is voor ons de nieuwe manier van controleren”

Vervolgens organiseerden we trainingen: hoe werk je optimaal met Microsoft Power BI? We stonden vooral uitvoerig stil bij het interpreteren en analyseren van de data. Want verwerken is één, maar analyseren is nog belangrijker.

Inmiddels werken al mijn collega's van de controlepraktijk met data-analyse: ze richten zich op de financiële data. Omdat we blijven ontwikkelen, blijven we onze collega’s trainen. Nieuw in dienst of stagiair? Ook zij krijgen een training om de basisvaardigheden onder de knie te krijgen. De rest leren ze in de praktijk of van collega’s. De Jong & Laan gaat hier op een unieke manier mee om. Annemieke en ik vertellen je graag waarom je er als accountant blij van wordt. Kijk mee!

Data-analyse voor de klant

Wij zorgen dat we de nodige gegevens van een bedrijf krijgen, inspecteren die, schonen die op, zetten de juiste gegevens bij elkaar en leggen deze vast via Microsoft Power BI. Hierin geven we de data overzichtelijk, mooi visueel weer.

Dat klinkt misschien nog niet heel vernieuwend. Je zou denken: een ondernemer heeft via verschillende boekhoudpakketten toch al inzicht in bedrijfsstromen? Klopt, maar met data-analyse gaan we echt een stap verder! De kracht zit ‘m erin dat we verschillende applicaties koppelen.

De ondernemer heeft via verschillende boekhoudpakketten toch al inzicht in bedrijfsstromen?

Zo leggen we verbanden tussen legio van gegevens. Verbanden die eerder niet gelegd konden worden, zorgen nu voor verrassende inzichten. De valkuil bestaat wel dat je met zoveel gegevens teveel gaat analyseren. Daarom focussen wij heel bewust op bijzonderheden en trends.

Verschillen en verbanden

Het is aan het controleteam om de gegevens (auditfiles en/of exports) in te lezen in Microsoft Power BI. Vervolgens krijgen ze diverse dashboards en analyses gepresenteerd. Zo wordt bijvoorbeeld inzichtelijk:

• of er in bepaalde maanden meer uitgaven zijn. Analyse: zijn er seizoenspatronen te ontdekken;
• is de kostenpost van een bepaalde dienst in februari groter dan in mei;
• klopt dat wat er gebeurt met wat de ondernemer in zijn hoofd heeft?

Daarnaast stellen we vast dat alle betaalde en ingekochte goederen ook daadwerkelijk in de voorraden zijn ingeboekt, waarbij we gelijk checken of alle geleverde goederen volgens de voorraadadministratie ook echt gefactureerd zijn en verantwoord zijn als verkopen in de financiële administratie.

De klant was blij verrast dat we zo snel verschillen, bijzonderheden en verbanden in kaart brachten. 

In een goederenbeweging van een klant zagen we dat goederen soms met een verkeerd aantal in de administratie waren ingeboekt. Ook maakten we in één oogopslag inzichtelijk wat de marges het afgelopen jaar zijn per klant, artikel en verkoper.

Onze klant was blij verrast dat we zo snel verschillen, bijzonderheden en verbanden in kaart brachten. En dat in één overzicht, zonder dat het controleteam deze analyses handmatig op hoeft te stellen. Daar zit onze toegevoegde waarde: grondig analyseren en een duidelijke vertaling maken naar verbeterslagen voor de ondernemer.

Forse stap

De overstap naar data-analyse is voor sommigen in ons vakgebied best fors. Dat is begrijpelijk, maar ik hoop dat iedereen snel inziet dat het echt wat oplevert en dat het onmisbaar wordt. Wacht niet af, want de ontwikkelingen gaan razendsnel.

Kwestie van vertrouwen

Voor de analyse vragen we best veel van ondernemers: de hele administratie en database. De klant moet erop vertrouwen dat wij integer omgaan met deze gegevens en dat ons beveiligingssysteem goed is. Dat doen we en dat is zo. Het is aan ons, accountants in de controlepraktijk, om dat vertrouwen te kweken!