Kilometerleed

Wat is het belang van een goede kilometeradministratie?

Willem Breed uit Utrecht zat als ondernemer veel op de weg. Dagelijks bezocht hij relaties, waarbij hij regelmatig meerdere uren in de auto doorbracht. Regelmatig kon je hem dan ook aantreffen in de file. Vermoeiend zo’n rit. Daarom kocht hij in november 2010 een auto met een goed zitcomfort en van alle gemakken voorzien. Slechts € 125.000 hoefde hij er voor neer te tellen.

Rien Pol
Rien Pol

Bijtelling privégebruik?

“Ik gebruik de auto alleen zakelijk, dus laat die bijtelling voor privégebruik maar achterwege”, zo vertelde hij zijn belastingadviseur. Op zich had de adviseur daar alle begrip voor, want 25% bijtelling kost bij een tarief van 52% dan toch maar € 16.250 aan belasting per jaar.

Toch weigerde de adviseur de bijtelling achterwege te laten, want Willem had niet bijgehouden waarvoor hij de auto gebruikte.

"De adviseur weigerde de bijtelling achterwege te laten"

Enigszins gepikeerd verliet Willem in april 2011 het kantoor van de adviseur, met een duidelijke instructie op zak voor het bijhouden van een kilometeradministratie. Hij zou er voor zorgen dat over 2011 aangetoond kon worden dat er privé niet met de auto werd gereden.

Niet secuur genoeg

Een jaar later kreeg Willem het verzoek even langs te komen bij de adviseur. Deze had de kilometeradministratie doorgenomen en had daar wat vragen over. De administratie zag er keurig verzorgd uit. De kilometerstanden sloten perfect op elkaar aan.

Maar de stand op 10 maart 2011 week nogal fors af van de stand op de nota voor de grote beurt. Commentaar van Willem: "de monteur had die dag zijn leesbril thuis laten liggen en zag een drie aan voor een acht".

"Én hoe zit het dan met die parkeerboete in Zandvoort op 6 juli? Volgens de administratie ben je die dag alleen in Arnhem geweest? En op diezelfde dag zie ik een tankbon in Haarlem! En van jouw bedrijf naar die grote klant in Zwolle is 98 kilometer, maar er staat 136 kilometer voor die rit in de agenda?"

En zo was er nog een aantal opmerkingen.

Waaraan voldoet een goede kilometeradministratie? 

Bij een goede kilometeradministratie is niet alleen van belang dat begin en eindstanden van de ritten op elkaar aansluiten, maar bijvoorbeeld ook dat omrijkilometers worden vermeld. En wat is de reden van het omrijden? Wat is het bezoekadres? En is de rit privé of zakelijk? 

Uit verschillende uitspraken van rechters blijkt ook dat het belangrijk is dit nauwkeurig bij te houden.

"Bij een goede kilometeradministratie is niet alleen van belang dat begin en eindstanden van de ritten op elkaar aansluiten"   

Opnieuw moest de belastingadviseur Willem meedelen dat hij niet onder een fiscale bijtelling voor de auto uit zou kunnen komen. De kilometeradministratie voldeed immers niet aan de eisen die de Belastingdienst daaraan stelt.

"Ja, je vergeet het wel eens bij te houden en dan schat je achteraf in waar je geweest bent en hoeveel kilometer het was", luidde Willems commentaar.

Samen met Willem nam de adviseur de eisen waar de kilometeradministratie aan moet voldoen nog eens door. Ook de controlemogelijkheden van de Belastingdienst zoals het nemen van foto’s op plaatsen waar veel publiek komt. Of met camera’s boven de weg.

En hoe makkelijk is het verifiëren van een kilometerstand van een garagenota of benzinebon. De adviseur hielp Willem met het opzetten van een goede kilometeradministratie. Willem beloofde z’n best te doen.

En de bijtelling?

Twee jaar later stelde de Belastingdienst bij Willem een boekenonderzoek in. Bij controle van de kilometeradministratie van het laatste afgesloten boekjaar kreeg Willem een complimentje van de controleur.

Hij had de administratie op verschillende manieren gecontroleerd, maar kon geen gebreken vinden. De bijtelling kon achterwege blijven.

Geen reacties
Plaats nieuwe reactie

Reageer op:

Annuleren