Is de transportondernemer zelf schakelen verleerd? 3 praktijksituaties

Vergunningen die niet verlengd of zelfs ingetrokken worden, risico’s op torenhoge boetes en vrachtwagens aan de ketting. Het zijn praktijksituaties van klanten in de transportbranche waar het aankwam op snel en effectief schakelen. Maar kunnen we dat nog wel, als transportondernemer en -adviseurs?

Want niet alleen het schakelen in de vrachtauto’s laten we over aan de automaat, maar ook het ondernemerschap staat zo vaak op de automatische stand. Met als gevolg dat bij onverwachtse situaties de onderneming compleet stil staat.

Wat ging er mis bij Willem-Jan, Dennis en Sjoerd? Hoe kregen zij hun ondernemingen weer in de goede versnelling en wat kunnen we hier van leren?

Harald Rohof
Harald Rohof

Praktijksituatie 1 | Hoge boete na herstructurering

Na de overname van het transportbedrijf van zijn ouders, overwoog Willem-Jan een herstructurering. Hij had het volgende voor ogen:

  • De activiteiten en de vergunning in een transport bv
  • Het materieel (waaronder de vrachtauto’s) in een materieel bv
  • Het personeel in een aparte bv

Zo gezegd, zo gedaan. Alles werd goed geregeld. Het bedrijf kon de toekomst in. Of zoals ze in chauffeursjargon zeggen: “Op links en door.” Tenminste, zo leek het…

Huurovereenkomst ontbreekt

Toen de vrachtauto van Willem-Jan dan ook in Spanje staande werd gehouden, was het mis.

Eén ding zag Willem-Jan echter over het hoofd: het opstellen van een huurovereenkomst voor de vrachtauto. Met deze overeenkomst kan hij aantonen dat de vrachtauto gehuurd is (van zijn materieel bv) en dat hij als de vergunninghouder gemachtigd is met deze vrachtauto te rijden.

Een transporteur mag namelijk alleen voertuigen tot zijn beschikking hebben door eigendom, huur of lease. Omdat Willem-Jan geen huurovereenkomst heeft, voldoet hij niet aan deze eis.

Vooral in het zuiden van Europa zijn ze streng op de naleving van deze eis. Toen de vrachtauto van Willem-Jan dan ook in Spanje staande werd gehouden, was het mis.

De vergunning en de vrachtauto behoorden tot een andere bv, constateerden de Spaanse instanties. Omdat de bestuurder geen huurovereenkomst kon tonen, volgde een hoge boete.

Personeel bv als aangewezen instelling

Naast de transport en materieel bv, heeft Willem-Jan ook zijn personeel in een aparte bv. Dat betekent dat hij zijn chauffeurs (uit de personeel bv) uitleent aan zijn transport bv. En aan de uitleen van rijdend personeel, zijn regels gebonden. Ook dat had Willem-Jan niet voorzien.

Willem-Jan nam daarom het advies ter harte om zijn personeel bv in te schrijven als ‘aangewezen instelling’. Bij de KIWA vroeg hij daarvoor een zogenoemde Aanwijzingsbeschikking aan. Dat is een speciale toestemming waarmee de personeel bv van Willem-Jan chauffeurs mag uitzenden. Deze toestemming wordt toegewezen door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.  

Oerwoud van wetgeving

Uit de situatie van Willem-Jan blijkt dat de transportsector één van de sectoren is, waar een oerwoud van wetgeving geldt. Lokaal, nationaal en internationaal - variërend van materieel tot personeel, van lading tot beloning.

Heeft u een herstructurering van uw transportbedrijf in het vooruitzicht? Voorkom onverwachtse verrassingen als die van Willem-Jan. Wij kijken graag met u mee in het proces.

Praktijksituatie 2 | Ingetrokken vergunningsbewijzen

Dennis beschikt over een koeriers- en transportbedrijf. Wat hij alleen niet heeft, is een vakdiploma. Daarom is hij verplicht een vakbekwaam persoon aan te stellen, een externe vervoersmanager genoemd.

