Papierloos kantoor?

Van mij hoeft het niet per se, maar het is een mooi streven. Het onderwerp blijft bij tijd en wijle opduiken. Meestal omdat een bedrijf claimt papierloos te gaan werken of een leverancier van kennis of IT-systemen een nieuw product of dienst aankondigt. Bij de Jong & Laan zien we het papierverbruik en het aantal afdrukken de laatste jaren ook echt sterk afnemen.

Henk Schoeman
Henk Schoeman

Ontwikkelingen

Voordat ik je vertel hoe het bij ons gaat, kijken we even naar de ontwikkelingen van de afgelopen tijd. Technisch en juridisch is het geen probleem papierloos te werken. Facturen komen in toenemende mate elektronisch binnen en worden geheel geautomatiseerd verwerkt.

Post is voor een groot deel vervangen door e-mail. Waar dit niet het geval is, worden brieven via scanapparatuur direct bij binnenkomst gedigitaliseerd.

Vakliteratuur, kranten en tijdschriften zijn digitaal beschikbaar en via tablets, smartphones, laptops en pc's te lezen. Zelfs de digitale handtekening heeft tegenwoordig dezelfde rechtskracht als de 'natte handtekening' en is door Europese wetgeving in ieder geval in de gehele EU rechtsgeldig.

En bij ons?

Ook bij de Jong & Laan zijn de werkprocessen in toenemende mate geautomatiseerd en gedigitaliseerd. In veel gevallen leidt dit ook tot digitale output.

Belastingaangiftes worden al elektronisch verzonden, KVK-stukken en kredietrapportages volgen binnenkort. De eindproducten van ons werk stellen we via de klantenportal Mijn de Jong & Laan beschikbaar aan klanten.

Het samenstellen van jaarrekeningen gebeurt helemaal digitaal. Alleen onderbreken we het digitale werkproces nu nog door de jaarrekening te printen en te laten ondertekenen door de accountant. Met de aanstaande invoering van de digitale handtekening verdwijnt ook hier het papier.

Ook met de elektronische factuur gaan we mee in de ontwikkeling.

Praktijk is niet papierloos

Het papierloze kantoor lijkt dichterbij dan ooit, maar...........de praktijk is toch net iets anders. Technisch is veel mogelijk, maar naast computers werken er bij ons gelukkig ook mensen.

Mensen die soms de keuze maken iets te printen omdat dit fijner leest, aantekeningen makkelijk te maken zijn, ze de informatie van papier beter opnemen dan vanaf een scherm en soms uit gewoonte.

Is dat erg? Ik vind van niet, er moet ruimte zijn voor persoonlijke voorkeuren. Gaat dit minder worden? Ik denk het wel, de generatie die nu in de collegebanken zit, is digitaal opgevoed en meer gewend aan beeldschermlezen op verschillende apparaten en het maken van aantekeningen in een digitaal document.

Wat wil de klant?

Ook klanten geven soms de voorkeur aan een geprinte versie van loonstroken, aangiften, adviesrapporten, jaarrekeningen, etc. Veelal om de hiervoor genoemde vaak legitieme redenen en hun persoonlijke voorkeur.

Printen is en blijft dan ook altijd een optie. Maar de standaard zal meer en meer digitaal worden. Dat vergt ook een andere – meer visuele – manier van presenteren.

Ambitie

Mijn ambitie is dan ook niet van de Jong & Laan een papierloze organisatie te maken. Mijn ambitie is wel efficiënte digitale werkprocessen realiseren waar, als dit voor klant of medewerker toegevoegde waarde heeft, ook nog geprint kan worden. En de eindresultaten van ons werk op een aantrekkelijke wijze presenteren aan klanten en andere gebruikers.

Dus papierloos: nee. Maar wel papierarm!

Geen reacties
Plaats nieuwe reactie

Reageer op:

Annuleren