Salarisverwerking, een intensief proces
De salarisverwerking is erg arbeidsintensief en kostte beide partijen veel tijd. De klant kreeg uit de boordcomputers van de vrachtwagens en de daaraan gekoppelde urenregistratie een Exceloverzicht, dat hij vervolgens netjes elke vier weken in het salarissysteem inklopte. Als dat klaar was, haalden wij het naar binnen en vulden we nog een aantal zaken aan, zoals aanvullende onkosten en eventuele boetes.
Na de controle zetten wij alles in het digitale archief. Onze klant haalde daar de stukken weer uit. Vervolgens gebruikte onze klant de journaalpost per medewerker om de kosten te verdelen over de verschillende vrachtwagens en de overhead kostenplaatsen.
Efficiënter proces
Omdat er in dit proces sprake was van veel mensenwerk, merkten we dat er toch iets te vaak kleine verschillen en foutjes ontstonden. Dit was voor ons de reden om samen met de klant naar een efficiënter proces te gaan kijken. Hierbij werd ook de softwareleverancier betrokken, die keek naar de mogelijkheden en met onze input het proces opnieuw inrichtte.
Chauffeur spil van administratie
De salarisverwerking begint nu niet meer met een Excelsheet, maar start al in de vrachtwagen. Als de chauffeur instapt, logt hij in bij de boordcomputer. Deze registreert hoe lang de chauffeur rijdt. Staat de wagen langer dan drie minuten stil, dan vraagt de computer wat de reden van stilstand is. Dat kan bijvoorbeeld laden en lossen zijn, of verplichte rust.
Maakt de chauffeur kleine onkosten, dan kan hij deze gelijk in het systeem zetten. Het systeem achter de boordcomputers berekent op basis van duur, tijdstippen en dagen automatisch hoeveel overuren en tegen welk percentage de medewerker uitbetaald moet krijgen. Daarbij worden ook de vastgestelde onkostenvergoeding en de extra gemaakte onkosten die de chauffeur invoert in het systeem verwerkt.
Achter de boordcomputer
Personeel dat niet op de vrachtauto rijdt, zoals de planners, gebruiken hetzelfde systeem om hun uren door te geven. Het systeem houdt daarnaast het verlof van alle medewerkers bij. Eventuele boetes voert de klant niet in ons systeem in, maar ook in het systeem achter de boordcomputers. Hierbij wordt door het kenteken en de tijd meteen duidelijk wie voor de bekeuring moet opdraaien.
1 druk op de knop
Na afloop van de periode van vier weken drukt de klant op één knop en voilà, alles zit in HR en salaris online:
- Alle uren;
- onkostenvergoedingen;
- boetes;
- en het verlof.
Wij rekenen het gemiddelde overwerk bij ziekte uit, voegen dit toe en zetten met één druk op de knop alles weer klaar voor de klant.
De klant importeert de journaalpost die wij inrichten per kostenplaats en alles is meteen te vinden in zijn financiële administratie.
Puntjes op de i
We zijn nog in contact met de softwareleverancier om de laatste 'puntjes op de i' te zetten. De klant moet de kosten van een aantal oproepchauffeurs namelijk nog wel zelf op de juiste kostenplaatsen boeken. Dit komt, doordat deze optie in ons systeem bij de leverancier van de boordcomputer helaas nog niet mogelijk is. We ontwikkelen nu een manier hoe we deze uren wel gelijk op de juiste kostenplaats kunnen importeren.
85% geautomatiseerd
In totaal is nu 85 procent van het mensenwerk geautomatiseerd. Daarmee verdwijnt ook 85 procent kans op fouten. De klant heeft weer tijd om vooruit te kijken. Samen richten we nu de verzuimregistratie efficiënt in en helpen we de klant met het 'verjongen' van zijn personeelsbestand. Het werk wordt aan de ene kant minder, maar aan de andere kant ontstaat juist meer werk. Gelukkig nu wel het juiste werk; er is weer tijd en ruimte om focus te kunnen leggen op meer dan alleen de salarisstrook.