Dat deed Dennis dan ook, een goede kennis kwam in zijn bedrijf. Althans, op papier…

Voorwaarde externe vervoersmanager

De voorwaarde die de NIWO (Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie) stelt aan een externe vervoersmanager is dat deze persoon daadwerkelijk en permanent leiding geeft aan de organisatie. De NIWO toetst deze voorwaarde in de praktijk. Zo ook bij Dennis.

Alle vergunningsbewijzen ingetrokken

Maar wat bleek? Niet de externe vervoersmanager maar Dennis gaf permanent leiding aan het bedrijf. De vervoersmanager stond aan de zijlijn en was in het geheel niet betrokken bij de onderneming.

Onmiddellijk werden alle vergunningsbewijzen ingetrokken. Einde oefening, zo leek het.

Op de vraag of Dennis kon aantonen dat de externe vervoersmanager ‘daadwerkelijk en permanent’ leiding gaf aan de vervoersactiviteiten, werden de managementovereenkomst en de (in allerhaast) door de vervoersmanager ondertekende inkoopfacturen, opgestuurd.

De NIWO accepteerde dit niet. Onmiddellijk werden alle vergunningsbewijzen ingetrokken. Einde oefening, zo leek het.

Andere vervoersmanager

Er volgde een bezwaarprocedures en veel telefoontjes, e-mails en gesprekken met de NIWO. Uiteindelijk kwam er oplossing, er werd een andere vervoersmanager aangesteld.

Om er voor te zorgen dat deze vervoersmanager ook écht een manager werd, stelde ik met Dennis interne procedures op.

De inspanningen werden beloond. Dennis doorstond de tweede toetsing van de NIWO. De vergunningen werden gehandhaafd en de auto’s mochten blijven rijden.

Controleren

Een situatie die ons de nodige hoofdbrekens heeft gekost. Wordt ook in uw transportbedrijf de vakbekwaamheid ingebracht door een derde? Controleer dan of u voldoet aan de voorwaarde(n) van de NIWO en of u de inbreng van de vervoersmanager daadwerkelijk kunt aantonen.

Praktijksituatie 3 | Torenhoge boetes door oude vergunning

Uitstekend geregeld. Dat was de wijziging van rechtsvorm van de transportonderneming van onze klant Sjoerd. Maar aan één ding had niemand gedacht: het wijzigen van de vergunningen.

Aan de ketting

Omdat de wijziging van rechtsvorm al had plaatsgevonden, reden de vrachtauto’s van Sjoerd met een vergunning van een niet bestaande onderneming. Dit kan, met name in het buitenland, leiden tot torenhoge boetes. Vrachtauto’s kunnen er zelfs voor aan de ketting worden gelegd.

Bespaard

Deze vervelende gevolgen bleven Sjoerd gelukkig bespaard. De adviseurs, die de wijziging van rechtsvorm leidden, trokken aan de bel. De vergunningen hebben we daarop alsnog aangevraagd en werden in korte tijd geleverd.

Ook uit deze situatie blijkt dat we als transportondernemer en -adviseur het schakelen niet verleerd zijn... in kritieke situaties. Maar laten we elkaar nu niet alleen in urgente gevallen, maar bij alle bijzondere wijzigingen tijdig inschakelen.

Wilt u meer weten over deze praktijksituaties of heeft u vragen? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met mij op.

De gebruikte namen zijn fictief.

Meest gelezen blogs

Blog
Opzeggen arbeidsovereenkomst voor aanvang eerste werkdag, mag dat?
Lees meer
Blog
Ondernemer met pensioen? Let op de kansen rondom de transitievergoeding!
Lees meer
Blog
Pensioencommunicatie, wat is uw plicht als werkgever?
Lees meer
Geen reacties
Plaats nieuwe reactie

Reageer op:

Annuleren