Nieuws

Datum: woensdag 6 mei 2015

Wat mag je bewaren in het personeelsdossier?

Met de komst van de WWZ zijn de regels rond ontslag ingrijpend gewijzigd. Het belang van een goed personeelsdossier is hiermee toegenomen. Maar wat mag er eigenlijk in en hoe lang mag of moet je het bewaren?

Dossiers opschonen

Papieren personeelsdossiers hebben ruimte nodig. Menig bedrijf heeft kasten vol actuele en oude dossiers. Met de digitalisering hebben de dossiers weliswaar minder fysieke ruimte nodig, maar er is nog steeds behoefte aan digitale opslagruimte. Opschonen helpt. Maar niet alles kan zomaar uit het dossier.

Bewaartermijnen verschillende wetten

De wet geeft niet één algemene bewaartermijn voor personeelsdossiers. Je mag de stukken in het dossier houden 'zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld'. Een werkbare richtlijn is bewaren tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Sommige stukken moet je, op grond van de fiscale wetgeving, langer bewaren. Zo moet je stukken die betrekking hebben tot de loonadministratie tot zeven jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Wel in personeelsdossier

Het personeelsdossier is bedoeld om informatie te bewaren die nodig is voor de bedrijfsvoering en administratie. In ieder geval mogen altijd de 'normale' persoonsgegevens in het dossier zoals naam, adres, BSN, salaris, opleidingen en geboortedatum. Daarnaast mogen stukken zoals officiële waarschuwingen, verzuimfrequentie en verslagen en correspondentie over het functioneren in het dossier bewaard worden. Je bent verder verplicht om in je administratie een kopie van een identiteitsbewijs van je werknemer te bewaren.

Niet in personeelsdossier

Medische gegevens mogen echt niet in het personeelsdossier. Als werkgever mag je namelijk geen medische gegevens van je werknemers verwerken. Je mag dus wel vragen hoe lang de werknemer denkt afwezig te zijn maar niet vragen naar - en noteren - wat hij heeft. Gegevens over verzuimfrequentie mag je wel bewaren in het dossier.

Bron: BC.nl

Naar overzicht

Meer weten?

Hendri Meilink

0523-264785
NaN

Stel uw vraag

Deel op:

De Jong en Laan - Wat mag je bewaren in het personeelsdossier

(1870x gelezen) | WWZ,inhoud,personeelsdossier,bewaartermijnen