Is € 100.000 voor automatiseren van transportadministratie het waard?

De voordelen van het automatiseren van administratie in de transport zal niemand ontkennen. Zo worden met een Transport Management Systeem (TMS) gereden ritten automatisch van een prijs voorzien en gefactureerd naar de klant. Handig! Maar heeft u er € 100.000,- voor over?

In deze blog vertel ik u meer over de aanschaf van een TMS:

  • Waar moet u op letten?
  • Welke functionaliteiten zijn er?
  • Wat is er mogelijk met de prijs?
Felicity Joosten
Felicity Joosten

Automatiseren met een Transport Management Systeem

Een TMS is een bekende schakel in het automatiseren van de administratie van een transportbedrijf.

Waar kleine ondernemers nog wel eens zonder een TMS werken, ontstaat bij groeiende bedrijven vaak behoefte aan dit systeem. Daarnaast zijn er bedrijven die beschikken over een TMS, maar het lastig vinden om deze optimaal in te zetten. 

TMS-pakket kiezen

De keuze is reuze! Er zijn veel TMS-pakketten op de markt die allerlei opties bieden. Het zoeken naar het meest geschikte pakket zien veel transporteurs dan ook als een hele opgave. Houd bij uw keuze rekening met de volgende zaken:   

  • Het soort goederen dat u vervoert 
  • De grootte van uw wagenpark 
  • Het inhuren van externen
  • Het aantal gebruikers en vestigingen 
  • De kosten van het pakket 

Investering

Van het laatstgenoemde punt, de hoge investeringskosten, schrikken transportondernemers vaak. Laatst vroeg ik een offerte op voor een transportbedrijf, waarbij de ondernemer in het eerste jaar € 100.000 moest investeren! Begrijpelijk dat men daarvan schrikt.

Hoewel voor sommige ondernemers deze investering het bedrag waard is, hangt gelukkig niet aan elk TMS-pakket zo’n prijskaart.

"Hoewel voor sommige ondernemers deze investering het bedrag waard is, hangt gelukkig niet aan elk TMS-pakket zo’n prijskaart."

Er zijn namelijk systemen waarbij u de software niet direct hoeft aan te schaffen of te installeren. Deze systemen werken vanuit de cloud. Hiervan ontvangt u maandelijks een factuur, op basis van het aantal gebruikers van het pakket.  

Bij een pakket dat in de cloud werkt, bent u afhankelijk van betrouwbaar internet en een goede server van de partij waarbij u het pakket afneemt.  

Koppeling met financieel pakket

Nadat u een TMS-pakket heeft gekozen en ingericht, kunt u het koppelen met andere administratiepakketten. Bijvoorbeeld met uw financiële pakket. U bespaart hiermee tijd, omdat: 

  • het TMS de kosten van het onderhoud per vrachtwagen boekt, zodat deze op de kostenplaats in uw financiële administratie terechtkomen;
  • het TMS alle gereden ritten van een prijs voorziet en deze automatisch factureert aan uw klant. 

Nauwkeurige urenregistratie via boordcomputer

Ook kunt u uw TMS-pakket koppelen aan uw boordcomputers. Ritten worden dan via het TMS automatisch doorgezet naar de boordcomputer van de chauffeur. De chauffeur registreert vervolgens de uren via de boordcomputer. 

Hiermee voorkomt u veel handmatig werk, denkt u aan: chauffeurs vullen urenbriefjes in, die worden op het kantoor gecontroleerd en overgetypt in Excel en vervolgens verstuurd naar de salarisadviseur. Met een koppeling is dit verleden tijd.

Tip! 

Laat uw boordcomputer leidend zijn in de urenregistratie. Door de nauwkeurigheid van dat systeem:  

  • ontstaan er geen misverstanden over de uren; 
  • heeft u meer inzicht in de gemaakte (over)uren, waar u vervolgens op kunt anticiperen;
  • worden complexe cao-regels automatisch verrekend, zie de toelichting hieronder.

Complexe onderdelen in cao

Tijd-voor-tijd, nachtvergoeding en verblijfskostenvergoeding. In de cao Beroepsgoederenvervoer zitten veel complexe onderdelen, die verrekend worden in de uren. 

Het uitrekenen hiervan en het handmatig verwerken kost veel tijd. Bovendien vraagt het specifieke kennis van uw medewerkers. Handig als u dat kunt overlaten aan de boordcomputer en het TMS.

Wilt u ook een TMS aanschaffen, uw TMS opnieuw inrichten of eerst meer informatie? Onze IT consultants denken graag met u mee.

Heeft u vragen? Reageer onder deze blog of neem gerust contact met mij op.

Meer van Felicity
Felicity JoostenDoor Felicity Joosten
automatiseren-hr-adminstratie

In 4 stappen uw HR administratie automatiseren

Automatiseren… Dat kost me te veel tijd, daar snap ik toch niets van of ik heb geen zin om me daar helemaal in verdiepen. Herkenbaar? Lees dan hoe u in slechts 4 stappen tijd bespaart op uw HR administratie!

Lees blog
Geen reacties
Plaats nieuwe reactie

Reageer op:

Annuleren