Wat betekent de onbelaste thuiswerkvergoeding voor u?

Door de coronacrisis is thuiswerken veel gangbaarder geworden. Werkgevers willen graag een vergoeding geven aan werknemers voor de extra kosten die worden gemaakt door thuis te werken. Het Nibud had eerder al berekend dat de extra kosten van het thuiswerken € 2 per dag bedragen. De kosten die het Nibud heeft meegenomen, zijn voor:

  • extra water- en elektriciteitsverbruik;
  • verwarming;
  • koffie, thee en;
  • toiletpapier.

Het kabinet neemt dit bedrag over en stelt € 2 per thuisgewerkte dag of dagdeel gericht vrij.

Het één of het ander

U kunt als werkgever voor een werkdag óf een reiskostenvergoeding geven óf een thuiswerkkostenvergoeding, maar niet beide. U heeft in deze situatie de keuze welke vergoeding u wilt toepassen.

Wanneer de werknemer tijdens een thuiswerkdag naar een zakelijke afspraak gaat die niet op de werkplek is, kan voor deze reis wel een reiskostenvergoeding worden gegeven zonder dat dit gevolgen heeft voor de thuiswerkkostenvergoeding.

Let op!

Heeft uw werknemer een auto van de zaak, een ov-kaart of een fiets van de zaak? Dan kan de thuiswerkkostenvergoeding alleen worden toegepast als op die dag geen gebruik wordt gemaakt van de auto, het ov of de fiets om naar de vaste werkplek te reizen.

Maak afspraken

Het kabinet verwacht dat u als werkgever afspraken maakt met uw werknemer over het aantal dagen dat wordt thuisgewerkt. Op grond hiervan kunt u een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een vaste thuiswerkkostenvergoeding geven.

Dit betekent dat u geen administratie hoeft bij te houden van de reisdagen en de thuiswerkdagen. Een incidentele wijziging in het patroon leidt dan niet tot aanpassing in de vaste vergoedingen. Uiteraard moet u wel een aanpassing maken in de vaste vergoedingen bij meer structurele wijzigingen.

Schriftelijk vastleggen

Bij gebruik van deze regeling moet (vormvrij) schriftelijk worden vastgelegd voor welke dagen of hoeveel dagen de desbetreffende vergoeding wordt gegeven.

Toegestane praktische uitvoering

Voor de reiskostenvergoeding kunt u op dit moment een vaste reiskostenvergoeding per maand geven wanneer uw werknemer minstens 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. De vergoeding wordt gebaseerd op 214 werkdagen per jaar.

Voor de thuiswerkkostenvergoeding wordt uitgegaan van eenzelfde methodiek. Voor beide vergoedingen (reiskosten en thuiswerken) geldt dat u als werkgever samen met uw werknemer met schriftelijke afspraken aannemelijk kunt maken dat bijvoorbeeld één dag wordt thuisgewerkt en vier dagen op de werkplek. Wanneer niet alle dagen wordt gewerkt, moet de maximale vergoeding naar rato berekend worden.

Voorbeeld

Uw werknemer werkt 5 dagen, waarvan 3 dagen op een vaste werkplek en 2 dagen thuis. De reisafstand woon-werkverkeer bedraagt 40 kilometer per dag heen en weer.

Reiskostenvergoeding

3 dagen/5 dagen x 214 dagen = 129 dagen x 40 kilometer x € 0,19 = € 980,40 per jaar en € 81,70 per maand.

Thuiswerkkostenvergoeding

2 dagen/5 dagen x 214 dagen = 86 dagen x € 2 = € 172 per jaar en € 14,33 per maand.

Op grond van de voorgestelde regeling mag een totale vaste vergoeding van € 95,40 per maand worden gegeven.

Is het nu 'beter' geworden?

In de huidige regeling bedraagt de onbelaste reiskostenvergoeding € 1.626,40 per jaar en € 135,53 per maand (214 dagen x 40 kilometer x € 0,19). In het voorbeeld wordt minimaal 128 dagen naar de werkplek gereisd, waardoor op grond van de huidige regeling mag worden uitgegaan van 214 dagen.

Dit houdt in dat de onbelaste vaste vergoeding op grond van de nieuwe regeling lager uitvalt. Vanaf een reisafstand van zes kilometer of meer zal de nieuwe gecombineerde vaste vergoeding lager uitvallen.

Let op!

Krijgt uw werknemer momenteel een reiskostenvergoeding, maar werkt hij of zij ook thuis? Dan zult u actie moeten ondernemen voor 1 januari 2022!

Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op. 

Thuiswerken: waar moet u als werkgever allemaal op letten? Op de onderstaande pagina verzamelen wij vraagstukken, tips en aandachtspunten met betrekking tot thuiswerken: